QuickEasy ERP ช่วยให้ผู้จัดการโปรเจ็กต์บดขยี้โปรเจ็กต์ได้ตรงเวลา
ไม่มีใครเคยอ้างว่าได้ว่าผู้จัดการโปรเจ็กต์ทำมันได้ง่าย
ในทางตรงกันข้าม. ผู้จัดการโปรเจ็กต์ต้องเผชิญกับโปรเจ็กต์ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา ซึ่งแต่ละโปรเจ็กต์ก็มีความท้าทายของตัวเอง กำหนดเวลาที่รวดเร็ว งบประมาณที่จำกัด ความคาดหวังที่เรียกร้อง และระดับความกดดันสูง ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของผู้จัดการโปรเจ็กต์ เนื่องจากพวกเขารับบทบาทสำคัญในการทำให้โปรเจ็กต์ที่มีความสำคัญทางธุรกิจบรรลุผลสำเร็จ
ทำความเข้าใจกับการจัดการโปรเจ็กต์
การจัดการโปรเจ็กต์หมายถึงการนำทางตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงวงจรชีวิตจนเสร็จสิ้น วัตถุประสงค์ของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโปรเจ็กต์คือการดำเนินโปรเจ็กต์ให้เสร็จสิ้นภายในเป้าหมายเวลาที่กำหนด ข้อจำกัดด้านงบประมาณ และค่าแสดงด้านคุณภาพ
ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด เราสามารถดูการจัดการโปรเจ็กต์ได้ดังนี้:
- โปรเจ็กต์คือสิ่งใหม่ที่ต้องทำให้เสร็จ โดยมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
- โปรเจ็กต์ประกอบด้วยงาน
- ผู้จัดการโปรเจ็กต์จะควบคุมพนักงานและบุคคลที่สามผ่านงานต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละงานจะเสร็จสมบูรณ์
- เมื่องานทั้งหมดเสร็จสิ้น ดูเหมือนว่าโปรเจ็กต์จะเสร็จสมบูรณ์
น่าประหลาดใจที่ผู้จัดการโปรเจ็กต์รบางคนไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีม ‘การจัดการโปรเจ็กต์’ อย่างเป็นทางการ บทบาทองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์จำนวนมากทำงานร่วมกับงานหรือรายการ และรวมอยู่ในหมวดหมู่นี้อย่างมีประสิทธิภาพ ลองนึกถึงผู้จัดการปริมาณการใช้ข้อมูลของเอเจนซี่โฆษณาที่มีทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ นักออกแบบเว็บไซต์ ผู้สร้างเนื้อหา สื่อแบบชำระเงิน และนักวิเคราะห์ ซึ่งล้วนจำเป็นต้องดำเนินงานหลักเพื่อดำเนินโปรเจ็กต์หรือแคมเปญที่ครอบคลุมให้เสร็จสิ้นภายในงบประมาณและกรอบเวลา แม้แต่นักบัญชี สถาปนิก และทีมทรัพยากรบุคคลก็ยังได้รับประโยชน์จากหลักการและเทคโนโลยีการจัดการโปรเจ็กต์ที่ดี
ด้วยเหตุนี้ จึงมีบทบาทสำคัญต่อผลกำไรและความรับผิดชอบทางธุรกิจ หากไม่มีผู้จัดการโปรเจ็กต์ โปรเจ็กต์อาจตกรางอย่างรวดเร็วและไม่มีอะไรมากไปกว่าความล้มเหลวที่มีราคาแพง การส่งมอบและความท้าทายที่สำคัญบางประการที่ต้องเผชิญคือ
- เวลา – กำหนดเวลาที่จำกัดในการทำงานชุดหนึ่งให้เสร็จสิ้น เพื่อจัดการทรัพยากรทั้งภายในและจากภายนอก และเพื่อส่งมอบโปรเจ็กต์ทั้งหมด Harvard Business Review ระบุว่าเกือบ 70 เปอร์เซ็นต์ของโปรเจ็กต์ด้านไอทีต้องเผชิญกับความล่าช้าของโปรเจ็กต์
- ขอบเขตของโปรเจ็กต์ – บ่อยครั้งที่โครงการจะเปลี่ยนไปเมื่อมีปัญหาหรือโอกาสมากขึ้น การยึดติดกับโปรเจ็กต์ดั้งเดิมถือเป็นความท้าทาย และหากไม่ปฏิบัติตาม อาจส่งผลให้ขอบเขตคืบคลานโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
- งบประมาณ – การประมาณโปรเจ็กต์และการติดตามค่าใช้จ่ายถือเป็นความท้าทายที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโปรเจ็กต์ส่วนใหญ่ ในความเป็นจริง การศึกษาที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review ระบุว่าหนึ่งในหกโปรเจ็กต์มีค่าใช้จ่ายมากกว่า 200 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนเงินโดยประมาณ ใครเป็นคนจ่ายเงินให้? คุณทำ. การขาดการมองเห็นต้นทุนต่อบริษัทที่เกิดขึ้นจริงตลอดจนความท้าทายของซัพพลายเออร์ หมายความว่างบประมาณของโปรเจ็กต์ในขอบเขตอาจหมดลงก่อนที่โปรเจ็กต์จะเสร็จสมบูรณ์
ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโปรเจ็กต์จึงพึ่งพาเทคโนโลยีเป็นอย่างมากเพื่อให้โปรเจ็กต์ดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง
มีเครื่องมือแบบสแตนด์อโลนฟรีมากมายสำหรับการจัดการโปรเจ็กต์และงาน เช่น Trello , Asana และสเปรดชีตสวนหลากหลายที่เก่าแก่กว่า อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีทรัพยากร เครื่องมือ เอกสารการฝึกอบรม และวิธีการในการจัดการโปรเจ็กต์มากมาย องค์กรต่างๆ ยังคงต้องสูญเสียเงินหลายล้านต่อปีอย่างน่าเศร้าเนื่องจากโปรเจ็กต์ที่ล้มเหลว หรือโปรเจ็กต์ที่ส่งผลให้เกิดการสูญเสีย ไม่ว่าจะเกิดจากความล่าช้าหรือการเสนอราคาต่ำกว่าราคา .
เห็นได้ชัดว่าระบบโปรเจ็กต์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะขับเคลื่อนโปรเจ็กต์ให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีกำไร
เหตุใดจึงนำการจัดการโปรเจ็กต์และ ERP มารวมกัน
คำตอบนั้นตรงไปตรงมา และชัดเจนเล็กน้อยหากคุณเข้าใจ ERP
ธุรกิจไม่ใช่สิ่งมีชีวิตที่มีสายเดี่ยว แต่ประกอบด้วยบุคคลและแผนกต่างๆ ที่ทำหน้าที่ของตนใน แผนกต้อนรับ และผู้ดูแล ระบบ แบ็คออฟฟิศและการผลิต การจัดการ และ การเงิน ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรหรือ ERP เป็นสิ่งจำเป็นในการรวมบทบาท ช่วงของข้อมูล และแผนกที่แยกส่วนที่แตกต่างกันอย่างมากมายแต่เชื่อมโยงอย่างลึกซึ้งเข้าด้วยกัน นั่นคือหากธุรกิจหวังที่จะคงความคล่องตัว ดำเนินธุรกิจได้ และทำกำไรได้
นี่คือจุดที่เกิดการทับซ้อนกัน โปรเจ็กต์ไม่ค่อยเกี่ยวข้องและส่งผลกระทบต่อบุคคลเพียงคนเดียว ด้วยเหตุนี้ โซลูชันการจัดการโปรเจ็กต์แบบสแตนด์อโลนโดยทั่วไปจึงไม่สามารถบูรณาการเข้ากับส่วนที่เหลือของธุรกิจได้เพียงพอที่จะเป็นอะไรที่มากกว่าที่เป็นอยู่ – เป็นเพียงแอปอื่นหรือแท็บที่เปิดอยู่เพื่อเพิ่มลงในแอปอื่นๆ มากมายที่ประกอบกันเป็นปะติดปะต่อ ระบบที่หลายองค์กรประสบปัญหา
แต่ ระบบ ERP ซึ่งเป็นกลไกที่เชื่อถือได้ซึ่งใช้ในการบูรณาการและรวมธุรกิจให้เป็นระบบเดียว ถือเป็นเครื่องมือในอุดมคติสำหรับผู้จัดการโปรเจ็กต์ อย่างไรก็ตาม เฉพาะในกรณีที่ระบบ ERP มีความสามารถในการจัดการโปรเจ็กต์และงานเท่านั้น นี่คือเหตุผล
QuickEasy BOS นำการรวม ERP เข้ากับพลังของการจัดการโปรเจ็กต์มาสู่ทีมของคุณ
QuickEasy BOS เป็นที่รู้จักกันดีว่าเป็น โซลูชัน ERP สำหรับบริษัทที่ต้องการสิ่งที่ราคาไม่แพงกว่า ERP แบรนด์ใหญ่ แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่าซอฟต์แวร์ทั่วไป ผู้คนหลายพันคนทั่วโลกใช้ BOS ERP เนื่องจากใช้งานง่าย ปรับปรุงประสิทธิภาพทั่วทั้งธุรกิจ และกลายเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
QuickEasy BOS แบบครบวงจร บนคลาวด์ มีความปลอดภัยสูง มาพร้อมกับความสามารถในการจัดการโปรเจ็กต์ที่มีคุณสมบัติครบถ้วน บิวท์อิน. ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่เพิ่มมูลค่า
แล้วมันหมายความว่าอย่างไรในโลกแห่งความเป็นจริง?
- การประมาณที่แม่นยำ ต้นทุนรวมของโครงการได้รับการคำนวณอย่างถูกต้องและนำเสนออย่างดีเป็นแผนโครงการแก่ลูกค้าในการประมาณการ เนื่องจาก BOS อนุญาตให้คุณเลือกจากไลบรารีของแต่ละงาน หรือกลุ่มงานที่คุณสร้างขึ้น สิ่งเหล่านี้มีค่าเวลาและวัสดุที่เติมไว้ล่วงหน้าด้วยจำนวนเงินล่าสุด ดังนั้นพนักงานที่ต้องพบปะกับลูกค้าจึงอ้างอิงตัวเลขล่าสุดอยู่เสมอ โชคดีที่ไม่จำเป็นต้องคาดเดา เนื่องจาก BOS มีอัตรารายชั่วโมงและค่าใช้จ่ายอื่นๆ อยู่แล้วในการคำนวณ ดังนั้นแม้แต่การประมาณงานอิสระหรืองานนอกขอบเขตก็ยังแม่นยำและรวดเร็ว
- การขายที่ไร้รอยต่อ เมื่อยอมรับใบเสนอราคาแล้ว ใบเสนอราคาจะถูกแปลงเป็นใบสั่งขายในระบบและนำงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จมาด้วยโดยอัตโนมัติ ไม่มีความซ้ำซ้อน ไม่มีการบันทึกข้อมูล
- ล้างงานการผลิตและกำหนดเวลา งานที่สร้างใน BOS มาจากไลบรารีงาน โดยแต่ละงานจะมีคำแนะนำโดยละเอียดเพื่อให้พนักงานและผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติตาม แต่ละงานยังระบุเวลาโดยประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น
- การจัดการและการกำกับดูแลโดยรวม ผู้จัดการสามารถจัดกลุ่มงานเป็นรายการที่เรียงลำดับ โดยสามารถเพิ่มชั่วโมงโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน และตรวจสอบความคืบหน้าและข้อจำกัดด้านเวลาได้อย่างรวดเร็ว สามารถมอบหมายงานให้กับพนักงานได้ และผู้จัดการสามารถติดตามและจัดกำหนดการงานบนกระดานต่างๆ เช่น Kanban
- การติดตามเวลา ข้อเสนอแนะ และการอัปเดต ผู้ปฏิบัติงานและพนักงานสามารถติดตามเวลากับงานของตนภายใน BOS ERP สิ่งนี้จะสร้างค่าตอบแทนรายเดือนโดยอัตโนมัติหากพวกเขาเป็นผู้รับเหมารายชั่วโมง หรือสามารถใช้เป็นเครื่องมือชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานสำหรับผู้จัดการเพื่อระบุจุดปัญหาคอขวดและทรัพยากรที่มีการใช้งานน้อยเกินไป พนักงานและผู้ปฏิบัติงานสามารถเพิ่มบันทึกการเสร็จสิ้นลงในบันทึกการบอกเวลาของตนได้ สามารถใช้เพื่อสร้างรายงานความคืบหน้าของโปรเจ็คต์สำหรับลูกค้าหรือสำหรับการตรวจสอบภายใน
- การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ผู้ดูแลระบบ และการรายงาน การออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน การกระทบยอด และรายงานทางธุรกิจล้วนเป็นไปโดยอัตโนมัติใน BOS ERP สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าโปรเจ็คต์ของคุณจะได้รับค่าตอบแทนเสมอและไม่มีอะไรหลุดรอดไป!
