วิธีการนำระบบไปใช้งานของ QuickEasy

• กำหนดเกณฑ์กรณีทดสอบ — สิ่งที่แต่ละบทบาท/หน้าที่งานต้องการเป็นผลลัพธ์สุดท้ายจาก ERP เพื่อให้ทำงานได้สำเร็จ
• การวางผังกระบวนการทางธุรกิจ — ทบทวนกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ และระบุความท้าทายและความสำเร็จ
• ระบุข้อกำหนดทางเทคนิคด้านไอที — ฮาร์ดแวร์หรือสถาปัตยกรรมไอทีใด ๆ ที่ธุรกิจต้องการ
• แถลงการณ์องค์กร: การประกาศเปิดตัวและแบ่งปันความก้าวหน้าโครงการ

ภาพรวมที่ครอบคลุมของฟังก์ชันทั้งหมดของระบบ รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพในทุกด้านของธุรกิจคุณ

• บทเรียนเกี่ยวกับสิ่งที่ BOS ทำได้และกระบวนการทางธุรกิจ เช่น วิธีขจัดคอขวดในกระบวนการและบุคลากร
• นำแนวคิดเชิงกลยุทธ์มาใช้เพื่อสร้างกำไรมากขึ้น
• ทำงานผ่านกรณีทดสอบและช่วยให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับระบบมากขึ้น

• ตัวแทน BOS รวบรวมความต้องการของกระบวนการทางธุรกิจนั้น ๆ
• ตัวแทนระบุขั้นตอนที่อาจตัดออกได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน
• ระบบถูกกำหนดค่าและปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

วัตถุประสงค์:

• การนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานของผู้ใช้ที่สูงขึ้น
• ความสามารถในการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและใช้ความพยายามน้อยลง
• ทบทวนกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบัน
• ตัวแทน BOS กำหนดการตั้งค่า/ออกแบบระบบ ERP ให้ทำธุรกรรมสอดคล้องกับกระบวนการเหล่านี้

หมายเหตุ: การกำหนดตั้งค่าซอฟต์แวร์ ERP จะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผ่านขั้นตอนการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) แล้ว

เพื่อให้ขั้นตอนการแปลงฐานข้อมูลสำเร็จ จำเป็นต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• บริษัท — ข้อมูลติดต่อ เอกสารการบริหารจัดการระบบ (Admin Documentation) และข้อมูลบุคลากรทั้งหมด ต้องได้รับการจัดเตรียมให้พร้อม
• ลูกค้า/ซัพพลายเออร์ — QuickEasy BOS สามารถนำเข้ารายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์จากโปรแกรมประเมินราคาหรือบัญชีที่คุณใช้อยู่ได้ หากคุณยังไม่ได้ใช้โปรแกรมใด จะต้องจัดเตรียมรายชื่อนี้ให้
• ศูนย์ต้นทุน — เพื่อการควบคุมต้นทุนที่สะท้อนความเป็นจริง บริษัทต้องแบ่งศูนย์ต้นทุนตามลำดับขั้นตอนผลิต พร้อมติดตามทั้งต้นทุนทางตรงและชั่วโมงทำงานจริงในทุกๆ ส่วน
• วัสดุ — ต้องจัดเตรียมราคาวัสดุตามรายการ (แค็ตตาล็อกซัพพลายเออร์) และ/หรือโครงสร้างส่วนลด แต่ผู้ประกอบการโรงพิมพ์สามารถเชื่อมโยงและนำเข้าตารางราคากระดาษฉบับล่าสุดจากผู้ค้ากระดาษหลักทุกรายในประเทศแอฟริกาใต้เข้าสู่ระบบได้โดยตรง
• บริการ — ต้องระบุบริการภายในและบริการที่จ้างภายนอกทั้งหมดที่ใช้
• เครื่องจักรการผลิต — ต้องจัดเตรียมรายการเครื่องจักรและเครื่องมือการผลิตมาตรฐานที่ใช้
• เทมเพลต — QuickEasy จะปรับแต่งเทมเพลตเอกสารทั้งหมดด้วยหัวและท้ายกระดาษสีเต็มรูปแบบจากอาร์ตเวิร์กที่คุณจัดเตรียมให้
• ประวัติ — หากอัปเกรดจากระบบอื่น QuickEasy สามารถนำเข้าใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเก่าของคุณเป็นรายงานที่ค้นหาได้

มีการจัดทำเอกสารอย่างละเอียดซึ่งครอบคลุมทั้งกระบวนการทำงานของผู้ใช้งานและข้อกำหนดทางเทคนิคของระบบ โดยจัดทำขึ้นเป็นพิเศษสำหรับลูกค้าแต่ละรายโดยเฉพาะ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลกลางในการฝึกอบรมและให้บริการช่วยเหลือผู้ใช้งานอย่างต่อเนื่อง

ระบบใหม่และฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดจะถูกนำเสนอแก่ทีมติดตั้งผ่านเวิร์กช็อปสาธิตระบบต้นแบบ ทั้งนี้ การปรับแก้ระบบจะเกิดขึ้นต่อเมื่อมีการตรวจพบปัญหาเท่านั้น

ลูกค้าจะได้รับการนำเสนอผ่านกระบวนการทดสอบระบบเสมือนจริง (Conference Room Pilot - CRP) อย่างต่อเนื่อง ควบคู่กับการทดลองปฏิบัติงานตามกรณีทดสอบเฉพาะสายงาน (Role-Based Test Cases) โดยมาตรฐานการติดตั้งระบบซอฟต์แวร์ระดับองค์กรขนาดใหญ่จะประกอบไปด้วยการทดสอบ CRP รวมทั้งสิ้น 3 ระยะหลัก

• CRP ครั้งแรก — เรียนรู้วิธีเปลี่ยนขั้นตอนธุรกิจของคุณให้ทำงานบนระบบใหม่ พร้อมชมการสาธิตทีละขั้นตอน
• ผู้ใช้งานได้รับอนุญาตให้ทดลองการดำเนินงานแบบรายบุคคล
• ข้อจำกัดด้านฟังก์ชันการทำงานและข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์จะถูกบันทึกและยกระดับเป็นประเด็นที่ต้องได้รับการแก้ไขทันที
• กรอบการตั้งค่าระบบระยะแรก: กำหนดค่าพารามิเตอร์ของระบบโดยอิงตามผลสรุปการประเมินจาก CRP 1 เป็นสำคัญ
• รอบการทดสอบและการตั้งค่าระบบระยะถัดไป: ปฏิบัติตามลำดับขั้นตอน ลอจิกการทดสอบ และแนวทางการปรับแต่งระบบข้างต้นอย่างต่อเนื่องตามลำดับ
• CRP ขั้นสุดท้าย — การจำลองสถานการณ์เปิดใช้งานจริง

การประเมินความพร้อมระดับองค์กร: ทดสอบระบบกับทุกกระบวนการทำงานจริงเพื่อขจัดความเสี่ยง โดยปัญหาที่ตรวจพบช่วง UAT จะถูกแบ่งแนวทางแก้ไขดังนี้

• ถือเป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตงานเดิม (กระทบต่อสเกลและงบที่นำเสนอก่อนหน้า) หรือ
• จัดลำดับความสำคัญเป็นส่วนพัฒนาเพิ่มเติมหลังการเปิดใช้งานจริง (Post-Go-Live) - เป็นแนวทางที่แนะนำ

ทีมติดตั้งระบบจะดำเนินการวางแผนขั้นตอนการสลับเปลี่ยนสู่ระบบใหม่ พร้อมทั้งจัดทำตารางเวลาการฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้งานโดยมีรายละเอียดกิจกรรมดังนี้:

• การประเมินและการรับรองความพร้อมปฏิบัติการ เพื่อยืนยันว่าผู้ใช้งานสามารถดำเนินงานตามกรณีทดสอบ (Test Cases) ของตนเองผ่านระบบใหม่ได้สำเร็จอย่างถูกต้องแม่นยำ
• ฝึกอบรมการใช้งานระบบ ERP เชิงลึกแก่บุคลากรทุกคน
• กำหนดวันสิ้นสุดการทำรายการบนระบบเดิม (Legacy Cut-off Date) เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่
• ระยะการแปลงและย้ายฐานข้อมูล
• การทบทวนความพร้อมขั้นสุดท้ายและอนุมัติ Go/No-Go Live
• ปิดการใช้งานระบบเดิมอย่างเป็นทางการ
• การอนุมัติตรวจรับการย้ายฐานข้อมูลหลักมายังระบบใหม่
• การอนุมัติตรวจรับการบันทึกยอดยกมาและการกระทบยอดสมดุลระบบเชิงบัญชี
• เปลี่ยนระบบเข้าสู่ QuickEasy BOS อย่างเต็มรูปแบบ

เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการติดตั้งและปรับใช้ระบบตามมาตรฐานอย่างเป็นทางการ ลูกค้าทุกรายจะได้รับชุดทรัพยากรและการบริการสนับสนุนดังต่อไปนี้:

• การสนับสนุนทางเทคนิคและการอัปเกรดระบบอย่างต่อเนื่อง
• คลังความรู้และคู่มือการใช้งานออนไลน์
• บริการสนับสนุนและตอบข้อซักถามผ่านระบบ Helpdesk

ภายหลังจากระบบได้รับการปรับใช้อย่างสมบูรณ์ ทีมที่ปรึกษาด้านเทคนิคของ BOS จะดำเนินกระบวนการตรวจสอบความเรียบร้อยรอบสุดท้ายที่ครอบคลุมหัวข้อดังนี้:

• ผลการทดสอบตามกรณีทดสอบทั้งหมด (All Test Cases) ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องและได้รับการลงนามอนุมัติรับรอง
• กระบวนการทางบัญชี การเงิน และการจัดทำรายงานทางการเงินทั้งหมดเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว
• การประกาศการเสร็จสิ้นของโครงการ
• การจัดทำและจัดเก็บเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์
• ความคิดเห็นจากลูกค้าผ่านแบบสอบถามออนไลน์
• การสนับสนุน BOS ที่ดำเนินต่อไปหลังเปิดใช้งานจริง