แนวทางที่ผ่านการทดสอบและเป็นระบบ
วิธีการนำระบบไปใช้งานของ QuickEasy
วิธีการนำ BOS ERP ไปใช้งานของเราคือแนวทางที่ผ่านการทดสอบและเป็นระบบ เพื่อประหยัดเวลาและคุมงบประมาณโดยรบกวนการทำงานน้อยที่สุด
สิ่งที่คุณจะได้รับ
- คำแนะนำตลอดกระบวนการติดตั้งซอฟต์แวร์
- เอกสารเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานใหม่ของคุณ
- แดชบอร์ดและตัวชี้วัดที่วัดความคืบหน้าของการติดตั้ง
- บทเรียนการใช้งาน BOS ในบทบาทและหน้าที่ต่าง ๆ ของธุรกิจคุณ
เป้าหมายที่กำหนดไว้สำหรับทุกการนำระบบไปใช้งาน
- มอบโครงสร้างและแนวทางการสื่อสาร
- กำหนดขอบเขตเพื่อให้การพัฒนาและการนำไปใช้งานสำเร็จ
- ลดความเสี่ยงและเพิ่มความคาดการณ์ได้และการทำซ้ำได้ของโครงการให้สูงสุด
- ส่งเสริมการนำระบบ ERP ไปใช้งานในธุรกิจของคุณอย่างประสบความสำเร็จ
ทีละขั้นตอน
วิธีการนำระบบไปใช้งานของเรา
1. การวางแผน
- กำหนดกรณีทดสอบ — สิ่งที่แต่ละบทบาท/หน้าที่งานต้องการเป็นผลลัพธ์สุดท้ายจาก ERP เพื่อให้ทำงานได้สำเร็จ
- ทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ — ทบทวนกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ และระบุความท้าทายและความสำเร็จ
- ระบุข้อกำหนดทางเทคนิคด้านไอที — ฮาร์ดแวร์หรือสถาปัตยกรรมไอทีใด ๆ ที่ธุรกิจต้องการ
- ประกาศให้องค์กรทราบ — การแบ่งปันโครงการกับองค์กร
2. การเรียนรู้ / การทำความรู้จักกับ BOS
ภาพรวมที่ครอบคลุมของฟังก์ชันทั้งหมดของระบบ รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพในทุกด้านของธุรกิจคุณ
- บทเรียนเกี่ยวกับสิ่งที่ BOS ทำได้และกระบวนการทางธุรกิจ เช่น วิธีขจัดคอขวดในกระบวนการและบุคลากร
- นำแนวคิดเชิงกลยุทธ์มาใช้เพื่อสร้างกำไรมากขึ้น
- ทำงานผ่านกรณีทดสอบและช่วยให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับระบบมากขึ้น
3. การค้นหา / การตั้งค่า / การกำหนดค่า
- ตัวแทน BOS รวบรวมความต้องการของกระบวนการทางธุรกิจนั้น ๆ
- ตัวแทนระบุขั้นตอนที่อาจตัดออกได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน
- ระบบถูกกำหนดค่าและปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
วัตถุประสงค์:
- การนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานของผู้ใช้ที่สูงขึ้น
- ความสามารถในการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและใช้ความพยายามน้อยลง
- ทบทวนกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบัน
- ตัวแทน BOS กำหนดค่า/ออกแบบระบบ ERP ให้ทำธุรกรรมสอดคล้องกับกระบวนการเหล่านี้
หมายเหตุ: การกำหนดค่าซอฟต์แวร์ ERP จะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผ่านขั้นตอนการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) แล้ว
4. การแปลงข้อมูล
เพื่อให้ขั้นตอนการแปลงข้อมูลสำเร็จ จำเป็นต้องมีสิ่งต่อไปนี้:
- บริษัท — ข้อมูลติดต่อ เอกสารด้านธุรการ และรายละเอียดพนักงานทั้งหมดต้องพร้อมใช้งาน
- ลูกค้า/ซัพพลายเออร์ — QuickEasy BOS สามารถนำเข้ารายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์จากโปรแกรมประเมินราคาหรือบัญชีที่คุณใช้อยู่ได้ หากคุณยังไม่ได้ใช้โปรแกรมใด จะต้องจัดเตรียมรายชื่อนี้ให้
- ศูนย์ต้นทุน — บริษัทต้องแบ่งออกเป็นศูนย์ต้นทุนการผลิตตามหลักเหตุผล รวมถึงต้นทุนทางตรงและชั่วโมงทำงานที่มีประสิทธิผลของแต่ละศูนย์
- วัสดุ — ต้องจัดเตรียมราคาวัสดุตามรายการ (แค็ตตาล็อกซัพพลายเออร์) และ/หรือโครงสร้างส่วนลด บริษัทงานพิมพ์สามารถนำเข้ารายการราคากระดาษปัจจุบันจากผู้จำหน่ายกระดาษในแอฟริกาใต้ทุกราย
- บริการ — ต้องระบุบริการภายในและบริการที่จ้างภายนอกทั้งหมดที่ใช้
- เครื่องจักรการผลิต — ต้องจัดเตรียมรายการเครื่องจักรและเครื่องมือการผลิตมาตรฐานที่ใช้
- เทมเพลต — QuickEasy จะปรับแต่งเทมเพลตเอกสารทั้งหมดด้วยหัวและท้ายกระดาษสีเต็มรูปแบบจากอาร์ตเวิร์กที่คุณจัดเตรียมให้
- ประวัติ — หากอัปเกรดจากระบบอื่น QuickEasy สามารถนำเข้าใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเก่าของคุณเป็นรายงานที่ค้นหาได้
5. การจัดทำเอกสาร
มีการจัดทำเอกสารโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมของผู้ใช้ปลายทางและข้อกำหนดทางเทคนิคของระบบ ซึ่งเป็นเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย เพื่อเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการฝึกอบรมและการสนับสนุนผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง
6. การทบทวนต้นแบบ / การทำความรู้จักกับ BOS
ระบบใหม่และฟังก์ชันทั้งหมดจะถูกนำเสนอต่อทีมนำระบบไปใช้งานผ่านเวิร์กช็อปสาธิตต้นแบบ การปรับเปลี่ยนระบบจะทำก็ต่อเมื่อพบปัญหาเท่านั้น
7. การทดสอบนำร่องในห้องประชุม (Conference Room Pilot)
ลูกค้าจะได้รับการนำผ่านการทดสอบนำร่องในห้องประชุม (CRP) หลายครั้ง ในขณะที่ทำงานผ่านกรณีทดสอบของตนเพื่อทำความคุ้นเคยกับระบบ การนำระบบซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ไปใช้งานใด ๆ จะประกอบด้วย CRP สามครั้ง
- CRP ครั้งแรก — การอภิปรายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจแต่ละอย่างและวิธีการปรับให้อยู่ในซอฟต์แวร์ มีการสาธิตกระบวนการในซอฟต์แวร์ใหม่
- ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้ทำงานให้เสร็จด้วยตนเอง
- ช่องว่างในฟังก์ชัน ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ หรือปัญหาการใช้งานที่สำคัญทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมายไว้
- การกำหนดค่าซอฟต์แวร์ครั้งแรก — ขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบใน CRP ครั้งที่ 1
- CRP ครั้งที่ 2 และ 3 และการกำหนดค่าซอฟต์แวร์ครั้งที่ 2 และ 3 — ทำซ้ำตามข้างต้น
- CRP ครั้งสุดท้าย — การจำลอง "การเปิดใช้งานจริง"
8. UAT (การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้)
กระบวนการทดสอบซอฟต์แวร์แบบครบวงจรอย่างละเอียด ดำเนินการกับทุกกระบวนการทางธุรกิจจากทุกหน้าที่ภายในบริษัท ปัญหาที่พบระหว่าง UAT จะเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งดังนี้:
- รวมอยู่ในขอบเขตโครงการเดิม ซึ่งส่งผลต่องบประมาณและต้นทุนการพัฒนา หรือ
- จัดลำดับความสำคัญเป็นการพัฒนาเพิ่มเติมหลังการเปิดใช้งานจริง — เป็นแนวทางที่แนะนำ
9. กิจกรรมการเปลี่ยนผ่านระบบ (Cut-over)
ทีมนำระบบไปใช้งานวางแผนกระบวนการเปลี่ยนผ่านและจัดตารางการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ปลายทางเกี่ยวกับระบบใหม่ ซึ่งรวมถึง:
- การทดสอบ/ใบรับรองความพร้อม เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถทำกรณีทดสอบแต่ละอย่างได้สำเร็จโดยใช้ระบบใหม่
- การฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางครั้งสุดท้ายสำหรับผู้ใช้ทุกคนที่ต้องใช้ ERP
- กำหนดวันที่สำหรับธุรกรรมสุดท้ายที่จะเกิดขึ้นในระบบเดิม
- ขั้นตอนการแปลงข้อมูล
- การทบทวนไปต่อ/ไม่ไปต่อ และการลงนามอนุมัติ
- การปิดระบบเดิมครั้งสุดท้าย
- การลงนามอนุมัติการย้ายข้อมูลหลัก
- การรับยอดคงเหลือและการปรับยอดระบบให้ถูกต้อง
- การเปลี่ยนผ่านสู่ QuickEasy BOS
10. การสนับสนุนหลังเปิดใช้งานจริง
เมื่อการติดตั้งและการนำระบบไปใช้งานสำเร็จ ลูกค้าทุกรายจะได้รับ:
- การสนับสนุนระบบและการอัปเกรด
- เอกสารออนไลน์
- การสนับสนุนสอบถามผ่านทีมช่วยเหลือ (Helpdesk)
11. การสรุปบทเรียน: การปิดโครงการและบทเรียนที่ได้รับ
เมื่อซอฟต์แวร์เปิดใช้งานเต็มรูปแบบแล้ว ตัวแทน BOS จะทำรายการตรวจสอบสุดท้ายที่ครอบคลุม:
- กรณีทดสอบทั้งหมดได้รับการยอมรับและลงนามโดยลูกค้า
- กระบวนการและรายงานทางการเงินทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์
- การประกาศการเสร็จสิ้นของโครงการ
- การจัดทำและจัดเก็บเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์
- ความคิดเห็นจากลูกค้าผ่านแบบสอบถามออนไลน์
- การสนับสนุน BOS ที่ดำเนินต่อไปหลังเปิดใช้งานจริง
ค้นหาว่า QuickEasy BOS ทำอะไรให้ธุรกิจของคุณได้บ้าง