บล็อก QuickEasy
QuickEasy ERP ช่วยให้ผู้จัดการโครงการทำโครงการสำเร็จตรงเวลา
ไม่มีใครเคยบอกว่าผู้จัดการโครงการมีงานง่าย
ตรงกันข้ามเลยด้วยซ้ำ ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญกับโครงการใหม่ ๆ อยู่เสมอ แต่ละโครงการมีความท้าทายของตัวเอง กำหนดเวลาที่กระชั้นชิด งบประมาณที่จำกัด ความคาดหวังที่สูง และความกดดันระดับสูง ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการ ในขณะที่พวกเขารับบทบาทสำคัญในการทำให้โครงการที่สำคัญต่อธุรกิจสำเร็จลุล่วง
ทำความเข้าใจการบริหารโครงการ
การบริหารโครงการหมายถึงการนำพาโครงการตั้งแต่เริ่มต้นตลอดวงจรชีวิตจนสำเร็จ วัตถุประสงค์ของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการคือการทำให้โครงการสำเร็จภายในกรอบเวลา งบประมาณ และมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้
ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด เราสามารถมองการบริหารโครงการได้ดังนี้:
- โครงการคือสิ่งใหม่ที่ต้องทำให้สำเร็จ มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
- โครงการประกอบด้วยงานย่อยหลายงาน
- ผู้จัดการโครงการนำพาพนักงานและบุคคลภายนอกให้ทำงานย่อยแต่ละงานจนสำเร็จ
- เมื่องานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้น โครงการก็ถือว่าสำเร็จ
น่าแปลกใจที่ผู้จัดการโครงการไม่ใช่ทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของทีม 'บริหารโครงการ' อย่างเป็นทางการ บทบาทในองค์กรที่ทำงานผ่านคอมพิวเตอร์หลายตำแหน่งทำงานกับงานย่อยหรือรายการงาน และถือว่าอยู่ในหมวดหมู่นี้ได้เช่นกัน ลองนึกถึงผู้จัดการฝ่ายควบคุมงานของเอเจนซี่โฆษณาที่ทำงานร่วมกับทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ นักออกแบบเว็บไซต์ ผู้สร้างคอนเทนต์ ฝ่ายสื่อโฆษณา และนักวิเคราะห์ ซึ่งทุกคนต้องดำเนินงานสำคัญให้สำเร็จเพื่อให้โครงการหรือแคมเปญโดยรวมเสร็จสิ้นภายในงบประมาณและกรอบเวลา แม้แต่นักบัญชี สถาปนิก และทีมทรัพยากรบุคคลก็ได้ประโยชน์จากหลักการและเทคโนโลยีบริหารโครงการที่ดี
ด้วยเหตุนี้ นี่จึงเป็นบทบาทสำคัญต่อผลกำไรและความรับผิดชอบของธุรกิจ หากไม่มีผู้จัดการโครงการ โครงการอาจหลุดออกนอกลู่ทางได้อย่างรวดเร็วและกลายเป็นความล้มเหลวที่มีค่าใช้จ่ายสูง สิ่งที่ต้องส่งมอบและความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญ ได้แก่
- เวลา – กำหนดเวลาที่กระชั้นชิดในการทำงานย่อยชุดหนึ่งให้เสร็จ บริหารทรัพยากรทั้งภายในและภายนอก และส่งมอบโครงการทั้งหมด Harvard Business Review ระบุว่าโครงการไอทีเกือบร้อยละ 70 เผชิญความล่าช้า
- ขอบเขตโครงการ – โครงการมักเปลี่ยนแปลงไปเมื่อมีปัญหาหรือโอกาสใหม่ ๆ ปรากฏขึ้น การยึดมั่นกับโครงการเดิมเป็นความท้าทาย และหากไม่ทำตามนั้น อาจส่งผลให้ขอบเขตงานขยายเกินกว่าที่คำนวณต้นทุนไว้
- งบประมาณ – การประเมินราคาโครงการและติดตามค่าใช้จ่ายเป็นความท้าทายหลักของผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ อันที่จริง งานวิจัยที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review ระบุว่าหนึ่งในหกโครงการมีค่าใช้จ่ายมากกว่าร้อยละ 200 ของที่ประเมินไว้ แล้วใครเป็นคนจ่าย? ก็คือคุณนั่นเอง การขาดการมองเห็นต้นทุนจริงต่อบริษัท รวมถึงความท้าทายจากซัพพลายเออร์ หมายความว่างบประมาณของโครงการอาจถูกใช้หมดก่อนที่โครงการจะเสร็จสิ้น
ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโครงการจึงต้องพึ่งพาเทคโนโลยีอย่างมากเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน
มีเครื่องมือแบบสแตนด์อโลนฟรีมากมายสำหรับบริหารโครงการและงานย่อย เช่น Trello, Asana และสเปรดชีตแบบดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม แม้จะมีทรัพยากร เครื่องมือ สื่อฝึกอบรม และวิธีการบริหารโครงการมากมาย แต่องค์กรต่าง ๆ ก็ยังคงสูญเสียเงินหลายล้านทุกปีอย่างน่าเสียดายจากโครงการที่ล้มเหลว หรือโครงการที่ขาดทุน ไม่ว่าจะมาจากความล่าช้าหรือการเสนอราคาที่ต่ำเกินไป
จะเห็นได้ชัดว่าระบบบริหารโครงการเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะขับเคลื่อนโครงการให้สำเร็จอย่างมีกำไรเสมอไป
ทำไมต้องรวมการบริหารโครงการเข้ากับ ERP?
คำตอบนั้นตรงไปตรงมา และค่อนข้างชัดเจนหากคุณเข้าใจ ERP
ธุรกิจไม่ใช่สิ่งมีชีวิตเส้นเดียว แต่ประกอบด้วยผู้คนและแผนกต่าง ๆ ที่ทำงานทั้งฝ่ายหน้าบ้านและงานธุรการ ฝ่ายหลังบ้านและการผลิต ฝ่ายบริหารและการเงิน ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือ ERP มีความจำเป็นในการรวมบทบาทที่แตกต่างกันอย่างมากแต่เชื่อมโยงกันอย่างลึกซึ้งเหล่านี้ ขอบเขตข้อมูล และแผนกที่แยกส่วนกัน เข้าไว้ด้วยกัน หากธุรกิจหวังที่จะรักษาความคล่องตัว ความอยู่รอด และความสามารถในการทำกำไร
นี่คือจุดที่ทับซ้อนกัน โครงการไม่ค่อยเกี่ยวข้องหรือส่งผลกระทบต่อคนเพียงคนเดียว ด้วยเหตุนี้ โซลูชันบริหารโครงการแบบสแตนด์อโลนจึงมักไม่เชื่อมต่อกับส่วนที่เหลือของธุรกิจมากพอที่จะเป็นอะไรมากไปกว่าแอปอีกตัวหรือแท็บเปิดอีกอันที่เพิ่มเข้าไปในแอปมากมายที่ประกอบกันเป็นระบบปะติดปะต่อที่หลายองค์กรต้องดิ้นรนรับมือ
ในทางกลับกัน ระบบ ERP ซึ่งเป็นกลไกที่เชื่อถือได้ในการรวมธุรกิจให้เป็นระบบเดียว คือเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ แต่จะเป็นเช่นนั้นก็ต่อเมื่อระบบ ERP มีความสามารถด้านบริหารโครงการและงานย่อยเท่านั้น นี่คือเหตุผล
QuickEasy BOS นำ ERP มารวมกับพลังของการบริหารโครงการให้กับทีมของคุณ
QuickEasy BOS เป็นที่รู้จักในฐานะโซลูชัน ERP ที่บริษัทต่าง ๆ เลือกใช้ เมื่อต้องการระบบที่คุ้มค่ากว่า ERP แบรนด์ใหญ่ แต่ยืดหยุ่นกว่าซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ผู้คนหลายพันคนทั่วโลกใช้ BOS ERP เพราะใช้งานง่าย เพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งธุรกิจ และปรับเปลี่ยนเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำงานให้สำเร็จ
ครบวงจร ทำงานบนคลาวด์ ปลอดภัยสูง QuickEasy BOS มาพร้อมความสามารถด้านบริหารโครงการเต็มรูปแบบแล้ว ในตัว ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม มีแต่คุณค่าที่เพิ่มขึ้น
แล้วสิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรในโลกความเป็นจริง?
- การประเมินราคาที่แม่นยำ ต้นทุนรวมของโครงการถูกคำนวณอย่างแม่นยำและนำเสนอเป็นแผนโครงการให้ลูกค้าเห็นในใบเสนอราคาอย่างชัดเจน เพราะ BOS ให้คุณเลือกจากคลังงานย่อยแต่ละงาน หรือกลุ่มงานที่คุณสร้างไว้ได้ งานเหล่านี้มีค่าเวลาและวัสดุที่ตั้งไว้ล่วงหน้าด้วยจำนวนล่าสุด ทำให้พนักงานที่ติดต่อลูกค้าเสนอราคาล่าสุดเสมอ ไม่ต้องเดาอีกต่อไป เพราะ BOS มีอัตราค่าแรงรายชั่วโมงและต้นทุนอื่น ๆ ของคุณอยู่ในสูตรคำนวณอยู่แล้ว แม้แต่การประเมินราคางานฟรีแลนซ์หรืองานนอกขอบเขตก็ยังแม่นยำและรวดเร็ว
- การขายที่ราบรื่น เมื่อใบเสนอราคาได้รับการยอมรับ ระบบจะแปลงเป็นใบสั่งขายโดยอัตโนมัติพร้อมงานย่อยทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ ไม่มีการทำซ้ำ ไม่ต้องป้อนข้อมูลใหม่
- งานผลิตและกำหนดเวลาที่ชัดเจน งานย่อยที่สร้างใน BOS มาจากคลังงานย่อย โดยแต่ละงานมีคำแนะนำโดยละเอียดให้พนักงานและผู้ปฏิบัติงานทำตาม แต่ละงานยังระบุเวลาโดยประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นให้เสร็จ
- การบริหารและกำกับดูแลแบบครบวงจร ผู้จัดการสามารถจัดกลุ่มงานย่อยเป็นรายการที่เรียงลำดับ เพิ่มจำนวนชั่วโมงโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน และตรวจสอบความคืบหน้าและข้อจำกัดด้านเวลาได้อย่างรวดเร็ว งานย่อยสามารถมอบหมายให้พนักงาน และผู้จัดการสามารถติดตามและจัดตารางงานบนบอร์ดต่าง ๆ เช่น Kanban
- การติดตามเวลา ความคิดเห็น และอัปเดต ผู้ปฏิบัติงานและพนักงานสามารถบันทึกเวลาที่ใช้กับงานย่อยของตนใน BOS ERP ได้ ระบบจะคำนวณค่าตอบแทนรายเดือนโดยอัตโนมัติสำหรับผู้รับเหมาที่จ่ายค่าแรงรายชั่วโมง หรือใช้เป็นตัวชี้วัดผลิตภาพให้ผู้จัดการมองเห็นคอขวดและทรัพยากรที่ใช้งานไม่เต็มที่ พนักงานและผู้ปฏิบัติงานสามารถเพิ่มบันทึกความสำเร็จลงในบันทึกเวลาของตนได้ ซึ่งสามารถนำไปสร้างรายงานความคืบหน้าโครงการให้ลูกค้า หรือใช้ตรวจสอบภายในได้
- การออกใบแจ้งหนี้ งานธุรการ และการรายงานอัตโนมัติ การออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน การกระทบยอด และรายงานธุรกิจทั้งหมดเป็นระบบอัตโนมัติใน BOS ERP สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการของคุณได้รับการชำระเงินเสมอ และไม่มีอะไรหลุดรอดไปได้!