นโยบายความเป็นส่วนตัว (POPIA)

1.ขอบเขต

QuickEasy Software SA (Pty) Ltd (“QuickEasy”, “เรา”, “ของเรา”) เป็นผู้รับผิดชอบข้อมูล (responsible party) สำหรับข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการในการประมวลผล นโยบายนี้ใช้บังคับกับข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่เราเก็บรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล หรือส่งต่อ ไม่ว่าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสาร ผ่านเว็บไซต์ ซอฟต์แวร์และบริการ และการดำเนินธุรกิจของเรา โดยใช้บังคับกับทุกคนที่เราจัดการข้อมูล ซึ่งรวมถึงผู้เข้าชมเว็บไซต์ ผู้สอบถามข้อมูล ลูกค้า และผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ

ในกรณีที่เราประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของลูกค้าผ่าน BOS หรือระบบที่เราเป็นผู้ให้บริการโฮสต์หรือเป็นผู้พัฒนา (เช่น ข้อมูลของผู้ใช้ปลายทางของลูกค้าเอง) เราทำหน้าที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูล (operator) และลูกค้ายังคงเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูล ความสัมพันธ์ดังกล่าวอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการใช้ซอฟต์แวร์ของเราและข้อตกลงเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล (หากมี)

2.เจ้าหน้าที่สารสนเทศ

เราได้แต่งตั้ง Zoe van der Vyver เป็นเจ้าหน้าที่สารสนเทศ (Information Officer) ของเรา มีหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตาม POPIA จัดสรรทรัพยากรเพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และเป็นผู้ประสานงานสำหรับเจ้าของข้อมูล (data subject) และสำนักงานกำกับดูแลข้อมูล (Information Regulator) เจ้าหน้าที่สารสนเทศของเราได้จดทะเบียนไว้กับสำนักงานกำกับดูแลข้อมูลตามที่ POPIA กำหนด

ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่สารสนเทศของเราได้ที่ info@quickeasysoftware.com หรือ +27 87 820 7272

3.ข้อมูลส่วนบุคคลที่เราเก็บรวบรวม

ขึ้นอยู่กับวิธีที่ท่านติดต่อกับเรา เราอาจเก็บรวบรวมข้อมูลดังต่อไปนี้

• รายละเอียดการติดต่อและการสอบถาม — ชื่อ บริษัท ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และเนื้อหาข้อความของท่าน เมื่อท่านกรอกแบบฟอร์ม จองการสาธิต หรือติดต่อเรา เมื่อท่านส่งแบบฟอร์มใดแบบฟอร์มหนึ่งบนเว็บไซต์ของเรา ข้อความที่ท่านเขียนจะถูกส่งถึงเราทางอีเมล และสำเนาจะถูกเก็บไว้ในพอร์ทัลลูกค้าของเรา เพื่อไม่ให้คำสอบถามสูญหายไปในกล่องจดหมายอีเมล สำเนานั้นมีเพียงสิ่งที่ท่านพิมพ์ลงในแบบฟอร์มเท่านั้น จะไม่ถูกเพิ่มเข้าในรายชื่อผู้รับอีเมลของเรา และเราจะลบสำเนานั้นหากท่านร้องขอ
• รายละเอียดลูกค้าและบัญชี — ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเสนอราคา การทำสัญญา การติดตั้งใช้งาน การสนับสนุน และการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการใช้ BOS ของท่าน รวมถึงรายละเอียดของผู้ติดต่อและผู้ใช้ที่ท่านกำหนด
• รายละเอียดรายชื่อผู้รับอีเมล — ที่อยู่อีเมล ภาษา ช่องทางที่ท่านสมัคร (ป๊อปอัปสมัครรับข่าวสารหรือช่องทำเครื่องหมายในแบบฟอร์มของเรา) และบันทึกว่าท่านให้ความยินยอมเมื่อใดและอย่างไร หากท่านขอรับอีเมลจากเรา และเมื่อท่านสมัครรับแล้ว เราจะบันทึกด้วยว่าท่านเปิดอีเมลของเราหรือคลิกลิงก์ในอีเมลหรือไม่ และเมื่อใด
• รายละเอียดการโทรและข้อความเสียง — หากท่านใช้ปุ่มโทรบนเว็บไซต์ของเรา เราเก็บข้อเท็จจริงและเวลาของการโทร และหากท่านฝากข้อความเสียงไว้ เราเก็บเสียงที่บันทึกและที่อยู่อีเมลใดๆ ที่ท่านเพิ่มเพื่อให้เราตอบกลับได้ การโทรสดเชื่อมต่อโดยตรงระหว่างเบราว์เซอร์ของท่านกับของเรา และไม่มีการบันทึกเสียง
• ข้อความแชท — หากท่านใช้ปุ่มแชทบนเว็บไซต์ของเรา บทสนทนาจะถูกบันทึกไว้ ได้แก่ สิ่งที่ท่านและเราเขียน หน้าเว็บที่ท่านอยู่ เวลา และผู้ที่ตอบ ช่องแชทจะแจ้งให้ท่านทราบก่อนที่ท่านจะส่งข้อความแรก เราขอที่อยู่อีเมลเฉพาะเมื่อไม่มีผู้ใดพร้อมตอบ และใช้ที่อยู่อีเมลนั้นเพื่อตอบกลับข้อความดังกล่าว เราไม่เก็บที่อยู่ IP หรือรายละเอียดของเบราว์เซอร์ไว้กับการแชท เบราว์เซอร์ของท่านเก็บคีย์สำหรับบทสนทนาไว้ 14 วัน เพื่อให้สนทนาต่อเนื่องได้ข้ามหน้าและข้ามการเข้าชม เราเก็บเฉพาะคีย์นั้นในรูปแบบที่ผ่านการแปลงให้อ่านไม่ได้ (แฮช)
• รายละเอียดผู้จัดหาสินค้าหรือบริการและพันธมิตร — ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการบริหารความสัมพันธ์ของเรากับท่าน
• ข้อมูลเว็บไซต์และข้อมูลทางเทคนิค — ข้อมูลที่เก็บรวบรวมโดยอัตโนมัติผ่านคุกกี้และเทคโนโลยีที่คล้ายกัน เช่น หน้าที่เข้าชมและการใช้งานโดยทั่วไป ตามที่อธิบายไว้ในข้อ 12

4.เหตุผลและวิธีที่เราประมวลผลข้อมูล

เราประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งรวมถึงเพื่อ ตอบคำสอบถามของท่านและให้การสาธิต เสนอราคา ส่งมอบ ติดตั้งใช้งาน และสนับสนุน BOS บริหารจัดการการเรียกเก็บเงินและความสัมพันธ์ตามสัญญา ให้การสนับสนุนลูกค้าผ่านระบบ Helpdesk ของเรา ปรับปรุงเว็บไซต์และบริการของเรา และปฏิบัติตามหน้าที่ตามกฎหมายของเรา

การตลาดแบบตรง (direct marketing) เราส่งอีเมลการตลาด เช่น คู่มือ ข่าวผลิตภัณฑ์ และข้อเสนอ เฉพาะแก่ผู้ที่ร้องขอเท่านั้น ตามที่มาตรา 69 ของ POPIA กำหนด ท่านร้องขอได้โดยกรอกที่อยู่อีเมลในป๊อปอัปสมัครรับข่าวสารของเรา หรือโดยปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายในแบบฟอร์มติดต่อของเราคงสถานะถูกทำเครื่องหมายไว้เมื่อท่านส่งแบบฟอร์ม ช่องดังกล่าวถูกทำเครื่องหมายไว้ตั้งแต่ต้น ดังนั้นหากท่านไม่ประสงค์จะรับอีเมลจากเรา โปรดยกเลิกการทำเครื่องหมาย เราตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลของท่านสามารถรับอีเมลได้ แล้วเพิ่มท่านเข้าในรายชื่อทันที โดยไม่มีอีเมลยืนยันแยกต่างหาก อีเมลการตลาดทุกฉบับระบุตัวตนของเราและมีลิงก์สำหรับยกเลิกการรับ ซึ่งมีผลทันที

เพื่อให้ทราบว่าอีเมลของเรามีประโยชน์หรือไม่ อีเมลแต่ละฉบับมีรูปภาพขนาดเล็กและลิงก์ ซึ่งทำให้เราบันทึกได้ว่า สำหรับอีเมลฉบับนั้นและผู้รับรายนั้น มีการเปิดอ่านหรือไม่ และมีการคลิกลิงก์ใด อีเมลทดสอบที่เราส่งถึงตัวเราเองจะไม่ถูกติดตามด้วยวิธีนี้

เราอาศัยฐานทางกฎหมายที่ POPIA อนุญาต ซึ่งรวมถึงความยินยอมของท่าน การปฏิบัติตามสัญญากับท่าน ผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของเรา และการปฏิบัติตามกฎหมาย เราเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเฉพาะเท่าที่จำเป็นตามสมควรสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ และจะไม่ใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องโดยปราศจากฐานทางกฎหมาย

5.ข้อผูกพันของเราตาม POPIA

เรามุ่งมั่นปฏิบัติตามเงื่อนไขแปดประการสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างชอบด้วยกฎหมายตาม POPIA ดังนี้

• ความรับผิดชอบ (Accountability) — เรารับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามกฎหมายผ่านเจ้าหน้าที่สารสนเทศของเรา
• การจำกัดการประมวลผล (Processing limitation) — เราประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างชอบด้วยกฎหมาย เท่าที่จำเป็นขั้นต่ำ และมีเหตุอันสมควร
• การระบุวัตถุประสงค์ (Purpose specification) — เราเก็บรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงและกำหนดไว้อย่างชัดแจ้ง
• การจำกัดการประมวลผลต่อเนื่อง (Further processing limitation) — การประมวลผลต่อเนื่องต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์เดิม
• คุณภาพของข้อมูล (Information quality) — เราดำเนินขั้นตอนตามสมควรเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• ความโปร่งใส (Openness) — เราเปิดเผยสิ่งที่เราดำเนินการอย่างโปร่งใส ผ่านนโยบายฉบับนี้
• มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย (Security safeguards) — เราคุ้มครองข้อมูลด้วยมาตรการที่เหมาะสม (ข้อ 9)
• การมีส่วนร่วมของเจ้าของข้อมูล (Data subject participation) — เราเคารพสิทธิของท่านเหนือข้อมูลของท่าน (ข้อ 11)

6.การเปิดเผยข้อมูลและผู้ประมวลผลข้อมูล

เราไม่ขายข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน เราเปิดเผยข้อมูลเฉพาะเมื่อจำเป็น เช่น แก่ผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ซึ่งโฮสต์หรือสนับสนุนระบบของเรา หรือเมื่อกฎหมายกำหนด ในกรณีที่บุคคลภายนอกประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของเรา เราให้บุคคลนั้นตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรโดยสัญญาว่าจะประมวลผลตามคำสั่งของเราเท่านั้นและรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล สอดคล้องกับมาตรา 20–21 ของ POPIA

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รายชื่อผู้รับอีเมลของเรา ปุ่มโทรและปุ่มแชทบนเว็บไซต์ของเรา และพอร์ทัลที่เก็บสำเนาคำสอบถามจากเว็บไซต์ของเรา จัดให้บริการโดยผู้ประมวลผลข้อมูลของเรา คือ Vibe Crafted Software ซึ่งจัดเก็บข้อมูลการสมัครรับ บันทึกความยินยอม รายละเอียดการโทร ข้อความเสียง บทสนทนาแชท และสำเนาคำสอบถามในนามของเรา และส่งอีเมลของเราผ่าน Amazon Web Services นอกจากนี้ Vibe Crafted Software ยังดำเนินการสถิติการเข้าชมเว็บไซต์ของเรา ซึ่งจะบันทึกก็ต่อเมื่อท่านยอมรับผ่านแบนเนอร์ของเว็บไซต์เท่านั้น

7.การโอนข้อมูลข้ามพรมแดน

ผู้ให้บริการและโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์บางรายที่เราใช้อาจจัดเก็บหรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลนอกประเทศแอฟริกาใต้ ในกรณีที่เราโอนข้อมูลส่วนบุคคลข้ามพรมแดน เราจะดำเนินการเฉพาะบนฐานที่มาตรา 72 ของ POPIA อนุญาต เช่น เมื่อผู้รับอยู่ภายใต้กฎหมายหรือข้อตกลงที่มีผลผูกพันซึ่งให้การคุ้มครองในระดับที่เพียงพอ เมื่อการโอนจำเป็นต่อการปฏิบัติตามสัญญา หรือเมื่อได้รับความยินยอมจากท่าน

อีเมลการตลาดของเราส่งผ่านบริการอีเมลของ Amazon Web Services ในสิงคโปร์ ดังนั้นที่อยู่อีเมลและเนื้อหาอีเมลที่จำเป็นต่อการส่งจึงถูกประมวลผลที่นั่น

8.การเก็บรักษาข้อมูล

เราเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลไว้เท่าที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่เก็บรวบรวมข้อมูลนั้น หรือเท่าที่กฎหมายกำหนดหรืออนุญาต (เช่น การเก็บรักษาบันทึกตามกฎหมายภาษีและกฎหมายบริษัท) เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลอีกต่อไป เราจะลบหรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวตนได้อย่างปลอดภัย

สำหรับรายชื่อผู้รับอีเมลของเรา: ที่อยู่อีเมลที่การตรวจสอบของเราพบว่าไม่สามารถรับอีเมลได้จะไม่ถูกเพิ่มเข้าในรายชื่อ ที่อยู่อีเมลที่ไม่สามารถรับอีเมลได้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า หรือที่รายงานว่าอีเมลของเราเป็นสแปม จะถูกลบออกจากรายชื่อ หากท่านยกเลิกการรับและต่อมาที่อยู่อีเมลของท่านถูกลบ เราจะเก็บไว้เพียงรูปแบบรหัสทางเดียวของที่อยู่อีเมลนั้น เพื่อไม่ให้ถูกเพิ่มกลับเข้าในรายชื่อโดยไม่ได้ตั้งใจ

สถิติการเข้าชมเว็บไซต์เก็บรักษาไว้ 14 เดือน และไม่รวมที่อยู่ IP ของท่าน

9.มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย

เราคงไว้ซึ่งมาตรการทางเทคนิคและทางองค์กรที่เหมาะสมและสมเหตุสมผลเพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลจากการสูญหาย ความเสียหาย และการเข้าถึงหรือการประมวลผลโดยไม่ได้รับอนุญาต สอดคล้องกับมาตรา 19 ของ POPIA เราระบุความเสี่ยงที่คาดการณ์ได้ตามสมควร จัดให้มีมาตรการป้องกัน และทบทวนมาตรการเหล่านั้นอย่างสม่ำเสมอ พนักงานและผู้รับจ้างของเราอยู่ภายใต้ข้อผูกพันด้านการรักษาความลับ และได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนตามนโยบายนี้และ POPIA

10.การแจ้งเหตุละเมิดข้อมูล

หากเรามีเหตุอันควรเชื่อได้ว่ามีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงหรือได้ไปซึ่งข้อมูลส่วนบุคคล เราจะแจ้งสำนักงานกำกับดูแลข้อมูลและเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ตามสมควรภายหลังที่ค้นพบการถูกล่วงละเมิดนั้น ตามที่มาตรา 22 ของ POPIA กำหนด การแจ้งเหตุจะอธิบายถึงเหตุละเมิด ผลที่อาจเกิดขึ้น และมาตรการที่เรากำลังดำเนินการเพื่อแก้ไข

11.สิทธิของท่าน

ภายใต้บังคับของ POPIA ท่านมีสิทธิดังต่อไปนี้

• สอบถามว่าเราเก็บข้อมูลส่วนบุคคลใดเกี่ยวกับท่านไว้ และขอเข้าถึงข้อมูลนั้น
• ขอให้เราแก้ไขหรือลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไม่เกี่ยวข้อง เกินความจำเป็น หรือล้าสมัย
• คัดค้านการประมวลผลข้อมูลของท่านโดยเรา ด้วยเหตุผลอันสมควร
• ถอนความยินยอมในกรณีที่เราอาศัยความยินยอมนั้น (ทั้งนี้ไม่กระทบต่อการประมวลผลที่ได้ดำเนินการไปแล้ว)
• เลือกไม่รับการตลาดแบบตรงเมื่อใดก็ได้ และ
• ยื่นเรื่องร้องเรียนต่อสำนักงานกำกับดูแลข้อมูล (ข้อ 14)

หากท่านประสงค์จะใช้สิทธิใดๆ เหล่านี้ โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่สารสนเทศของเราที่ info@quickeasysoftware.com

12.คุกกี้

เว็บไซต์ของเราใช้คุกกี้และเทคโนโลยีที่คล้ายกัน ซึ่งบางส่วนอาจเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม POPIA เราขอความยินยอมจากท่านก่อนตั้งค่าคุกกี้ที่ไม่จำเป็น และท่านสามารถเปลี่ยนการเลือกของท่านได้ทุกเมื่อ วิธีการใช้คุกกี้อธิบายไว้ในประกาศข้อกำหนดและความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์ของเรา

13.การเข้าถึงข้อมูล (PAIA)

พระราชบัญญัติส่งเสริมการเข้าถึงข้อมูล ฉบับที่ 2 ค.ศ. 2000 ของแอฟริกาใต้ (Promotion of Access to Information Act 2 of 2000 — “PAIA”) ให้สิทธิท่านในการขอเข้าถึงบันทึกที่เราเก็บรักษาไว้ คู่มือ PAIA ของเราอธิบายถึงบันทึกที่เราเก็บรักษา วิธีการขอเข้าถึง ตลอดจนขั้นตอนและค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง ท่านสามารถขอคู่มือ PAIA ของเรา หรือยื่นคำขอตาม PAIA ได้โดยติดต่อเจ้าหน้าที่สารสนเทศของเราที่ info@quickeasysoftware.com

14.การร้องเรียน

หากท่านกังวลเกี่ยวกับวิธีที่เราจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่สารสนเทศของเราก่อน เพื่อให้เราพยายามแก้ไขเรื่องดังกล่าว ท่านยังมีสิทธิร้องเรียนต่อสำนักงานกำกับดูแลข้อมูลด้วย