การบัญชีธุรกิจประยุกต์
เช่นเดียวกับคุณ ฉันไม่ใช่นักบัญชี ฉันเป็นเจ้าของธุรกิจ การบัญชีทำให้ฉันกลัวถ้าฉันพูดตรงๆ ฉันรู้จักธุรกิจของฉันและฉันก็ทำได้ดี ฉันต้องการหาวิธีทำให้ การบัญชีธุรกิจง่ายขึ้น
ฉันเคยคิดว่าเป็นความคิดที่ดีกว่าที่จะเผยแพร่บัญชีของฉันให้กับนักบัญชีราคาแพงของฉัน และปล่อยให้พวกเขาทำในสิ่งที่พวกเขาเก่ง
ตอนนี้ฉันคิดแตกต่างออกไป
การบัญชีธุรกิจ ค่อนข้าง ง่าย เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว เงินเข้า เงินออก และธุรกรรมเหล่านั้นส่งผลต่อบัญชีเฉพาะ นอกจากนี้ยังไม่มีองค์กรกลางหรือหน่วยงานกำกับดูแลด้านการบัญชีในแอฟริกาใต้ แต่มีแนวทางปฏิบัติทางการบัญชีที่รับรองทั่วไป ( GAAP ) ที่ต้องปฏิบัติตาม
เมื่อฉันเข้าใจว่าโดยพื้นฐานแล้วทุกคนก็คิดออกมากพอๆ กับที่ฉันเป็น และเพียงใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบัญชีทั่วไป ฉันก็รู้สึกหวาดกลัวกับแนวคิดนี้น้อยลงและเริ่มคิดเองมากขึ้น
นี่คือสิ่งที่ฉันได้เรียนรู้
วิธีทำให้การบัญชีธุรกิจง่ายขึ้นและจัดการได้
1. หยุดความบ้าคลั่ง (สเปรดชีต)
หากคุณยังคงใช้สเปรดชีตในการทำบัญชี สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้จากบทความนี้คือการหยุด เพียงแค่หยุด สเปรดชีตทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ และเพิ่มปริมาณงานผู้ดูแลระบบ (และการต้องจ่ายเงินเดือนในส่วนนี้)
มีระบบบัญชีแบบสแตนด์อโลนมากมายที่คุณสามารถเลือกได้ ตั้งแต่ แอปฟรี ไปจนถึงโซลูชันการบัญชีที่มีประสิทธิภาพมากกว่า แต่ระบบเหล่านี้มักจะมุ่งเน้นไปที่นักบัญชีมากกว่าเจ้าของธุรกิจ คุณจะไม่ผิดพลาดอย่างแน่นอนหากคุณมองหา ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจ ที่ทำสิ่งต่อไปนี้:
- นำเข้าโดยตรงจากบัญชีธนาคารของคุณ
- เสนอบัญชีแยกประเภทไม่จำกัด
- ช่วยให้คุณสามารถทำการตรวจสอบและวันปิดบัญชีได้
- ช่วยให้คุณสามารถส่งใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนจำนวนมากได้
- มีการควบคุมภาษีมูลค่าเพิ่ม งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบดุล
- สามารถส่งออกเป็น Excel หรือแพ็คเกจการบัญชีอื่นได้
หากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสามารถทำได้ ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการบัญชีธุรกิจของคุณ
2. 15 นาทีกับกาแฟหนึ่งแก้ว
หากคุณเก็บนัดดื่มกาแฟประจำสัปดาห์ไว้กับตัวเองเพื่อจัดระเบียบบัญชีของคุณ ใช้เวลา 15 นาทีต่อสัปดาห์ก็เพียงพอแล้ว ให้ความสำคัญกับการนัดหมายนี้เป็นหลัก และอย่าเลื่อนออกไปเพื่อสิ่งใดๆ
ทำเช่นนี้สัปดาห์ละครั้ง และนอกจากจะได้ประโยชน์จากการจัดเตรียมทุกอย่างให้พร้อมสำหรับฤดูกาลภาษีแล้ว คุณจะพบว่าระดับความเครียดของคุณลดลงอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากคุณจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจของคุณมากขึ้น หรือคุณสามารถใช้ เครื่องมือ เพื่ออัปเดตบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ทำธุรกรรมในธุรกิจของคุณ
3.อย่าปะปนงานด้วยความเพลิดเพลิน
เมื่อพูดถึงเรื่องบัญชีของคุณ อย่าผสมค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แน่นอนว่าคุณเริ่มต้นบริษัทเพื่อที่คุณจะได้เพลิดเพลินกับสิทธิพิเศษบางอย่าง แต่การผสมผสานธุรกรรมส่วนตัวเข้ากับธุรกิจจะสร้างความเสียหายให้กับบัญชีของคุณ
สร้างสองบัญชี – หนึ่งบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมส่วนตัว และอีกหนึ่งบัญชีสำหรับธุรกิจ
4.อย่าไปยุ่งกับเรื่องใหญ่ๆ
เมื่อพูดถึงเรื่องบัญชีใหญ่ๆ เช่น ภาษีธุรกิจ คุณควรใช้บริการผู้ให้บริการทางการเงินจากภายนอก เป็นค่าใช้จ่ายขั้นต่ำเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินเดือนให้นักบัญชี
พวกเขาอาจจะหาการหักเงินภาษีเพิ่มเติมให้กับคุณและช่วยให้กิจการของคุณปลอดจากการโดนปรับ เพียงแจ้งข้อมูลทางการเงินของคุณในแพ็คเกจบัญชีของคุณให้พวกเขา แล้วพวกเขาจะจัดการส่วนที่เหลือให้
5. อย่าลืมฉัน
เห็นได้ชัดว่าการจดจำใบแจ้งหนี้ทุกงานอาจเป็นความท้าทายอย่างแท้จริงสำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีงานยุ่ง การรู้ว่าใบเสนอราคาได้ถูกส่งออกไปแล้วหรือยัง ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว และลูกค้าชำระเงินแล้วหรือไม่ เป็นสิ่งที่ต้องติดตามอย่างรอบคอบ
ERP ของคุณควรแสดงให้คุณเห็นทันทีว่ามีใบแจ้งหนี้ใดบ้างที่คงค้าง ลูกค้ารายใดที่ชำระเงินล่าช้า และการคาดการณ์ของคุณสำหรับเดือนต่อๆ ไปจะเป็นอย่างไรโดยพิจารณาจากประวัติการทำธุรกรรม
ด้วยซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับเจ้าของธุรกิจ ไม่ใช่สำหรับนักบัญชี อำนาจทางบัญชีจึงอยู่ในมือคุณอย่างแน่นอน
