บล็อก QuickEasy
ทำบัญชีธุรกิจให้เป็นเรื่องง่าย
เช่นเดียวกับคุณ ผมไม่ใช่นักบัญชี ผมเป็นเจ้าของธุรกิจ พูดตรง ๆ เรื่องบัญชีเคยทำให้ผมกลัวจนตัวสั่น ผมรู้จักธุรกิจของตัวเองดีและเก่งในสิ่งที่ทำ ผมจึงต้องหาวิธีทำให้บัญชีธุรกิจเป็นเรื่องง่ายขึ้น
แต่ก่อนผมเคยคิดว่าการจ้างนักบัญชีราคาแพงมาทำบัญชีให้ แล้วปล่อยให้พวกเขาทำในสิ่งที่ถนัดเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
แต่ตอนนี้ผมคิดต่างออกไป
บัญชีธุรกิจนั้นค่อนข้างง่ายเมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานของมัน เงินเข้า เงินออก และธุรกรรมเหล่านั้นส่งผลต่อบัญชีเฉพาะแต่ละประเภท นอกจากนี้ในแอฟริกาใต้ไม่มีองค์กรกลางหรือหน่วยงานกำกับดูแลด้านบัญชีโดยตรง แต่ก็มีหลักปฏิบัติทางบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป (GAAP) ที่ต้องปฏิบัติตาม
เมื่อผมเข้าใจว่าทุกคนก็กำลังค่อย ๆ ทำความเข้าใจไปเหมือนกับผม และเพียงแค่นำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านบัญชีทั่วไปมาใช้ ผมก็เริ่มรู้สึกกลัวน้อยลงและเริ่มใช้สมองคิดด้วยตัวเอง
นี่คือสิ่งที่ผมได้เรียนรู้
วิธีทำให้บัญชีธุรกิจเป็นเรื่องง่ายและจัดการได้
1. หยุดความบ้าคลั่งของ (สเปรดชีต)
หากคุณยังใช้สเปรดชีตในการทำบัญชี สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณควรได้จากบทความนี้คือหยุดเถอะ หยุดทันที สเปรดชีตทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์ และเพิ่มภาระงานธุรการ (รวมถึงค่าจ้าง) ให้มากขึ้น
มีระบบบัญชีแบบสแตนด์อโลนให้เลือกมากมาย ตั้งแต่แอปฟรีไปจนถึงโซลูชันบัญชีที่แข็งแกร่งกว่า แต่ระบบเหล่านี้มักออกแบบมาเพื่อนักบัญชีมากกว่าเจ้าของธุรกิจ คุณจะไม่พลาดหากมองหาซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจที่ทำสิ่งต่อไปนี้ได้:
- นำเข้าข้อมูลโดยตรงจากบัญชีธนาคารของคุณ
- มีบัญชีแยกประเภทได้ไม่จำกัด
- ให้คุณสามารถตรวจสอบบัญชีและปิดงวดบัญชีได้
- ให้คุณสามารถส่งใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนได้เป็นชุดจำนวนมาก
- มีการควบคุมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบดุล
- สามารถส่งออกข้อมูลไปยัง Excel หรือโปรแกรมบัญชีอื่นได้
หากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทำสิ่งเหล่านี้ได้ ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณก็มีทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการบัญชีธุรกิจของคุณแล้ว
2. 15 นาทีกับกาแฟหนึ่งแก้ว
หากคุณนัดหมายกับตัวเองทุกสัปดาห์เพื่อจัดระเบียบบัญชี ใช้เวลาเพียง 15 นาทีต่อสัปดาห์ก็เพียงพอแล้ว ให้ความสำคัญกับนัดหมายนี้เป็นอันดับต้น ๆ และอย่าเลื่อนมันออกไปไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม
ทำแบบนี้สัปดาห์ละครั้ง นอกจากประโยชน์ที่ทุกอย่างเป็นระเบียบและพร้อมสำหรับฤดูภาษีแล้ว คุณจะพบว่าระดับความเครียดลดลงอย่างมาก เพราะคุณจะมองเห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น หรืออีกทางหนึ่งคือใช้เครื่องมือที่อัปเดตบัญชีให้คุณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีธุรกรรมเกิดขึ้นในธุรกิจของคุณ
3. อย่าปนงานกับความสุขส่วนตัว
เมื่อพูดถึงบัญชีของคุณ อย่าปนค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายธุรกิจ แน่นอนว่าคุณเริ่มบริษัทของตัวเองก็เพื่อให้ได้รับสิทธิประโยชน์บางอย่าง แต่การปนธุรกรรมส่วนตัวกับธุรกิจจะทำให้บัญชีของคุณยุ่งเหยิง
เปิดบัญชีสองบัญชี บัญชีหนึ่งสำหรับธุรกรรมส่วนตัว และอีกบัญชีสำหรับธุรกิจ
4. อย่ากังวลกับเรื่องใหญ่ ๆ
เมื่อถึงเรื่องบัญชีที่ใหญ่จริง ๆ อย่างภาษีธุรกิจ ให้ใช้บริการผู้ให้บริการทางการเงินจากภายนอก เป็นค่าใช้จ่ายที่น้อยมากเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินเดือนนักบัญชีประจำทุกเดือน
พวกเขายังอาจช่วยหารายการหักลดหย่อนเพิ่มเติมให้คุณ และช่วยให้กิจการของคุณไม่ต้องเสียค่าปรับ เพียงส่งข้อมูลการเงินจากโปรแกรมบัญชีของคุณให้พวกเขา แล้วที่เหลือพวกเขาจะจัดการเอง
5. อย่าลืมเด็ดขาด
ฟังดูเป็นเรื่องง่าย แต่การจำให้ได้ว่าต้องออกใบแจ้งหนี้ทุกงานมักเป็นความท้าทายจริง ๆ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ยุ่งอยู่เสมอ การรู้ว่าใบเสนอราคาถูกส่งไปแล้วหรือยัง งานได้ออกใบแจ้งหนี้แล้วหรือไม่ และลูกค้าชำระเงินแล้วหรือยัง เป็นสิ่งที่ต้องติดตามอย่างละเอียดรอบคอบ
ระบบ ERP ของคุณควรแสดงให้เห็นทันทีว่าใบแจ้งหนี้ใดยังค้างอยู่ ลูกค้ารายใดจ่ายเงินล่าช้า และคาดการณ์รายได้ในเดือนถัด ๆ ไปจากประวัติธุรกรรมได้อย่างไร
โดยสรุปแล้ว ด้วยซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับเจ้าของธุรกิจ ไม่ใช่สำหรับนักบัญชี อำนาจในการจัดการบัญชีจึงอยู่ในมือคุณอย่างเต็มที่