ธุรกิจการผลิตของคุณสามารถเอาตัวรอดจากความวุ่นวายก่อนคริสต์มาสได้อย่างไร

ธุรกิจการผลิตกำลังเตรียมรับออเดอร์ก่อนคริสต์มาส อย่างเร่งรีบด้วยความกังวลใจหรือไม่? Anton Oosthuizen จาก QuickEasy Software ตอบคำถามของผู้ผลิตเกี่ยวกับวิธีการเอาตัวรอดในฤดูที่แสนยุ่งที่สุดโดยเฉพาะเมื่อมีคำสั่งซื้อที่ต้องทำสเปคเฉพาะ

ถาม: ในช่วงก่อนคริสต์มาส ธุรกิจของฉันกำลังประสบปัญหาในการติดตามต้นทุนและคำสั่งซื้อ ฉันจะควบคุมทุกอย่างเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นได้อย่างไร

ตอบ: ภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดที่ต้องควบคุมคือความชัดเจน หากคุณขาดความชัดเจนในการดำเนินธุรกิจภายใน คุณจะไม่สามารถควบคุมได้ คุณรู้หรือไม่ว่ามีงานใดบ้างที่อยู่ในคิว ต้นทุนการดำเนินงานของแต่ละงาน เช่น อุปกรณ์ พนักงาน เวลาและวัสดุ และใกล้ถึงกำหนดเวลาใด

1. ซอฟต์แวร์: แม้ว่าสเปรดชีทจะเป็นวิธีที่เข้าถึงได้ง่ายที่สุดและราคาไม่แพงในการบันทึกงานหรือคำสั่งซื้อ แต่สเปรดชีทเหล่านี้ทำให้ธุรกิจของคุณเผชิญกับความเสี่ยงและช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้นได้ เนื่องจากไม่ได้ผสานรวมเข้ากับสเปรดชีตหรือระบบการจัดการคำสั่งซื้ออื่น ๆ ของคุณ นอกจากนี้ สูตรที่ซับซ้อนที่ใช้ในสเปรดชีตเหล่านี้ยังทำให้ธุรกิจต้องเผชิญกับข้อผิดพลาดของมนุษย์และการทำซ้ำอีกด้วย อย่าสูญเสียความถูกต้องและประสิทธิภาพเพื่อพยายามลดต้นทุน ตามหลักการแล้ว สิ่งที่ผู้ผลิตต้องการคือระบบที่รวมกระบวนการทั้งหมดในวงจรการปฏิบัติงาน คุณอาจพบว่าแพ็คเกจเหล่านี้มีประโยชน์:
2. ราคาไม่แพง : เราชอบ Instant Accounting ของ FNB ในฐานะตัวเลือกสำหรับซอฟต์แวร์การบัญชีราคาไม่แพง อีกทั้งยังมีแพ็คเกจสเปรดชีตมากมายสำหรับการจัดการสต็อกด้วยตนเองและการจัดการคำสั่งซื้อ
3. งบประมาณที่มากขึ้น : มีแพ็คเกจซอฟต์แวร์ระดับองค์กรที่ลูกค้าตั้งโปรแกรมไว้เป็นอย่างดีจำนวนหนึ่งซึ่งสามารถเพิ่มต้นทุนของคุณเป็นแสนต่อเดือนได้ ความยืดหยุ่นและฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดอย่างน่าประหลาดใจด้วยป้ายราคา
4. คุ้มค่า : ซอฟต์แวร์ปฏิบัติการธุรกิจ QuickEasy (BOS) มีราคาไม่แพงและผสานรวมวงจรการขายเข้ากับคำสั่งซื้อ การผลิต สต็อก และการบัญชีโดยสมบูรณ์

ถาม: คำสั่งซื้อที่โหลดไม่ถูกต้องถือเป็นปัญหาใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของธุรกิจ มีกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้ได้จริงใดบ้างที่ฉันสามารถนำมาใช้เพื่อลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้หรือไม่?

ตอบ: ไม่ว่าระบบปฏิบัติการของคุณจะแข็งแกร่งหรือคล่องตัวเพียงใด หากข้อมูลที่บันทึกไม่ถูกต้อง คำสั่งซื้อของคุณก็มีความเสี่ยง ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางส่วนที่จะช่วยได้:

1. ลงทุนในทีม : ว่ากันว่าทีมของคุณคือผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดของคุณ และในกรณีนี้ก็เป็นจริง แม้ว่าทีมของคุณจะมีประสบการณ์และมีประสบการณ์ ผู้คนก็ลืมหรือเกียจคร้าน ดังนั้นจงลงทุนเวลาอันมีค่าของคุณในทีมและแก้ไขขั้นตอนและนโยบายการจับภาพลำดับทั่วทั้งระบบซอฟต์แวร์ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกจับนั้นถูกต้องและใช้งานได้
2. Single Point of Entry : ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการลงทุนในระบบที่ต้องการการบันทึกข้อมูลเพียงจุดเดียว เป็นอีกครั้งที่เราชอบ QuickEasy BOS สำหรับสิ่งนี้ เนื่องจากจะใช้ใบเสนอราคาที่บันทึกไว้และแปลเป็นคำสั่งซื้อแล้วเปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาทำงานและขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ขณะเดียวกันก็ใช้งานง่าย แม้แต่พนักงานต้อนรับของคุณก็สามารถใช้งานได้

ถาม: มีคำสั่งซื้อเข้ามามากมายแต่เราอาจไม่มีความสามารถในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อเหล่านั้น เรายังส่งมอบให้กับลูกค้าได้อย่างไร?

ตอบ: ขณะนี้คำสั่งซื้อของคุณมีเข้ามาอย่างล้นหลาม คุณอาจต้องตรวจสอบกำลังการผลิตของคุณอีกครั้ง คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีความเข้าใจล่วงหน้าอย่างเหมาะสมผ่านซอฟต์แวร์ที่รวมการบัญชี คำสั่งซื้อ กำหนดเวลา และสต็อกเข้าด้วยกัน เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้ ให้พิจารณาทำสิ่งเหล่านี้:

1. ตรวจสอบ การจ้างบุคคลภายนอกสำหรับ ภาระงานบางส่วนให้กับผู้ผลิตรายอื่น
2. ย้ายไปเป็นรอบกะ 24 ชั่วโมงโดยเพิ่ม กะเพิ่มเติม เพื่อตอบสนองความต้องการ
3. หากจำเป็น ลองดูว่าคุณสามารถ เจรจากำหนดเวลาใหม่ เพื่อขยายเวลากำหนดส่งได้หรือไม่

ถาม: เราจะถูกลงโทษอย่างหนักหากเราพลาดกำหนดเวลาหรือจัดส่งล่าช้า ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่ากำหนดเวลาจะไม่มาและหายไปโดยไม่ได้มีการแจ้งล่วงหน้าหรือไม่มีใครสังเกตเห็นทั้งๆที่มีคำเตือนจำนวนครั้งที่เพียงพอ

ตอบ: การไม่ทราบว่าใกล้ถึงกำหนดเวลาอาจเลวร้ายยิ่งกว่าการไม่มีความสามารถในการผลิตตามคำสั่งซื้อตั้งแต่แรก คุณกำลังทิ้งเงินของคุณไปอย่างแท้จริง ไม่เพียงแต่คุณจะไม่ทำกำไรจากคำสั่งซื้อที่พลาดไป แต่คุณยังอาจต้องเสียค่าปรับจากลูกค้าของคุณด้วย ลองใช้แนวคิดง่ายๆ เหล่านี้:

1. เทคโนโลยีต่ำ: คุณสามารถใช้โทรศัพท์ อีเมล พีซี หรืออะไรก็ได้ที่มีฟังก์ชันปฏิทิน เพื่อบันทึกกำหนดเวลาด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาเตือนเพียงพอสำหรับคุณในการดำเนินการตามการแจ้งเตือนอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ระบบ: ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้อหรือการดำเนินงานของคุณมีฟังก์ชันการแจ้งเตือนปฏิทินหรือกำหนดเวลาบางประเภทหรือไม่ แล้วใช้งานฟังก์ชั้นนั้น

การรู้สึกถึงความกดดันในตอนนี้อาจทำให้คุณมั่นใจว่าการปรับปรุงระบบของคุณสามารถรอได้ ฉันขอคิดต่าง: ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดที่จะทำ เพื่อที่คุณจะได้ไม่สูญเสียการควบคุมคำสั่งซื้อของคุณ และให้ลูกค้าของคุณมีความสุข

สุขสันต์วันคริสต์มาสก่อน!

เกี่ยวกับอันทอน อูสธุยเซ่น

Anton เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการค้าของ QuickEasy Software ซึ่งเป็นระบบการจัดการแบบครบวงจรที่ช่วยให้ผู้ผลิตและ SME มีความชัดเจนและสามารถควบคุมธุรกิจของตนได้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นบัญชี คำสั่งซื้อ สต็อก และการผลิต QuickEasy ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองเคปทาวน์ โจฮันเนสเบิร์ก และเดอร์บัน กำลังได้รับส่วนแบ่งตลาดหลักอย่างรวดเร็วในกลุ่ม SME