บล็อก QuickEasy
ธุรกิจการผลิตของคุณจะรับมือกับความวุ่นวายช่วงก่อนคริสต์มาสได้อย่างไร
ธุรกิจการผลิตกำลังเตรียมรับมือกับคำสั่งซื้อที่หลั่งไหลเข้ามาช่วงก่อนคริสต์มาสด้วยความกังวลใจอยู่หรือเปล่า? Anton Oosthuizen จาก QuickEasy Software ตอบคำถามของผู้ผลิตเกี่ยวกับวิธีรับมือกับช่วงเทศกาลที่วุ่นวายนี้โดยไม่พลาดสิ่งใดไป
ถาม: ช่วงก่อนคริสต์มาส ธุรกิจของผมมีปัญหาในการติดตามต้นทุนและคำสั่งซื้อ ผมจะควบคุมทุกอย่างให้ราบรื่นได้อย่างไร?
ตอบ: อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดต่อการควบคุมคือความชัดเจน หากคุณขาดความชัดเจนในการดำเนินงานภายในของธุรกิจ คุณก็ไม่มีการควบคุมเลย คุณรู้หรือไม่ว่ามีงานใดอยู่ในคิว ต้นทุนการดำเนินงานของแต่ละงาน — อุปกรณ์ พนักงาน เวลา และวัสดุ — และกำหนดส่งงานใดที่ใกล้เข้ามา?
- ซอฟต์แวร์: แม้ว่าสเปรดชีตจะเป็นวิธีที่เข้าถึงง่ายและประหยัดที่สุดในการบันทึกงานหรือคำสั่งซื้อ แต่ก็เปิดช่องให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงและเปราะบาง เพราะพูดง่าย ๆ ก็คือมันไม่เชื่อมต่อกับสเปรดชีตหรือระบบจัดการคำสั่งซื้ออื่น ๆ ของคุณ นอกจากนี้ สูตรที่ซับซ้อนในสเปรดชีตเหล่านี้ยังทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์และการบันทึกซ้ำซ้อน อย่ายอมเสียความแม่นยำและประสิทธิภาพเพื่อพยายามลดต้นทุน สิ่งที่ผู้ผลิตต้องการอย่างแท้จริงคือระบบที่เชื่อมโยงทุกกระบวนการในวงจรการดำเนินงาน คุณอาจพบว่าแพ็กเกจเหล่านี้มีประโยชน์:
- ราคาประหยัด: เราชื่นชอบ FNB's Instant Accounting เป็นตัวเลือกซอฟต์แวร์บัญชีราคาประหยัด นอกจากนี้ยังมีแพ็กเกจสเปรดชีตอีกมากมายสำหรับการจัดการสต็อกและคำสั่งซื้อแบบแมนนวล
- งบประมาณสูง: มีซอฟต์แวร์ระดับองค์กรที่พัฒนาตามความต้องการของลูกค้าที่มีชื่อเสียงอยู่บ้าง ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนของคุณพุ่งสูงถึงหลักแสนต่อเดือน แต่กลับมีความยืดหยุ่นและฟังก์ชันที่จำกัดอย่างน่าประหลาดใจเมื่อเทียบกับราคา
- คุ้มค่า: QuickEasy Business Operating Software (BOS) มีราคาที่เอื้อมถึงได้และเชื่อมโยงวงจรการขายเข้ากับคำสั่งซื้อ การผลิต สต็อก และบัญชีอย่างเต็มรูปแบบ
ถาม: การบันทึกคำสั่งซื้อผิดพลาดเป็นหนึ่งในปัญหาปวดหัวที่สุดของธุรกิจ มีกลยุทธ์ใดบ้างที่ผมสามารถนำไปใช้เพื่อลดความผิดพลาดของมนุษย์?
ตอบ: ไม่ว่าระบบการดำเนินงานของคุณจะแข็งแกร่งหรือมีประสิทธิภาพเพียงใด หากข้อมูลที่บันทึกไม่ถูกต้อง คำสั่งซื้อของคุณก็มีความเสี่ยง นี่คือแนวคิดบางส่วนที่จะช่วยได้:
- ลงทุนในทีมงาน: มีคำกล่าวว่าทีมงานของคุณคือสินค้าที่ดีที่สุด และเป็นจริงในกรณีนี้ แม้ทีมงานของคุณจะช่ำชองและมีประสบการณ์ แต่คนก็อาจลืมหรือขี้เกียจได้ จึงควรลงทุนเวลาอันมีค่าของคุณกับทีมงาน และทบทวนขั้นตอนและนโยบายการบันทึกคำสั่งซื้อในทุกระบบซอฟต์แวร์ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่บันทึกนั้นถูกต้องและใช้งานได้
- จุดบันทึกข้อมูลเดียว: ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือการลงทุนในระบบที่ต้องการจุดบันทึกข้อมูลเพียงจุดเดียว เราชื่นชอบ QuickEasy BOS สำหรับเรื่องนี้อีกครั้ง เพราะมันนำใบเสนอราคาที่บันทึกไว้มาแปลงเป็นคำสั่งซื้อ แล้วแปลงต่อเป็นใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดชั่วโมงทำงานและขจัดความผิดพลาดของมนุษย์ อีกทั้งยังใช้งานง่ายจนแม้แต่พนักงานต้อนรับก็สามารถใช้งานได้
ถาม: คำสั่งซื้อหลั่งไหลเข้ามา แต่เราอาจไม่มีกำลังการผลิตเพียงพอที่จะรองรับ เราจะยังส่งมอบให้ลูกค้าได้อย่างไร?
ตอบ: เมื่อคำสั่งซื้อของคุณหลั่งไหลเข้ามาอย่างมากมาย คุณอาจต้องพิจารณากำลังการผลิตของคุณใหม่ ซึ่งคุณจะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการมองการณ์ไกลที่เหมาะสมผ่านซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงบัญชี คำสั่งซื้อ กำหนดส่ง และสต็อกเข้าด้วยกัน เพื่อตอบสนองความต้องการการผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้ ลองพิจารณาสิ่งเหล่านี้:
- พิจารณาเอาต์ซอร์สภาระงานบางส่วนให้ผู้ผลิตรายอื่น
- เปลี่ยนไปใช้รอบกะทำงาน 24 ชั่วโมง โดยเพิ่มกะเพื่อรองรับความต้องการ
- หากจำเป็น ลองดูว่าสามารถเจรจากำหนดส่งใหม่เพื่อสร้างพื้นที่หายใจได้หรือไม่
ถาม: เราถูกปรับอย่างหนักหากพลาดกำหนดส่งหรือส่งมอบล่าช้า ผมจะมั่นใจได้อย่างไรว่าจะไม่พลาดกำหนดส่งโดยไม่รู้ตัวและมีเวลาเตือนล่วงหน้าเพียงพอ?
ตอบ: การไม่รู้ตัวว่ากำหนดส่งใกล้เข้ามาอาจแย่ยิ่งกว่าการไม่มีกำลังการผลิตเพียงพอตั้งแต่แรกเสียอีก คุณกำลังโยนเงินทิ้งไปตรง ๆ เพราะนอกจากจะไม่ได้กำไรจากคำสั่งซื้อที่พลาดไปแล้ว คุณยังอาจถูกลูกค้าเรียกเก็บค่าปรับอีกด้วย ลองใช้แนวคิดง่าย ๆ เหล่านี้:
- เทคโนโลยีพื้นฐาน: คุณสามารถใช้โทรศัพท์ อีเมล คอมพิวเตอร์ หรืออะไรก็ตามที่มีฟังก์ชันปฏิทิน เพื่อบันทึกกำหนดส่งด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาเตือนล่วงหน้าเพียงพอให้คุณดำเนินการตามการแจ้งเตือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบบ: ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์จัดการคำสั่งซื้อหรือการดำเนินงานของคุณมีฟังก์ชันปฏิทินหรือการแจ้งเตือนกำหนดส่งหรือไม่ และใช้งานมัน
แม้ตอนนี้จะรู้สึกกดดันจนคิดว่าการปรับปรุงระบบรอได้ แต่ผมขอแย้ง: ตอนนี้แหละคือเวลาที่ดีที่สุดที่จะลงมือทำ เพื่อไม่ให้คุณเสียการควบคุมคำสั่งซื้อ และรักษาความพึงพอใจของลูกค้าไว้
สุขสันต์ก่อนคริสต์มาส!
เกี่ยวกับ Anton Oosthuizen
Anton ดำรงตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายพาณิชย์ที่ QuickEasy Software ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการที่เชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ ที่มอบความชัดเจนและการควบคุมให้ผู้ผลิตและ SME ครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจ ทั้งบัญชี คำสั่งซื้อ สต็อก และการผลิต QuickEasy มีสำนักงานอยู่ที่เคปทาวน์ โจฮันเนสเบิร์ก และเดอร์บัน และกำลังขยายส่วนแบ่งตลาดในกลุ่ม SME อย่างรวดเร็ว