เหตุใด SMEs จึงนำโซลูชัน ERP ไปใช้ จะต้องทำอย่างไรด้วยตนเอง
แม้ว่า ระบบปฏิบัติการธุรกิจ (BOS) หรือระบบ การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เคยเรียกกันว่า ครั้งหนึ่งเคยถูกมองว่าเป็นโซลูชันทางธุรกิจสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่า SME มีความคิดแตกต่างเกี่ยวกับ ERP
กลยุทธ์ ERP หรือ BOS ที่นำไปใช้อย่างเหมาะสม ช่วยให้ SMEs สามารถดำเนินกิจการในฐานะบริษัทขนาดเล็กได้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยยกระดับสนามแข่งขันอย่างมีประสิทธิผล และช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันร่วมกับบริษัทที่ใหญ่กว่าได้
ในการสำรวจที่ดำเนินการเมื่อเร็วๆ นี้กับผู้ตอบแบบสอบถามมากกว่า 300 รายใน SMEs พบว่า 77% ของพวกเขาได้ใช้โซลูชัน BOS แล้ว แท้จริงแล้ว สำหรับ SMEs เหล่านั้นที่ยังไม่ได้ใช้ ERP เหตุผลหลักที่พวกเขาระบุว่าจะทำให้พวกเขาทำเช่นนั้นคือ รองรับการเติบโตแบบก้าวกระโดด (39%) และตัวเลือกที่มีต้นทุนต่ำอย่างกะทันหัน (39%)
9 เหตุผลที่ SMEs ใช้ ERP เป็นกลยุทธ์ BOS
- จัดการการเติบโต – แรงผลักดันหลักสำหรับ BOS ที่ถูกนำมาใช้ใน SMEs คือความจำเป็นในการจัดการความคาดหวังในการเติบโต เนื่องจากเศรษฐกิจฟื้นตัวอย่างช้าๆ SMEs ตระหนักดีว่าการเติบโตที่ไม่ได้รับการสนับสนุนจากระบบปะติดปะต่ออาจส่งผลให้เกิดความล้มเหลวทางธุรกิจ
- ลดต้นทุน – ยิ่งไปกว่านั้น BOS ยังเป็นแหล่งของการประหยัดต้นทุนและการปรับปรุงการปฏิบัติงาน เมื่อนำโซลูชัน BOS ไปใช้แล้ว จะช่วยให้ SMEs ติดตามการเติบโต มองเห็นปัญหาคอขวด ดูผลกำไรและขาดทุน จัดการสินค้าคงคลัง ขณะเดียวกันก็ดำเนินการได้ราบรื่นขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และจัดการพนักงานได้ดีขึ้น
- ทำธุรกิจด้วยได้ง่ายขึ้น – หาก SMEs ต้องการเติบโต พวกเขาจำเป็นต้องเผชิญหน้ากับการแข่งขันแบบเผชิญหน้า และสร้างตนเองให้เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมในตลาดเป้าหมาย วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการปรับปรุงจุดยืนของตนในหมู่ลูกค้า นอกจากนี้ SMEs ยังรู้สึกกดดันที่จะต้องทำธุรกิจด้วยได้ง่ายขึ้น และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม BOS ช่วยให้ SMEs ดำเนินธุรกิจได้เข้มงวดยิ่งขึ้น และมอบข้อมูลที่ถูกต้องแก่ลูกค้า และการบริการลูกค้าที่มีความหมาย
- มีหลายสถานที่ – เมื่อ SMEs เติบโตขึ้น พวกเขามักจะเพิ่มสถานที่ปฏิบัติงานเพิ่มเติม BOS ช่วยให้องค์กรเหล่านี้สื่อสารระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจมองเห็นการดำเนินงานประจำวันของสถานที่ที่หลากหลายทางภูมิศาสตร์เหล่านี้
- รับข้อมูลเชิงลึกด้านการบริหารจัดการ – คำกล่าวที่ว่า ‘คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณวัดไม่ได้’ – และในกรณีของ SME นี่เป็นเรื่องจริงอย่างยิ่ง หากไม่มีการมองเห็นธุรกิจ ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขหลักสูตรหรือระบุจุดที่ธุรกิจมีประสิทธิภาพต่ำกว่า ด้วย BOS เหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ (คอขวดในการผลิต ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน การขาดแคลนสต็อก ฯลฯ) จะถูกค้นพบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตอบสนองก่อนที่จะเกิดผลกระทบด้านลบ
- บูรณาการมากกว่าหลายจุด – เนื่องจาก BOS ได้รับการออกแบบมาเพื่อเป็นระบบบันทึกขององค์กร SMEs จึงชอบระบบบูรณาการ (ออลอินวัน) มากกว่าโซลูชันเสริมแบบแพตช์เวิร์ค อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือ BOS จะต้องสามารถรวมเข้ากับระบบอื่นๆ ได้ เช่น นำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารเพื่อการบัญชี
- ความง่ายและรวดเร็วในการนำไปใช้ – ธุรกิจที่กำลังเติบโตไม่สามารถปล่อยให้ระบบหยุดทำงานเป็นเวลานานในระหว่างการใช้ BOS คุณต้องติดตั้งระบบอย่างรวดเร็ว แต่ควรระมัดระวังเรื่องความเร็ว เนื่องจาก BOS เป็นรากฐานสำหรับการสร้างองค์กร พื้นฐานดังกล่าวจึงต้องมีเสถียรภาพ แม้ว่าจะดำเนินการอย่างรวดเร็วก็ตาม
- การเข้าถึง BOS จากอุปกรณ์มือถือ – โฮสติ้งบนคลาวด์ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้สำหรับอุปกรณ์ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ต
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติ – BOS แจ้งผู้มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจทันทีที่เกิดขึ้น หากผู้จัดการดำเนินการกับข้อมูลที่ล้าสมัย แผนงานต่างๆ จะไม่เหมาะสมอย่างยิ่งกับสถานการณ์ปัจจุบัน ระบุและหยุดปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา
ข้อควรพิจารณาเหล่านี้ครอบคลุมมากกว่าต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ และควรพิจารณาอย่างรอบคอบเมื่อเลือก ERP
9 ขั้นตอนสำหรับ SME ของคุณในการนำ EPR หรือ BOS ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จอย่างล้นหลาม
การนำระบบใหม่ไปใช้จำเป็นต้องมีการจัดการการเปลี่ยนแปลง การวางแผน และการยอมรับข้อเท็จจริงที่ว่ามันจะทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก แม้ว่าจะเป็นเพียงช่วงสั้นๆ ขณะที่ทีมปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ก็ตาม
การเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการนี้จะรับประกันความสำเร็จ นี่คือวิธีการ
- ตระหนักถึงข้อจำกัดด้านต้นทุนและเวลา – แม้ว่าจะมีโซลูชัน BOS ที่คุ้มค่า แต่การใช้งานควรถูกมองว่าเป็นโครงการที่แยกจากกันโดยมีต้นทุนและกรอบเวลาของตัวเอง
- เปรียบเทียบการดำเนินงานปัจจุบันเพื่อรับเกณฑ์มาตรฐานในการวัดความคืบหน้า – ทำความเข้าใจและกำหนดกระบวนการสถานะปัจจุบันและอนาคตของคุณก่อนที่จะปรับใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ พยายามใช้การตั้งค่าและเทมเพลตที่ได้รับจากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ให้มากที่สุดเพื่อปรับแต่งตรรกะทางธุรกิจให้ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจที่คุณต้องการ
- กำหนดมาตรฐานธุรกิจ กระบวนการ และเทคโนโลยี – BOS ช่วยในการบังคับใช้มาตรฐานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในธุรกิจใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และองค์กรกำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
- รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง – การขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอาจนำไปสู่การละทิ้งโครงการ หรือการรวมระบบเข้ากับธุรกิจอย่างไม่กระตือรือร้น หารือเกี่ยวกับ กลยุทธ์ BOS และประโยชน์ของการดำเนินการ อย่างชัดเจน
- ใช้ตัวแทนหรือที่ปรึกษา BOS สำหรับการนำ BOS ไปใช้ – SMEs ส่วนใหญ่เชื่อว่านี่เป็นตัวเลือกที่มีราคาแพงกว่าการดำเนินการด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม กรณีนี้จะไม่ได้เกิดขึ้นในระยะยาว ตัวแทนธุรกิจไม่เพียงแต่จะจัดการการใช้งานระบบเท่านั้น แต่ยังจะตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินงานทางธุรกิจ และอาจมองเห็นจุดอ่อนที่ไม่มีใครสังเกตเห็น และกำลังกัดกร่อนการเติบโตของธุรกิจ
- ทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ปลายทาง – มักพบกับการต่อต้านของผู้ใช้ปลายทางเนื่องจากความกลัวที่คนส่วนใหญ่มีต่อเทคโนโลยีใหม่ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับเรื่องนี้คือการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนทั่วทั้งองค์กร และให้พนักงานมีส่วนร่วมในการออกแบบและ กระบวนการ UAT
- มอบหมายบทบาทงานหรือกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล โดยเฉพาะ ข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อถูกต้องเท่านั้น ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือล้าสมัยนำไปสู่ความล้มเหลวของกระบวนการ ประสิทธิภาพต่ำ และผลผลิตต่ำ
- วัดประโยชน์จากการนำ BOS ไปใช้ – SMEs มีแนวโน้มเกือบสองเท่าในการวัดประสิทธิภาพที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งได้รับผลกระทบจาก BOS อย่างเหมาะสม คุณต้องแน่ใจว่ากระบวนการนี้คุ้มค่า จากตัวเลขเกณฑ์มาตรฐานของคุณก่อนการติดตั้ง เมื่อความท้าทายเบื้องต้นหรือ “ปัญหาการงอกของฟัน” ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้รับการแก้ไขและจัดการแล้ว ประโยชน์ต่างๆ มักจะเห็นได้ค่อนข้างรวดเร็ว
- สอนและดำเนินการต่อไปหลังจากการนำไปใช้ – เมื่อนำไปใช้แล้ว ให้ลงทุนเวลาในการฝึกอบรมทีมที่มีอยู่ของคุณ และรวมการฝึกอบรม BOS เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมปฐมนิเทศสำหรับสมาชิกพนักงานใหม่ หากมีการอัปเดตรวมอยู่ในโซลูชัน BOS ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานใหม่
