การบัญชีแบบบูรณาการสำหรับบริษัทโรงพิมพ์

แนวทาง “ระบบเดียว” เพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเพิ่มผลกำไรสูงสุดได้อย่างไร

ในโลกของการพิมพ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและแข่งขันกัน ประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญ อย่างไรก็ตาม บริษัทการพิมพ์หลายแห่งในแอฟริกาใต้ยังคงใช้ระบบที่แตกต่างกันสำหรับกระบวนการทางบัญชี การประมาณการ และการผลิต แม้ว่าแนวทางนี้อาจไม่มีใครสังเกตเห็นได้ค่อนข้างชัดเจนท่ามกลางความกดดันในแต่ละวันของธุรกิจการพิมพ์ที่ยุ่งวุ่นวาย แต่ก็ก่อให้เกิดความท้าทายและข้อจำกัดที่สำคัญ ซึ่งอาจขัดขวางการเติบโตและความสามารถในการทำกำไรในท้ายที่สุด

ภูมิทัศน์ปัจจุบันของบริษัทการพิมพ์ของ SA

มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นที่บริษัทการพิมพ์ในแอฟริกาใต้ เปลี่ยนการดำเนินงานเป็นดิจิทัล ด้วย โซลูชัน ERP แบบครบวงจร เช่น QuickEasy BOS อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงพึ่งพาระบบที่แยกจากกันสำหรับการบัญชีและการประมาณค่าหรือกระบวนการผลิต

มีสาเหตุหลายประการที่เป็นเช่นนี้

  1. Legacy Systems : บริษัทการพิมพ์บางแห่งใช้ระบบที่แยกจากกันมานานหลายปี และอาจลังเลที่จะเปลี่ยนไปใช้โซลูชันแบบรวม เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายและการหยุดชะงักในการเปลี่ยนแปลง
  2. ความต้องการพิเศษด้านบัญชี : บริษัทการพิมพ์มักจะมีข้อกำหนดทางบัญชีเฉพาะ เช่น การคิดต้นทุนงาน การติดตามสินค้าคงคลังสำหรับวัสดุสิ้นเปลือง และจัดการโครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อน โมเดลการบัญชีของระบบ ERP ที่มีจำหน่ายทั่วไปอาจไม่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์
  3. การเลือกโซลูชันที่ดีที่สุด : บริษัทบางแห่งนิยมใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับการดำเนินงานแต่ละด้าน โดยเชื่อว่าซอฟต์แวร์นี้จะมอบฟังก์ชันการทำงานที่ปรับแต่งให้เหมาะสมและประสิทธิภาพที่ดีกว่าโซลูชันแบบรวม

ความเสี่ยงและต้นทุนของระบบที่แตกต่างกัน

ทางเลือกในการดำเนินธุรกิจที่มีหลายระบบมักไม่ใช่ทางเลือกเชิงกลยุทธ์ อย่างไรก็ตาม เป็นความจริงที่ต้องได้รับการยอมรับและแก้ไข เนื่องจากแนวทางนี้ทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยง

  1. ช่องโหว่ของระบบ : การบำรุงรักษาระบบที่แยกจากกันจะเพิ่มความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลและการโจมตีทางไซเบอร์ แต่ละระบบแสดงถึงจุดเริ่มต้นที่เป็นไปได้สำหรับผู้ไม่ประสงค์ดี และการจัดการโปรโตคอลความปลอดภัยหลายรายการอาจซับซ้อนและใช้เวลานาน
  2. ความเสี่ยงด้านความเข้ากันได้ในการอัพเกรด : การอัพเกรดระบบหนึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาความเข้ากันได้กับอีกระบบหนึ่ง ส่งผลให้เกิดการหยุดทำงาน ข้อมูลสูญหาย หรือการแก้ไขปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูง
  3. ภาระทางการเงิน : ระบบที่แยกจากกันมักจะมาพร้อมกับค่าธรรมเนียมใบอนุญาต ค่าบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดแยกต่างหาก ต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เหล่านี้สามารถเพิ่มและทำให้งบประมาณของบริษัทตึงเครียดได้อย่างรวดเร็ว
  4. การป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน : การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบด้วยตนเองไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดอีกด้วย ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถนำไปสู่รายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ล่าช้า และลูกค้าไม่พอใจ
  5. การไม่ติดต่อสื่อสาร : ระบบที่แตกต่างกันมักจะขาดการบูรณาการที่ราบรื่น ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงเนื่องจากข้อมูลที่กระจัดกระจาย ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจถูกระบุว่าเป็นผู้ชำระเงินล่าช้าในระบบการเงิน แต่ซอฟต์แวร์ CRM ไม่มีข้อมูลดังกล่าว สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การขายที่ไม่ทำกำไรและคำสั่งงานที่จะกินส่วนต่างกำไรของคุณ

อย่างไรก็ตาม มีข้อดีหลายประการในการใช้ ระบบ ERP แบบครบวงจร เช่น QuickEasy BOS สำหรับทั้งการทำบัญชีและการประมาณค่า/การผลิต

พลังของระบบเดียว

QuickEasy BOS เป็น โซลูชัน ERP ที่ครอบคลุม ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์ โดยผสานรวมการบัญชี การประมาณค่า การผลิต และฟังก์ชันที่สำคัญอื่นๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียวได้อย่างราบรื่น

การบูรณาการนี้ให้ประโยชน์มากมายที่สามารถปรับปรุงการดำเนินงานของบริษัทการพิมพ์ได้

ERP สำหรับการผลิต
  1. โมเดลรวม : โเดลทั้งหมด ตั้งแต่การขายไปจนถึงการบัญชี เป็นส่วนหนึ่งของระบบเดียวกัน บูรณาการอย่างแท้จริง ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องซื้อโมเดลเพิ่มเติมในภายหลัง ระบบเดียวหมายความว่าการสมัครใช้งานจะทำให้โมเดลเหล่านี้ทั้งหมดพร้อมใช้งาน
  2. การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ได้รับการปรับปรุง : ระบบเดียวทำให้การจัดการความปลอดภัยง่ายขึ้น ลดช่องโหว่ของข้อมูล และปกป้องข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานที่ละเอียดอ่อน
  3. ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ : QuickEasy BOS เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูล ขจัดปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน และลดการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อน
  4. ประหยัดต้นทุน : QuickEasy BOS ไม่จำเป็นต้องใช้ใบอนุญาตและค่าบำรุงรักษาหลายใบ จึงช่วยลดต้นทุนด้านไอที และเพิ่มทรัพยากรสำหรับการลงทุนเชิงกลยุทธ์อื่นๆ
  5. ผู้ดูแลระบบที่มีกำไร : กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ถึงบันทึกทางการเงินที่รวดเร็ว ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ที่ตรงเวลา และความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น
  6. ความเสี่ยงน้อยลง ผลกำไรมากขึ้น : QuickEasy BOS อำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบเรียลไทม์และการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ นำไปสู่การตัดสินใจที่แม่นยำและลดความเสี่ยงที่ดีขึ้น
  7. ปรับปรุงประสิทธิภาพ : กระบวนการผู้ดูแลระบบอัตโนมัติช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการกระทบยอดระหว่างระบบ ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด
  8. ทัศนวิสัยที่ดีขึ้น : ระบบบูรณาการช่วยให้มีมุมมองที่ครอบคลุมมากขึ้นเกี่ยวกับการเงินและการดำเนินงานของบริษัท ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น
  9. ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว : การรวมระบบเหล่านี้สามารถปรับปรุงกระบวนการต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การคิดต้นทุนงาน และการจัดการสินค้าคงคลัง ทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพและสร้างผลกำไรมากขึ้น

การจัดการทางการเงิน: หัวใจของ QuickEasy BOS

โมเดลการจัดการทางการเงินอันทรงพลังของ QuickEasy BOS ช่วยให้บริษัทการพิมพ์มีเครื่องมือที่ครอบคลุมเพื่อควบคุมต้นทุน ปรับราคาให้เหมาะสม และเพิ่มผลกำไรสูงสุด คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ :

โมเดลทางการเงินของ QuickEasy ทำงานอย่างไร

มาดูกันว่าฟังก์ชันของ QuickEasy สามารถเปลี่ยนเกมสำหรับบริษัทการพิมพ์ในแอฟริกาใต้ได้อย่างไร

  • แผงควบคุมทางการเงิน : คุณจะได้รับการนำเสนอภาพธุรกิจของคุณแบบเรียลไทม์ ช่วยให้เข้าใจสถานะทางการเงินได้อย่างรวดเร็วและวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ทันที
  • ดูข้อผิดพลาดทางบัญชีก่อนดูรายงาน : ด้วยการระบุข้อผิดพลาด การยกเว้น และความคลาดเคลื่อนล่วงหน้า คุณจะได้รับการรายงานทางการเงินที่แม่นยำ
  • เพิ่มหมายเหตุประกอบงบการเงิน : ข้อมูลตามบริบทและการอ้างอิงทำให้งบการเงินมีความชัดเจนมากขึ้นสำหรับผู้ถือผลประโยชน์
  • ถามคำถามเกี่ยวกับธุรกรรมและแก้ไขด้วยการตอบสนองที่ควบคุม : ฟังก์ชันส่วนให้บริการ QuickEasy เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารภายในสำหรับการแก้ไขข้อสงสัยทางบัญชี ซึ่งหมายความว่า คุณจะมีประวัติของผู้รับมอบหมาย ความคิดเห็น ความละเอียด การยกระดับ และการอนุมัติที่ตรวจสอบได้ ทั้งหมดในที่เดียว
  • การจัดการงบประมาณ : การดูงบประมาณหลายรายการจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายงบประมาณ ช่วยให้สามารถควบคุมการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • เปอร์เซ็นต์ของรายได้และเปอร์เซ็นต์การดูที่เปลี่ยนแปลง : การทำความเข้าใจแหล่งรายได้และแนวโน้มจะช่วยส่งเสริมการวางแผนและการคาดการณ์ที่ดีขึ้น
  • ส่งออกเป็น Excel, PDF ฯลฯ สำหรับรายงาน : คุณสามารถดาวน์โหลดและแชร์รายงานและการคาดการณ์ของคุณในรูปแบบใดก็ตามที่คุณหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องการโดยตรงจาก QuickEasy ERP
  • การแจ้งเตือนรายวัน : อีเมลอัตโนมัติจาก QuickEasy ERP จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ คำเตือนเกี่ยวกับงบประมาณ คำขอธุรกรรม และอื่นๆ
  • True Integrated System : ด้วยทุกสิ่งที่จัดเก็บไว้ในระบบที่ปลอดภัยเพียงระบบเดียว QuickEasy ช่วยลดความยุ่งยากที่เกี่ยวข้องกับใบอนุญาต การอัพเกรด และการอนุญาตผู้ใช้หลายใบ

นอกเหนือจากการบัญชี: ประโยชน์การดำเนินงานและการจัดการ

QuickEasy BOS ขยายผลประโยชน์ที่นอกเหนือไปจากการบัญชี และช่วยให้บริษัทการพิมพ์สามารถ:

อัปเกรดเป็นระบบเดียววันนี้

บริษัทการพิมพ์ไม่สามารถยอมรับข้อจำกัดและความเสี่ยงของระบบที่แตกต่างกันได้ QuickEasy BOS นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมและบูรณาการซึ่งเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน เสริมสร้างการจัดการทางการเงิน และขับเคลื่อนการเติบโต ถึงเวลาอัปเกรดวันนี้เพื่อรับผลประโยชน์เต็มที่ตามที่ทีมและธุรกิจของคุณต้องการ

สอบถามวันนี้