การแปลงการจัดส่งเป็นดิจิทัลผ่าน ERP

โดย อันตอน อูสธุยเซน

การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลของบริษัทการผลิตและวิศวกรรมยังคงดำเนินต่อไป แม้ว่าบันทึกการส่งมอบในรูปแบบดิจิทัลและดิจิทัลจะไม่ใช่ข่าวด่วน แต่สิ่งที่ฉันพบก็คือ แม้ว่าผู้นำธุรกิจจำนวนมากจะเห็นด้วยกับแนวคิดนี้อย่างเต็มที่ แต่ก็มีคนไม่มากนักที่ยังไม่ชัดเจนว่าพวกเขาจะสามารถยอมรับสิ่งนี้ในที่ทำงานได้อย่างไร ไม่มีความชัดเจนมากนักเกี่ยวกับถึงปฏิกิริยาลูกโซ่ที่อาจเกิดขึ้นกับด้านอื่น ๆ

ตามที่ Joe Terino จาก Bain กล่าว “การแปลงเป็นดิจิทัลจะส่งผลกระทบต่อห่วงโซ่อุปทานที่ไอน้ำและไฟฟ้ามีต่อการผลิต”

คำพูดที่กล้าหาญแต่ยังไม่บรรลุผลเต็มที่ เกือบ 30 ปีหลังจากการเกิดขึ้นของอินเทอร์เน็ตในฐานะเครื่องมือทางธุรกิจ และการจัดการห่วงโซ่อุปทาน บริษัทข้ามชาติส่วนใหญ่ยังคงมองย้อนกลับไปอย่างน่าประหลาดใจ และฉันกล้าพูดได้เลยว่ามันเชื่องช้า

ความท้าทายมากมายของระบบแบบแมนนวลที่ใช้กระดาษ

องค์กรจำนวนมากต้องเผชิญกับภาระกับระบบเดิมที่ล้าสมัยซึ่งสร้างขึ้นเป็นพิเศษเมื่อหลายสิบปีก่อน และไม่สามารถตามทันกระแสและความต้องการของอุตสาหกรรมสมัยใหม่ได้

จากการศึกษาแบบ Parsable ที่เผยแพร่ในเดือนมีนาคม 2021 พบว่า 79% ของพนักงานในโรงงานยังคงใช้เอกสารประกอบและรายการตรวจสอบที่ใช้กระดาษ เพื่อติดตามงานและสื่อสารกับทีม

เรากำลังพูดถึงองค์กรมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ที่ยังคงทำงานกับสเปรดชีต กระดาษ และระบบไซลด์หรือแพตช์เวิร์คที่ไม่สามารถสื่อสารระหว่างกัน

อุปสรรคที่พบเจอ นี่คือบ้านที่โครงสร้างเหมือนการก่อไพ่ที่พร้อมจะล้มได้ตลอดเวลา ระบบแบบแมนนวลทำสิ่งที่ตรงกันข้ามกับที่ตั้งใจจะทำ แทนที่จะช่วยคุณสร้างธุรกิจที่ทำกำไร สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอุปสรรค์ที่ใหญ่ที่สุดของคุณ

ต่อไปนี้คือความท้าทายบางประการที่ระบบที่ใช้กระดาษสร้างขึ้น

ขาดความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กรในการปกป้องข้อมูลและทรัพย์สินข้อมูลอื่น ๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาด ธุรกิจต่างๆ เผชิญกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลหลายประการเกี่ยวกับเอกสารที่เป็นกระดาษ เนื่องจากเอกสารเหล่านั้นอาจสูญหาย เสียหาย หรือจัดการในทางที่ผิดได้ง่าย ในขณะที่ข้อมูลดิจิทัลสามารถเข้ารหัสและจัดเก็บอย่างปลอดภัยบนคลาวด์หรือบนเซิร์ฟเวอร์ที่มีการป้องกันไฟร์วอลล์

ไวต่อความเสียหายและการสูญเสีย

เอกสารสูญหายได้ง่าย ส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า หรือแย่กว่านั้นคือถูกเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากคุณ

ในกรณีเกิดเพลิงไหม้หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายได้ เนื่องจากเอกสารที่จัดทำด้วยตนเองอาจเสียหาย สูญหาย วางผิดที่ หรือถูกขโมยได้ง่าย เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษหายไป จะไม่มีทางได้รับข้อมูลนั้นกลับคืนมา

การขนส่งเอกสาร

การขนส่งเอกสารในระบบกระดาษมีขนาดใหญ่ ซับซ้อน ช้า สูญหายได้ง่าย และไม่มีประสิทธิภาพ เมื่อแปลงเป็นดิจิทัล คุณเพียงแค่สร้างเอกสาร ดาวน์โหลดในรูปแบบดิจิทัล สแกนและโต้ตอบกับเอกสาร เพิ่มไฟล์แนบในอีเมล หรืออัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ และส่งข้อมูลได้ทันที

การแก้ไขมีจำกัดและเวอร์ชันการควบคุม

การเปลี่ยนแปลงเอกสารที่ใช้กระดาษหมายความว่าคุณต้องเขียนเอกสารใหม่ทั้งหมดหรือมีเอกสารหลายเวอร์ชันที่ทำให้สับสนได้ สิ่งนี้ทำให้บริษัทมีความเสี่ยง การฉ้อโกง การจัดการที่ผิดพลาด และประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ดี

ต้นทุนการดูแลระบบและประสิทธิภาพการทำงาน

ต้นทุนทางตรงและทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการและระบบที่ใช้กระดาษถือเป็นข้อเสียเปรียบที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่ง นอกเหนือจากค่ากระดาษ เครื่องพิมพ์ เครื่องเขียน การจัดเก็บ และวัสดุสำนักงานแล้ว ค่าใช้จ่ายจำนวนมากของทีมผู้ดูแลระบบที่ล้นหลามซึ่งจำเป็นในการจัดการสิ่งนี้มักเป็นค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุด ไม่ต้องพูดถึงชั่วโมงการผลิตที่ไม่สามารถกู้คืนได้ ซึ่งสูญเสียไปกับการดูแลระบบด้วยตนเอง การเก็บข้อมูล ข้อผิดพลาดของมนุษย์ การรายงาน และการออกใบแจ้งหนี้

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่แตกหัก

เป็นเรื่องยากมากสำหรับทีมที่จะทำงานร่วมกันภายในสภาพแวดล้อมที่ใช้กระดาษ ฉันกำลังพูดถึงการทำงานร่วมกันหลายแผนกที่ถูกขัดขวางเนื่องจากระบบสื่อสารที่ไม่ติดต่อ ไม่ต้องพูดถึงว่าสิ่งนี้เข้มงวดและน่าหงุดหงิดเพียงใดสำหรับทีมข้ามชาติ การแปลงกระบวนการและผู้ดูแลระบบเป็นดิจิทัลช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้เร็วและง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความรับผิดชอบ ความโปร่งใส ประสิทธิภาพการทำงาน และการติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ

บันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัลช่วยให้การจัดจำหน่ายและการจัดส่งเป็นแบบดิจิทัล

เป็นเพราะความท้าทายเหล่านี้ที่ทำให้ผู้นำด้านการผลิตและองค์กรต่างให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

อันที่จริง การศึกษาล่าสุดที่เผยแพร่โดย Zebra Technologies ระบุว่าผู้ผลิตทั่วยุโรป ตะวันออกกลาง และแอฟริกา ตั้งเป้าที่จะเพิ่มการเปิดตัวเทคโนโลยีใหม่ในปีหน้า ทั้งหมดนี้เพื่อพยายามนำสินค้าออกสู่ตลาดเร็วขึ้น (43%) เพื่อจัดการกับความซับซ้อนของห่วงโซ่อุปทานที่เพิ่มมากขึ้น (41%) และเพื่อปรับปรุงการเชื่อมต่อทั่วทั้งธุรกิจ (40%)

มีการทดลองเทคโนโลยีและวิธีการใหม่ๆ มากมายในหลายอุตสาหกรรม ซึ่งสัญญาว่าจะปรับปรุงวิธีที่พวกเขาวางแผน จัดหา จัดทำ และส่งมอบผลิตภัณฑ์ของตน จากนวัตกรรมเหล่านี้ ห่วงโซ่อุปทานจึงสามารถคาดการณ์ได้ โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข่าวดี? คุณไม่จำเป็นต้องเปิดตัวเทคโนโลยีล้ำสมัย หุ่นยนต์ และฝูงบินโดรนเพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ผู้ผลิตและผู้จัดจำหน่ายในปัจจุบันสามารถใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี และเลือกการพัฒนาที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้วซึ่งพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์ และที่สำคัญกว่านั้นคือมีเสถียรภาพ! แอปพลิเคชันการจัดการคลังสินค้าแบบครบวงจร เช่น ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจที่พูดคุยกับอุปกรณ์สแกนมือถือ การจัดการสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์ขั้นสูง และการบัญชีอัตโนมัติ ทั้งหมดนี้อยู่ในมือของผู้จัดจำหน่ายที่ต้องการใช้ประโยชน์จากการแปลงเป็นดิจิทัล

ความแตกต่างของ ERP

ในขณะที่อุตสาหกรรมเปลี่ยนแปลงตัวเอง การจำหน่ายแบบดิจิทัลก็กลายเป็นชื่อเล่น มีการเปลี่ยนแปลงในการจัดจำหน่ายเนื่องจากอุตสาหกรรม ผู้บริโภค และผลิตภัณฑ์ที่เราเคลื่อนไหวกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น

“การสร้างความแตกต่างไม่ได้เกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายสินค้าอีกต่อไป ทุกคนสามารถทำได้ แต่เกี่ยวกับการสร้างมูลค่า”

การจัดจำหน่ายแบบดิจิทัลก่อให้เกิดคุณค่าด้วยการเปิดใช้ความสามารถต่างๆ เช่น การจัดส่งภายในวันเดียวกัน หรือการส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่ผิดพลาดอย่างราบรื่น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบอัตโนมัติของฟันเฟืองหลายตัวในห่วงโซ่อุปทานในท้ายที่สุดจะให้คุณค่าและนำมาซึ่งผลตอบแทน สิ่งต่างๆ เช่น การลดข้อผิดพลาดในคลังสินค้าผ่านเครื่องสแกนมือถือ เร่งงานของพนักงานผ่านเครื่องมือทางธุรกิจ และประหยัดเวลาของลูกค้าและพนักงานใน back office ด้วยบันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัล

นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ทำให้ผู้ผลิตรายหนึ่งโดดเด่นจากผู้ผลิตรายอื่นๆ ERP ไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ในพื้นที่การผลิต แต่มีการใช้มาหลายทศวรรษแล้ว อย่างไรก็ตาม ERP สมัยใหม่ คือสิ่งที่แยกแกะออกจากแพะ

คล่องตัว ปรับขนาดได้ ปรับแต่งได้ และรวดเร็วตามที่คุณต้องการ โดยนำธุรกิจทั้งหมด – ส่วนหน้าและหลังและการผลิต – มาไว้ในที่เดียวกัน

นอกจากนี้ เมื่อคุณเริ่มป้อนข้อมูลลงในการวิเคราะห์ จะปลดล็อกโลกใหม่ของการวางแผนและการทำนาย บริการใหม่สำหรับลูกค้าได้รับการพัฒนา รวมถึงห่วงโซ่อุปทานแบบเรียลไทม์และ การจัดการสต็อกแบบทันเวลา (Just-In-Time)

การจัดส่งแบบไร้กระดาษที่ผสานรวมกับ BOS ERP

ใบส่งมอบมีความสำคัญสูงสุด เต็มไปด้วยข้อมูลที่สำคัญ เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อผู้รับและผู้ส่ง และที่สำคัญที่สุดคือ ลายเซ็นหรือหลักฐานการรับ

ด้วยเหตุนี้ หลายบริษัทจึงเปลี่ยนมาใช้บันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัลและเลิกใช้กระดาษ นี่ไม่ใช่เรื่องใหม่ สิ่งที่ใหม่คือบันทึกการจัดส่งดิจิทัลรวมเข้ากับ ERP ที่ QuickEasy BOS เราได้จัดทำบันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัลมาระยะหนึ่งแล้ว และได้นำฟังก์ชันการทำงานที่น่าทึ่งมาสู่ผู้ใช้หลายพันคนทั่วโลก

นี่คือวิธีการทำงาน ประการแรก กระบวนการไร้กระดาษตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงใบสั่งงานและการผลิตทั้งหมดรวมอยู่ในระบบ BOS ERP เดียว ซึ่งหมายความว่า ความท้าทายในการใช้กระดาษทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นจะหมดไป พนักงานมีประสิทธิผล สามารถตรวจสอบย้อนกลับผลิตภัณฑ์ได้ และตรงตามกำหนดเวลาการผลิต

เมื่อผลิตภัณฑ์พร้อมสำหรับการจัดส่ง QuickEasy BOS จะดำเนินการดังต่อไปนี้:

• มีการสร้างและสั่งซื้อชุดงานการจัดส่ง
• รายละเอียดลูกค้าและผลิตภัณฑ์จะปรากฏในบันทึกการจัดส่งโดยอัตโนมัติ
• คนขับรู้แน่ชัดว่าจะไปที่ไหนและต้องติดต่อใคร
• ติดตามสินค้าได้ง่าย และสถานะได้รับการอัปเดตเป็น ‘อยู่ระหว่างการขนส่ง’ ในระบบ
• ลูกค้าลงนามในบันทึกการจัดส่งดิจิทัลบนแท็บเล็ตที่เชื่อมต่อ
• สถานะจะเปลี่ยนเป็น ‘จัดส่งแล้ว’ โดยอัตโนมัติ
• คุณสามารถส่งอีเมลบันทึกการจัดส่งไปยังผู้ซื้อโดยตรงได้ในคลิกเดียว หรือคุณสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติว่าการจัดส่งเสร็จสมบูรณ์แล้ว
• เอกสารที่ลงนามทำหน้าที่เป็นหลักฐานในการหลีกเลี่ยงการเรียกร้อง
• การบัญชีสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ทันทีที่ได้รับการแจ้งเตือน
• นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มบันทึกการจัดส่งแบบดิจิทัลลงในใบแจ้งหนี้เพื่อเป็นหลักฐานได้อีกด้วย
• คุณสามารถดาวน์โหลดบันทึกการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบดิจิทัลอื่นๆ เช่น PDF, Word หรือ Excel

ไม่มีกระดาษ เอกสารไม่สูญหาย การสื่อสารไม่ขาดตอน ไม่มีความเสี่ยง การแปลงเป็นดิจิทัลในรูปแบบที่ใช้งานได้จริงและทำได้มากที่สุด

บทสรุป

แม้ว่าโอกาสและประโยชน์ของการแปลงเป็นดิจิทัลผ่าน ERP และบันทึกการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จัดจำหน่ายบางรายยังคงต่อต้านการเปลี่ยนแปลง เหตุผลที่ฉันพบก็คือ การแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่เท่านั้น แต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเปลี่ยนกรอบความคิดและกระบวนการปรับปรุง สิ่งนี้อาจรู้สึกไม่ปลอดภัยและไม่คุ้นเคย

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าผลิตภัณฑ์บางอย่างขับเคลื่อนด้วยอัตราการดำเนินการและปริมาณ และมุ่งเน้นไปที่ความกว้าง ในขณะที่ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ต้องการความมุ่งมั่นจากผู้จัดจำหน่ายและผู้ค้าปลีก การแปลงเป็นดิจิทัลประเภทนี้ต้องการมากกว่าเทคโนโลยี ต้องการ พันธมิตรด้านการดำเนินงานที่มีประสบการณ์ ซึ่งเข้าใจธุรกิจอุตสาหกรรมของคุณ ที่สามารถให้คำแนะนำและการสนับสนุนเวลาที่ต้องเจอกับอุปสรรคปัญหา รวมถึงจัดหาโซลูชันด้านเทคโนโลยี

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเป็นประโยชน์ต่อผู้ผลิตและผู้จัดจำหน่ายอย่างมาก และภาคส่วนนี้เป็นที่ตั้งของนวัตกรรมที่ล้ำหน้าที่สุดบางส่วน โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องปรับใช้หุ่นยนต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์เหล่านั้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่มีความรู้ที่จะช่วยคุณส่งมอบงานดิจิทัล

พูดคุยกับเราเกี่ยวกับบันทึกการจัดส่งดิจิทัลและ BOS ERP

เราพร้อมที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์และเพิ่มมูลค่าจากการแปลงเป็นดิจิทัลผ่าน ERP

ติดต่อเราวันนี้