บล็อก QuickEasy
การนำระบบดิจิทัลมาใช้ในงานส่งของด้วย ERP
โดย Anton Oosthuizen
การเดินหน้าของระบบดิจิทัลในอุตสาหกรรมการผลิตและวิศวกรรมยังคงดำเนินต่อไปอย่างไม่หยุดยั้ง แม้ว่าการนำระบบดิจิทัลมาใช้และใบส่งของดิจิทัลจะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่สิ่งที่ผมพบคือ แม้ผู้นำธุรกิจหลายคนจะเห็นด้วยอย่างจริงใจกับแนวคิดนี้ แต่หลายคนกลับไม่ชัดเจนว่าจะนำมาใช้ในที่ทำงานของตนได้อย่างไร และก็ยังไม่ค่อยมีความชัดเจนเกี่ยวกับผลกระทบต่อเนื่องที่อาจเกิดขึ้นกับส่วนอื่น ๆ ของธุรกิจ
ตามที่โจ เทอริโน (Joe Terino) แห่ง Bain กล่าวไว้ว่า “การนำระบบดิจิทัลมาใช้จะส่งผลกระทบต่อห่วงโซ่อุปทาน เช่นเดียวกับที่พลังไอน้ำและไฟฟ้าเคยส่งผลต่อภาคการผลิต”
เป็นคำกล่าวที่ทะเยอทะยาน แต่ก็ยังไปไม่ถึงจุดที่เต็มศักยภาพ เกือบ 30 ปีหลังจากอินเทอร์เน็ตถือกำเนิดขึ้นในฐานะเครื่องมือทางธุรกิจ บริษัทข้ามชาติส่วนใหญ่และการบริหารห่วงโซ่อุปทานยังคงล้าหลังอย่างน่าประหลาดใจ และ – ต้องขอพูดตรง ๆ – เชื่องช้า
ความท้าทายมากมายของระบบกระดาษและระบบที่ทำด้วยมือ
หลายองค์กรแบกรับภาระของระบบเก่าที่ล้าสมัย ซึ่งถูกสร้างขึ้นเองเมื่อหลายสิบปีก่อน และไม่สามารถตามทันความเร็วและความต้องการของอุตสาหกรรมยุคใหม่ได้อีกต่อไป
จากการศึกษาของ Parsable ที่เผยแพร่ในเดือนมีนาคม 2021 พบว่า 79% ของพนักงานโรงงานยังคงพึ่งพาเอกสารและรายการตรวจสอบแบบกระดาษในการติดตามงานและสื่อสารกับทีมของตน
เรากำลังพูดถึงองค์กรมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ที่ยังคงทำงานด้วยสเปรดชีต กระดาษ และระบบที่แยกส่วนหรือปะติดปะต่อกันซึ่งไม่สื่อสารถึงกัน
นี่คือปัญหาที่แท้จริง นี่คือปราสาทไพ่ที่รอวันพังทลาย ระบบที่ทำด้วยมือทำสิ่งตรงข้ามกับสิ่งที่ควรจะเป็น แทนที่จะช่วยสร้างธุรกิจที่ทำกำไร มันอาจกลายเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของคุณ
นี่คือความท้าทายบางส่วนที่ระบบกระดาษก่อให้เกิดขึ้น
ขาดความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
การปกป้องข้อมูลและทรัพย์สินสารสนเทศอื่น ๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะมีขนาดใดก็ตาม ธุรกิจต้องเผชิญความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลหลายประการจากเอกสารกระดาษ เพราะสามารถสูญหาย เสียหาย หรือจัดการผิดพลาดได้ง่าย ในขณะที่ข้อมูลดิจิทัลสามารถเข้ารหัสและจัดเก็บอย่างปลอดภัยบนคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่มีไฟร์วอลล์ป้องกันได้
เสี่ยงต่อความเสียหายและการสูญหาย
เอกสารสามารถสูญหายได้ง่าย ซึ่งส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า หรือแย่กว่านั้นคือถูกเรียกร้องค่าเสียหายจากสินค้าที่สูญหาย
ในกรณีที่เกิดไฟไหม้หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายไปได้ เนื่องจากเอกสารที่ทำด้วยมือสามารถเสียหาย สูญหาย วางผิดที่ หรือถูกขโมยได้ง่าย เมื่อเอกสารกระดาษหายไปแล้ว ก็ไม่มีทางนำข้อมูลนั้นกลับคืนมาได้
การขนส่งเอกสาร
การขนส่งเอกสารในระบบกระดาษนั้นเทอะทะ ซับซ้อน ล่าช้า เสี่ยงต่อการสูญหาย และไม่มีประสิทธิภาพ เมื่อแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว คุณเพียงแค่สร้างเอกสาร ดาวน์โหลดในรูปแบบดิจิทัล สแกนและโต้ตอบกับมัน แนบไฟล์ในอีเมล หรืออัปโหลดขึ้นเซิร์ฟเวอร์ และส่งข้อมูลได้ทันที
การแก้ไขและควบคุมเวอร์ชันที่จำกัด
การแก้ไขเอกสารกระดาษหมายความว่าคุณต้องเขียนเอกสารทั้งฉบับใหม่ หรือมีเอกสารหลายเวอร์ชันกระจัดกระจายอยู่ในองค์กร สิ่งนี้ทำให้บริษัทเสี่ยงต่อการทุจริต การบริหารจัดการที่ผิดพลาด และประสบการณ์ที่ไม่ดีของลูกค้า
ต้นทุนด้านธุรการและผลิตภาพ
ต้นทุนทางตรงและทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการและระบบกระดาษเป็นหนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุด นอกเหนือจากค่ากระดาษ เครื่องพิมพ์ เครื่องเขียน การจัดเก็บ และค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์สำนักงานแล้ว ต้นทุนมหาศาลของทีมธุรการที่ต้องขยายใหญ่ขึ้นเพื่อบริหารสิ่งเหล่านี้มักเป็นค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุด ยังไม่นับชั่วโมงการทำงานที่สูญเสียไปกับงานธุรการ การบันทึกข้อมูล ความผิดพลาดของมนุษย์ การรายงาน และการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งไม่สามารถเรียกคืนได้
การสื่อสารและความร่วมมือที่ขาดตอน
เป็นเรื่องยากอย่างยิ่งสำหรับทีมงานที่จะร่วมมือกันในสภาพแวดล้อมที่ใช้กระดาษ ผมกำลังพูดถึงความร่วมมือระหว่างหลายแผนกที่ถูกขัดขวางเพราะระบบที่ไม่สื่อสารถึงกัน ยังไม่ต้องพูดถึงว่าสิ่งนี้จำกัดและสร้างความหงุดหงิดให้กับทีมงานข้ามชาติเพียงใด การนำระบบดิจิทัลมาใช้ในกระบวนการและงานธุรการช่วยให้พนักงานร่วมมือกันได้เร็วและง่ายขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มความรับผิดชอบ ความโปร่งใส ผลิตภาพ และติดตามการเปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติ
ใบส่งของดิจิทัลช่วยเปลี่ยนงานกระจายสินค้าและการส่งของให้เป็นดิจิทัล
ด้วยความท้าทายเหล่านี้เอง ที่ทำให้ผู้นำในภาคการผลิตและองค์กรต่าง ๆ ต่างกระตือรือร้นกับการนำระบบดิจิทัลมาใช้
อันที่จริง จากการศึกษาล่าสุดที่เผยแพร่โดย Zebra Technologies ระบุว่าผู้ผลิตทั่วภูมิภาค EMEA ตั้งเป้าที่จะเร่งนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในปีข้างหน้า ทั้งหมดนี้เพื่อนำสินค้าออกสู่ตลาดได้เร็วขึ้น (43%) เพื่อรับมือกับความซับซ้อนของห่วงโซ่อุปทานที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ (41%) และเพื่อเสริมสร้างการเชื่อมต่อทั่วทั้งธุรกิจ (40%)
หลายอุตสาหกรรมกำลังทดลองใช้เทคโนโลยีและวิธีการใหม่ ๆ ที่มีแนวโน้มจะช่วยปรับปรุงวิธีการวางแผน จัดหา ผลิต และส่งมอบสินค้า จากนวัตกรรมเหล่านี้ ห่วงโซ่อุปทานกำลังมีความสามารถในการคาดการณ์ได้ดีขึ้น โปร่งใสมากขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข่าวดีคือ? คุณไม่จำเป็นต้องนำเทคโนโลยีล้ำสมัยที่สุด หุ่นยนต์ หรือฝูงโดรนมาใช้เพื่อรับประโยชน์จากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล
ผู้ผลิตและผู้จัดจำหน่ายในปัจจุบันสามารถใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี และเลือกใช้เฉพาะนวัตกรรมที่ผ่านการพิสูจน์แล้วว่าเป็นประโยชน์ และที่สำคัญกว่านั้นคือมีความเสถียร! แอปพลิเคชันบริหารคลังสินค้าแบบครบวงจร เช่น ระบบปฏิบัติการธุรกิจที่เชื่อมต่อกับอุปกรณ์สแกนมือถือ การบริหารสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง และระบบบัญชีอัตโนมัติ ล้วนอยู่ในมือของผู้จัดจำหน่ายทุกรายที่ต้องการใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล
ความแตกต่างที่ ERP สร้างขึ้น
ในขณะที่อุตสาหกรรมนี้กำลังเปลี่ยนแปลงตัวเอง การกระจายสินค้าแบบดิจิทัลได้กลายเป็นชื่อเรียกของมัน มีการเปลี่ยนผ่านเกิดขึ้นในวงการกระจายสินค้า เนื่องจากอุตสาหกรรม ผู้บริโภค และสินค้าที่เราเคลื่อนย้ายกำลังกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น
“ปัจจัยที่สร้างความแตกต่างไม่ใช่การเคลื่อนย้ายสินค้าอีกต่อไป – เพราะใคร ๆ ก็ทำได้ – แต่เป็นการสร้างมูลค่าต่างหาก”
การกระจายสินค้าแบบดิจิทัลสร้างมูลค่าด้วยการเปิดโอกาสให้เกิดความสามารถ เช่น การส่งของภายในวันเดียวกัน หรือการคืนสินค้าที่ชำรุดได้อย่างราบรื่น กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การทำให้กลไกต่าง ๆ ของห่วงโซ่อุปทานเป็นอัตโนมัติจะสร้างมูลค่าและผลตอบแทนในที่สุด เช่น การลดข้อผิดพลาดในคลังสินค้าด้วยเครื่องสแกนมือถือ การเร่งความเร็วในการทำงานของพนักงานด้วยเครื่องมือทางธุรกิจ และการประหยัดเวลาของลูกค้าและพนักงานสำนักงานหลังบ้านด้วยใบส่งของดิจิทัล
นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ทำให้ผู้ผลิตรายหนึ่งโดดเด่นกว่ารายอื่น ERP ไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ในวงการผลิต – มีการใช้งานมาหลายทศวรรษแล้ว แต่ ERP ยุคใหม่ต่างหากที่แยกผู้ที่ก้าวหน้าออกจากผู้ที่ล้าหลัง
คล่องตัว ขยายขนาดได้ ปรับแต่งได้ และรวดเร็วตามต้องการ มันนำทั้งธุรกิจ – ทั้งฝ่ายหน้าบ้าน หลังบ้าน และการผลิต – มาไว้ภายใต้หลังคาเดียวกัน
นอกจากนี้ เมื่อคุณเริ่มป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบวิเคราะห์ มันจะปลดล็อกโลกใหม่ทั้งใบของการวางแผนและการคาดการณ์ บริการใหม่ ๆ สำหรับลูกค้าจะถูกพัฒนาขึ้น รวมถึงห่วงโซ่อุปทานแบบเรียลไทม์และการบริหารสต็อกแบบทันเวลาพอดี (JIT)
การส่งของแบบไร้กระดาษที่เชื่อมต่อกับ BOS ERP
ใบส่งของมีความสำคัญอย่างยิ่งยวด เพราะบรรจุข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขสินค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อผู้รับและผู้ส่ง และที่สำคัญที่สุดคือลายเซ็นหรือหลักฐานการรับสินค้า
ด้วยเหตุนี้ หลายบริษัทจึงหันมาใช้ใบส่งของดิจิทัลและเลิกใช้กระดาษ นี่ไม่ใช่เรื่องใหม่ สิ่งที่ใหม่คือใบส่งของดิจิทัลถูกเชื่อมต่อเข้ากับ ERP ที่ QuickEasy BOS เราทำใบส่งของดิจิทัลมาระยะหนึ่งแล้ว และได้นำฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมมาสู่ผู้ใช้งานหลายพันรายทั่วโลก
นี่คือวิธีการทำงาน ขั้นแรก กระบวนการแบบไร้กระดาษตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงใบสั่งงานและการผลิตทั้งหมดถูกรวมไว้ในระบบ BOS ERP ระบบเดียว หมายความว่าความท้าทายที่เกี่ยวกับกระดาษที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ทั้งหมดจะหมดไป พนักงานมีผลิตภาพ สินค้าสามารถติดตามได้ และกำหนดการผลิตเป็นไปตามแผน
เมื่อสินค้าพร้อมสำหรับการส่งมอบ QuickEasy BOS จะดำเนินการดังนี้:
- ล็อตการส่งของถูกสร้างขึ้นและจัดเรียงลำดับ
- ข้อมูลลูกค้าและสินค้าจะปรากฏบนใบส่งของโดยอัตโนมัติ
- คนขับรู้แน่ชัดว่าต้องไปที่ไหนและต้องติดต่อใคร
- สินค้าถูกติดตามได้ง่าย และสถานะจะอัปเดตเป็น 'อยู่ระหว่างขนส่ง' ในระบบ
- ลูกค้าเซ็นชื่อในใบส่งของดิจิทัลบนแท็บเล็ตที่เชื่อมต่ออยู่
- สถานะจะเปลี่ยนเป็น 'ส่งมอบแล้ว' โดยอัตโนมัติ
- คุณสามารถส่งอีเมลใบส่งของไปยังผู้ซื้อได้โดยตรงด้วยคลิกเดียว หรือตั้งค่าให้ส่งอีเมลยืนยันการส่งมอบเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ
- เอกสารที่มีลายเซ็นทำหน้าที่เป็นหลักฐานเพื่อป้องกันการเรียกร้องค่าเสียหาย
- ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ได้ทันทีที่ได้รับการแจ้งเตือน
- ใบส่งของดิจิทัลยังสามารถแนบไปกับใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานได้
- คุณสามารถดาวน์โหลดใบส่งของอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบดิจิทัลอื่น ๆ เช่น PDF, Word หรือ Excel
ไม่มีกระดาษ ไม่มีเอกสารสูญหาย ไม่มีการสื่อสารที่ขาดตอน ไม่มีความเสี่ยง นี่คือการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในรูปแบบที่ใช้งานได้จริงและบรรลุผลได้มากที่สุด
บทสรุป
แม้จะมีโอกาสและประโยชน์มากมายจากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลผ่าน ERP และใบส่งของอิเล็กทรอนิกส์ แต่ผู้จัดจำหน่ายบางรายก็ยังคงต่อต้านการเปลี่ยนแปลง เหตุผลที่ผมพบคือ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ได้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่เพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวกับการเปลี่ยนกรอบความคิดและปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งอาจทำให้รู้สึกไม่ปลอดภัยและไม่คุ้นเคย
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าสินค้าบางประเภทขับเคลื่อนด้วยปริมาณและอัตราการหมุนเวียน โดยเน้นความกว้างของตลาด ในขณะที่สินค้าประเภทอื่นต้องอาศัยความมุ่งมั่นของผู้จัดจำหน่ายและผู้ค้าปลีก การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลประเภทนี้ต้องการมากกว่าแค่เทคโนโลยี มันต้องการพันธมิตรด้านการติดตั้งระบบที่มีประสบการณ์ ผู้ที่เข้าใจอุตสาหกรรมของคุณ สามารถให้คำแนะนำและการสนับสนุนเพื่อฝ่าฟันจุดที่ยากลำบาก รวมถึงมอบโซลูชันด้านเทคโนโลยีได้
การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ผลิตและผู้จัดจำหน่าย และภาคส่วนนี้เป็นที่ตั้งของนวัตกรรมล้ำสมัยที่สุดบางส่วน โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องนำหุ่นยนต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI มาใช้เพื่อรับประโยชน์เหล่านั้น คุณเพียงแค่เริ่มต้นด้วยการพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่มีความรู้ความสามารถในการช่วยให้คุณส่งมอบสินค้าแบบดิจิทัลได้
พูดคุยกับเราเกี่ยวกับใบส่งของดิจิทัลและ BOS ERP
เราพร้อมช่วยให้คุณได้รับประโยชน์และเพิ่มมูลค่าจากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลผ่าน ERP
ติดต่อเราวันนี้