7 เหตุผลที่การนำ ERP ไปใช้ล้มเหลว และ 11 ขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จ

ในภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน ความกลัวเป็นอารมณ์ที่แท้จริงที่เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้สึกได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อความกลัวนั้นมีพื้นฐานมาจากประสบการณ์เลวร้ายในอดีตหรือแม้แต่เพียงคำบอกเล่า นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับโครงการ ใช้งานการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) CIO, CFO และเจ้าของธุรกิจทุกคนได้ อ่านเรื่องราวที่น่าสยดสยอง เกี่ยวกับการปรับใช้ที่หยุดชะงัก การใช้งาน ERP ที่ล้มเหลว และใช้งบประมาณเกินงบประมาณที่ทำให้โครงการต้องหยุดชะงักมานานหลายปี

เป็นที่เข้าใจได้ว่าหลายคนพิจารณาที่จะหลีกเลี่ยง ผลประโยชน์จากการนำ ERP มาใช้ให้นานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากอาจเป็นการตัดสินใจที่เปลี่ยนอาชีพและเปลืองงบประมาณ นอกจากนี้ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ โดยเฉพาะ SMEs กังวลว่าพวกเขาอาจไม่มีทักษะ การสนับสนุนทางการเงิน และความอดทนที่เหมาะสมในการปรับใช้งาน ดังนั้นพวกเขาจึงยังคงต้องแบกรับภาระของสเปรดชีตหลายแผ่น เอกสารที่ต้องใช้มือ ไม่มีความชัดเจนและข้อผิดพลาดจากมนุษย์ แทนที่จะเผชิญกับความกลัว

ยุคหลังสมัยใหม่ ERP

โชคดีที่ การหยุดชะงักทางดิจิทัล ยังคงอยู่ และนำมาซึ่งแนวทางใหม่ในการจัดการกับความกลัวจากโลกเก่าของการใช้ ERP Gartner กล่าวว่าภายในปี 2561 องค์กรต่างๆ จะยืนกรานในการใช้งาน ERP ยุคหลังสมัยใหม่ ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าให้คุณค่าภายในสองปี

แครอล ฮาร์ดแคสเซิล อดีต รองประธานของ Gartner กล่าวเมื่อเร็วๆ นี้ว่า “ถึงเวลาแล้วที่องค์กรการลงทุนที่สำคัญในโซลูชัน ERP จะได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง ผู้จำหน่าย ERP และ SI จะต้องยกระดับแนวทางการดำเนินงาน ปรับปรุงและทบทวนวิธีการนำไปใช้งานของตนเองเพื่อความรวดเร็วและเน้นที่กิจกรรมการตระหนักรู้ผลประโยชน์ให้มากขึ้น”

จากประสบการณ์ 20 ปีของฉันในด้าน ERP ธุรกิจต่างๆ คาดหวังอยู่แล้วว่าการปรับใช้ ERP จะตรงกับความเร็วและความสะดวกของเทคโนโลยีที่พวกเขานำมาใช้

โซลูชัน ERP บนคลาวด์ สายพันธุ์ใหม่ เช่น BOS ERP ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความคาดหวังในการใช้งานเหล่านี้ วงจรชีวิตนั้นเริ่มต้นทันทีที่ลงนามในสัญญา ที่ QuickEasy Software ซึ่งเป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ERP ที่พัฒนาขึ้นในท้องถิ่น เรารู้ว่าไม่ว่าซอฟต์แวร์จะมีความคล่องตัวเพียงใด ซอฟต์แวร์จะมอบคุณค่าเมื่อมีการใช้งานเท่านั้น นี่คือเหตุผลที่เราภูมิใจที่จะบอกว่าเรามีลูกค้าที่ยังคงใช้ซอฟต์แวร์ BOS ERP ของเราหลังจากผ่านไป 20 ปี!

7 เหตุผลที่การนำ ERP ไปใช้ล้มเหลว

หากไม่มีแผนที่ชัดเจน เครื่องมือที่เหมาะสม โซลูชัน ERP ที่เหมาะสม บุคลากรที่เหมาะสม และชุดเป้าหมายและข้อมูลที่ถูกต้อง แม้แต่บริษัท ERP ที่มีแบรนด์ใหญ่จากต่างประเทศก็อาจพบว่าตัวเองต้องดิ้นรนเพื่อให้การนำ ERP ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

มีเหตุผลสามประการสั้นๆ ที่ทำให้โครงการ ERP อาจล้มเหลว ขนาด – โดยทั่วไปการใช้งาน ERP อาจมีขนาดใหญ่กว่าโครงการก่อนหน้า 2 – 10 เท่า ผู้คน – โครงการการนำ ERP ไปใช้มีการเปลี่ยนแปลง: ทุกคนในธุรกิจได้รับผลกระทบ การหยุดชะงัก – โครงการการนำ ERP ไปใช้นั้นเกิดขึ้นเป็นระยะๆ โดยบ่อยครั้งที่องค์กรอาจไม่ได้ทำอะไรแบบนี้ในช่วง 10 ถึง 15 ปีที่ผ่านมา

ไม่มีการใช้งาน ERP สองครั้งที่ล้มเหลวด้วยเหตุผลชุดเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปบางส่วนที่ฉันพบว่าการนำ ERP ไปใช้ล้มเหลว

1. ระบบ ERP ที่ไม่ยืดหยุ่นและมีจำหน่ายทั่วไปไม่ต้องตัดทอนอีกต่อไป

การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมสามารถสร้างหรือทำลายโครงการการนำ ERP ของคุณได้ ระบบส่วนบุคคลถือเป็นบรรทัดฐานที่คาดหวัง เมื่อองค์กรลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP ความคาดหวังของพวกเขาก็คือสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะในการดำเนินงานของตนได้ ความล้มเหลวและความผิดหวังเกิดขึ้นเมื่อพวกเขาพบว่าระบบ ERP ที่มีจำหน่ายทั่วไปยืนกรานให้องค์กรของพวกเขายอมจำนนต่อซอฟต์แวร์ แทนที่จะทำอย่างอื่น

ต่างจากระบบ ERP แบบโมดูลาร์แบบคงที่ ERP บนคลาวด์สมัยใหม่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันของธุรกิจที่กำลังเติบโตและมีการแข่งขัน และถูกต้องเช่นกัน พิจารณาบริษัทของคุณเอง แต่ละแผนกมีข้อกำหนด ผังกระบวนการ ผลลัพธ์ และการสร้างแบบจำลองข้อมูลเฉพาะของตัวเอง เพื่อความสำเร็จในการใช้ ERP ซอฟต์แวร์จะต้องสอดคล้องกับธุรกิจ

2. ขาดการวิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจ

ก่อนที่จะเริ่มโครงการใดๆ รวมถึงโครงการการนำ ERP มาใช้ จะต้องมีโครงร่างที่ชัดเจนและจัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่ กระบวนการและเครื่องมือปัจจุบัน และผลลัพธ์ที่ต้องการ เมื่อธุรกิจพลาดขั้นตอนนี้ โครงการ ERP ของพวกเขาอาจไม่เคยได้รับความพึงพอใจในการเปิดตัวเลย

3. เป้าหมายที่ขัดแย้งกัน

เมื่อโปรเจ็กต์มีเป้าหมายที่ขัดแย้งกัน เช่น งบประมาณเทียบกับฟังก์ชันการทำงาน ความสะดวกและผลลัพธ์ การค้นหาระบบที่เหมาะสมและการนำระบบไปใช้งานให้สำเร็จนั้นไม่น่าเป็นไปได้อย่างยิ่ง มีความชัดเจนและสมจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้ ERP บรรลุผลสำเร็จ

4. ไม่มีทีมงานดำเนินการโดยเฉพาะ

เนื่องจากธรรมชาติของระบบ ERP ที่มีการบูรณาการ ซึ่งข้อมูลและธุรกรรมของธุรกิจทั้งหมดรวมอยู่ในระบบเดียว ธุรกิจจึงต้องมีกลยุทธ์ในระดับสูงในการเลือกทีมงานดำเนินการ

ตามหลักการแล้ว ควรมีตัวแทนจากแผนกหลักแต่ละแผนกเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารโครงการที่ชัดเจน การปรับแต่งซอฟต์แวร์ และการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ เมื่อไม่มีทีมงานที่ชัดเจน หรือมีการเลือกบุคคลเพียงคนเดียวเพื่อเป็นตัวแทนของข้อกำหนดและการปรับแต่งของบริษัททั้งหมด ความล่าช้าและความหงุดหงิดจะกลายเป็นเรื่องลำดับของวัน

5. การสื่อสารกับผู้ขาย ERP ของคุณไม่ดี

ความสำเร็จของโครงการ ERP ของคุณไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับความสามารถของซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารความต้องการและข้อกำหนดของคุณกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณอย่างชัดเจนและบ่อยเพียงใด การล้มเหลวในการปรับเปลี่ยนซ้ำๆ เข้าร่วมการประชุม ให้ข้อมูลธุรกิจ หรือแม้แต่ใช้การฝึกอบรมและการอัพเกรดที่มีอยู่หลังจากการเริ่มใช้งานจริง จะช่วยให้การติดตั้ง ERP ของคุณหยุดชะงัก สิ่งนี้ทำให้ทีมของคุณต้องดิ้นรนในการทำธุรกิจตามปกติในขณะที่พยายามเรียนรู้ระบบใหม่ที่ไม่สมบูรณ์

จากประสบการณ์ของฉัน ผู้จำหน่าย ERP ของคุณคือพันธมิตรตลอดชีวิต การลงทุนใน ERP อาจเป็นการดำเนินการที่มีราคาแพง ดังนั้นอย่าลืมค้นหา พันธมิตร ERP ที่ไม่เพียงแต่เป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณเท่านั้น แต่ยังยินดีที่จะร่วมงานด้วยอีกด้วย

6. ไม่มีการพิจารณาการซื้อเข้าทีม

การหยุดชะงักครั้งใหญ่ที่สุดของระบบ ERP ใหม่เกิดขึ้นที่หน้าถ่านหิน มันเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงานทุกคนในแต่ละวันและเป็นเวลานานมาก ความสำคัญของการมีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณ การให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับ ผลประโยชน์มหาศาลที่ระบบ ERP นำมา สู่งานประจำวันของพวกเขา และการรับรองว่าพวกเขาเต็มใจนั้น ไม่สามารถเน้นย้ำได้มากพอ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าเมื่อคุณกดปุ่ม “เปิด” ระหว่างการเปิดตัว ทั้งองค์กรของคุณจะเข้าสู่เส้นทางการเติบโตที่มีการแข่งขัน แทนที่จะจมดิ่งลงสู่ความสับสนอลหม่านที่สุด

7. จ้างทักษะที่ผิดชุดสำหรับงาน

ธุรกิจของคุณอาจมีแผนกไอทีที่มีทักษะสูง ผู้จัดการโครงการที่มีพรสวรรค์ หรือทีมการเงินที่มีประสิทธิภาพอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่น่าจะปรับแต่งและปรับใช้ระบบ ERP ได้ตลอดอายุการใช้งาน ดังนั้น เมื่อพูดถึงการปรับแต่ง ERP การใช้งาน และการปรับใช้ คุณต้องการคนที่ทำสิ่งนี้มาหลายครั้งและเป็นผู้เชี่ยวชาญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จำหน่าย ERP ของคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการภายใต้หลังคาเดียวกัน

11 ขั้นตอนสู่สวรรค์ในการใช้งาน ERP

จากประสบการณ์ของผม ปัญหาชั่วคราวของการนำ ERP ไปใช้อาจลดลงได้ด้วยวิธีที่มีโครงสร้างและมีระเบียบวินัย

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอน 11 ประการที่เราใช้ที่ Quickeasy Software เพื่อการนำ ERP ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ:

1. วางแผนให้ดี . ที่นี่คือที่ที่เรากำหนดกรณีทดสอบ จัดทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ ระบุข้อกำหนดด้านเทคนิคไอที และประกาศโครงการต่อธุรกิจ เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจเพื่อความสำเร็จ
2. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ เราอนุญาตให้ธุรกิจสามารถดูขอบเขตและฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดของระบบ ERP ทำงานผ่านกรณีทดสอบ และอนุญาตให้ผู้ใช้ระดับสูงทำความคุ้นเคยกับความสามารถของระบบ
3. การกำหนดค่า ที่นี่คือที่ที่เราค้นหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อกำหนดทางธุรกิจ และเริ่มกำหนดค่าและออกแบบระบบให้ตรงกับความต้องการของคุณ
4. การแปลงข้อมูล ข้อมูลทางธุรกิจได้รับการแปลและถ่ายโอนไปยังระบบ ERP ใหม่
5. มีเอกสารอย่างดี เนื่องจากระบบ ERP สมัยใหม่ เช่น BOS Enterprise ได้รับการปรับแต่งอย่างสูง จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสร้างและจัดเตรียมเอกสารที่คุณกำหนดเองเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ใช้ปลายทางสามารถใช้ระบบได้
6. ทบทวน . ทีมงานดำเนินการตรวจสอบระบบ ERP ต้นแบบ
7. นักบินห้องประชุม (CRP) คุณควรดำเนินการผ่าน CRP หลายรายการ เนื่องจากกรณีทดสอบต่างๆ ดำเนินไป CRP สุดท้ายจำลอง ‘การถ่ายทอดสด’
8. การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) เป็นการทดสอบระบบอย่างละเอียดโดยทุกหน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้อง ฟังก์ชันการทำงานควรตรงกับขอบเขตเดิมที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1
9. กิจกรรมตัดผ่านที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งวางแผนโดยทีมงานดำเนินการ และรวมถึงเซสชันการฝึกอบรมตามกำหนดการ ใบรับรองความพร้อม การแปลงข้อมูล การปิดขั้นสุดท้าย การลงนาม และการปรับสมดุลของระบบใหม่
10. หลังจากสนับสนุนการเริ่มปฏิบัติงานแล้ว มูลค่าที่แท้จริงของระบบ ERP คือหลังการใช้งาน สิ่งสำคัญคือคุณต้องได้รับการสนับสนุน การฝึกอบรม การปรับแต่ง การอัพเกรด และเอกสารประกอบอย่างต่อเนื่องตามความจำเป็น
11. โปรเจ็คการหาสาเหตุ เมื่อการดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ รายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายจะดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกด้านของโครงการได้รับการลงนามและเสร็จสมบูรณ์

การนำระบบ ERP มาใช้จะเปลี่ยนทั้งบริษัทของคุณอย่างแน่นอน มันจะส่งผลต่อบริษัทของคุณอย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับว่านำไปปฏิบัติได้ดีเพียงใด เป็นการดีกว่าที่จะร่วมมือกับบริษัท ERP ที่ลงทุนในความสำเร็จของคุณ เป็นธุรกิจ ในท้องถิ่น และสามารถช่วยเหลือคุณในเวลาท้องถิ่น และเข้าใจความต้องการของธุรกิจในแอฟริกาใต้ และมี ประวัติที่โดดเด่น

การเลือกโซลูชัน ERP ที่เหมาะสมและพันธมิตรในการติดตั้งใช้งานเป็นขั้นตอนแรกในการรับประกันการนำ ERP ไปใช้งานอย่างประสบความสำเร็จ