บล็อก QuickEasy
7 เหตุผลที่การติดตั้งระบบ ERP ล้มเหลว และ 11 ขั้นตอนเพื่อความสำเร็จ
ในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบัน ความกลัวเป็นอารมณ์ที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากรู้สึกได้จริง โดยเฉพาะเมื่อความกลัวนั้นมาจากประสบการณ์ที่ไม่ดีในอดีต หรือแม้แต่เพียงคำเล่าลือ เรื่องนี้เป็นจริงสำหรับโครงการติดตั้งระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ผู้บริหารฝ่ายไอที ผู้บริหารฝ่ายการเงิน และเจ้าของธุรกิจทุกคนต่างเคยอ่านเรื่องราวสยองขวัญเกี่ยวกับการติดตั้งระบบที่หยุดชะงัก การติดตั้ง ERP ที่ล้มเหลว และงบประมาณที่บานปลายจนโครงการต้องหยุดชะงักไปหลายปี
จึงเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ว่าหลายคนเลือกที่จะเลื่อนการรับประโยชน์จากการติดตั้ง ERP ออกไปให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะอาจเป็นการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อหน้าที่การงานและงบประมาณอย่างมาก นอกจากนี้ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ โดยเฉพาะ SME ยังกังวลว่าตนอาจไม่มีทักษะ การสนับสนุนด้านการเงิน และความอดทนที่เพียงพอจะไปถึงขั้นตอนการใช้งานจริง จึงเลือกที่จะแบกรับภาระของสเปรดชีตจำนวนมาก เอกสารที่ต้องทำด้วยมือ ความไม่ชัดเจน และความผิดพลาดจากมนุษย์ต่อไป แทนที่จะเผชิญหน้ากับความกลัวนั้น
ยุคของ ERP แบบ Postmodern
โชคดีที่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (digital disruption) นั้นมาอยู่กับเราอย่างถาวร และนำมาซึ่งแนวทางใหม่ในการรับมือกับความกลัวจากโลกเก่าของการติดตั้ง ERP Gartner ระบุว่าภายในปี 2018 องค์กรต่าง ๆ จะเรียกร้องการติดตั้ง ERP แบบ postmodern ที่พิสูจน์แล้วว่าสามารถสร้างคุณค่าได้ภายในสองปี
Carol Hardcastle อดีตรองประธานของ Gartner กล่าวไว้เมื่อไม่นานนี้ว่า “ถึงเวลาแล้วที่การลงทุนก้อนใหญ่ที่องค์กรต่าง ๆ ทุ่มให้กับโซลูชัน ERP จะต้องให้ผลตอบแทนที่แท้จริง ผู้ให้บริการ ERP และ SI ต้องยกระดับแนวทางการติดตั้งของตน ปรับปรุงและทบทวนวิธีการติดตั้งของตนเองใหม่เพื่อความรวดเร็ว และให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่ทำให้เกิดประโยชน์จริงมากขึ้น”
จากประสบการณ์ 20 ปีของผมในวงการ ERP ธุรกิจต่าง ๆ ในปัจจุบันคาดหวังให้การติดตั้ง ERP มีความรวดเร็วและง่ายดายทัดเทียมกับเทคโนโลยีที่พวกเขากำลังนำมาใช้
โซลูชัน ERP บนคลาวด์รุ่นใหม่ เช่น BOS ERP ถูกออกแบบมาเพื่อตอบสนองความคาดหวังในการติดตั้งเหล่านี้ วงจรชีวิตของการติดตั้งเริ่มต้นตั้งแต่วินาทีที่มีการลงนามในสัญญา ที่ QuickEasy Software ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ERP ที่พัฒนาขึ้นเองในประเทศ เรารู้ดีว่าไม่ว่าซอฟต์แวร์จะคล่องตัวเพียงใด มันจะสร้างคุณค่าได้ก็ต่อเมื่อถูกนำไปใช้งานจริงเท่านั้น นี่คือเหตุผลที่เราภูมิใจนำเสนอว่าเรายังมีลูกค้าที่ใช้ซอฟต์แวร์ BOS ERP ของเรามาแล้วกว่า 20 ปี!
7 เหตุผลที่การติดตั้ง ERP ล้มเหลว
หากปราศจากแผนที่ชัดเจน เครื่องมือที่เหมาะสม โซลูชัน ERP ที่ใช่ บุคลากรที่เหมาะสม รวมถึงเป้าหมายและข้อมูลที่ถูกต้อง แม้แต่บริษัท ERP แบรนด์ใหญ่ระดับนานาชาติก็อาจประสบปัญหาในการติดตั้ง ERP ให้สำเร็จได้เช่นกัน
มีเหตุผลสั้น ๆ สามประการที่ทำให้โครงการ ERP ล้มเหลว ได้แก่ ขนาดของโครงการ (Scale) โดยทั่วไปการติดตั้ง ERP มักมีขนาดใหญ่กว่าโครงการก่อนหน้าถึง 2-10 เท่า บุคลากร (People) โครงการติดตั้ง ERP คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อทุกคนในองค์กร และความปั่นป่วน (Disruption) โครงการติดตั้ง ERP เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในรอบหลายปี องค์กรจำนวนมากอาจไม่เคยทำอะไรแบบนี้มาก่อนเลยในช่วง 10-15 ปีที่ผ่านมา
ไม่มีการติดตั้ง ERP สองครั้งใดที่ล้มเหลวด้วยเหตุผลชุดเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือเหตุผลที่พบได้บ่อยที่สุดที่ทำให้การติดตั้ง ERP ล้มเหลว จากประสบการณ์ของผม
1. ระบบ ERP สำเร็จรูปที่ไม่ยืดหยุ่นใช้ไม่ได้ผลอีกต่อไป
การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมสามารถตัดสินความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการติดตั้ง ERP ของคุณได้เลย ระบบที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละองค์กรกลายเป็นมาตรฐานที่คาดหวังกันในปัจจุบัน เมื่อองค์กรลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP พวกเขาคาดหวังว่าระบบจะปรับเปลี่ยนให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของการดำเนินงานได้ ความล้มเหลวและความผิดหวังจะเกิดขึ้นเมื่อพวกเขาพบว่าระบบ ERP สำเร็จรูปกลับบังคับให้องค์กรต้องปรับตัวเข้าหาซอฟต์แวร์ แทนที่จะเป็นในทางกลับกัน
แตกต่างจากระบบ ERP แบบโมดูลตายตัว ERP บนคลาวด์ยุคใหม่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของธุรกิจที่กำลังเติบโตและแข่งขันอยู่ตลอดเวลา ซึ่งก็ควรเป็นเช่นนั้น ลองพิจารณาบริษัทของคุณเอง แต่ละแผนกล้วนมีความต้องการ กระบวนการทำงาน ผลลัพธ์ และรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกัน การติดตั้ง ERP จะประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อซอฟต์แวร์นั้นเข้ากับธุรกิจได้จริง
2. ขาดการวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจ
ก่อนเริ่มโครงการใด ๆ รวมถึงโครงการติดตั้ง ERP จำเป็นต้องมีการระบุความต้องการทางธุรกิจไว้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่ กระบวนการและเครื่องมือในปัจจุบัน และผลลัพธ์ที่ต้องการ เมื่อธุรกิจข้ามขั้นตอนนี้ไป โครงการ ERP ของพวกเขาอาจไม่มีวันได้พบกับความสำเร็จของการเปิดใช้งานเลย
3. เป้าหมายที่ขัดแย้งกัน
เมื่อโครงการมีเป้าหมายที่ขัดแย้งกัน เช่น งบประมาณ เทียบกับ ฟังก์ชันการทำงาน เทียบกับ ความสะดวก เทียบกับ ผลลัพธ์ โอกาสที่จะหาระบบที่เหมาะสมและติดตั้งได้สำเร็จก็แทบจะเป็นไปไม่ได้ ควรมีความชัดเจนและสมเหตุสมผลว่าคุณต้องการให้ ERP บรรลุผลอะไรกันแน่
4. ไม่มีทีมงานติดตั้งระบบโดยเฉพาะ
เนื่องจากธรรมชาติของระบบ ERP ที่รวมข้อมูลและธุรกรรมทั้งหมดของธุรกิจไว้ในระบบเดียว ธุรกิจจึงต้องมีความรอบคอบในเชิงกลยุทธ์อย่างมากในการเลือกทีมงานติดตั้งระบบ
ตามหลักการแล้ว ทีมงานควรประกอบด้วยตัวแทนจากแต่ละแผนกหลัก เพื่อให้การสื่อสารในโครงการ การปรับแต่งซอฟต์แวร์ และการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้เป็นไปอย่างชัดเจน เมื่อไม่มีทีมที่ชัดเจน หรือมีเพียงคนเดียวที่ถูกเลือกให้เป็นตัวแทนความต้องการและการปรับแต่งของทั้งบริษัท ความล่าช้าและความคับข้องใจก็จะกลายเป็นเรื่องปกติ
5. การสื่อสารที่ไม่ดีกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณ
ความสำเร็จของโครงการ ERP ของคุณไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารความต้องการของคุณกับผู้ให้บริการ ERP ได้ชัดเจนและสม่ำเสมอเพียงใด การไม่ปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง ไม่เข้าร่วมประชุม ไม่ให้ข้อมูลทางธุรกิจ หรือแม้แต่ไม่ใช้ประโยชน์จากการฝึกอบรมและการอัปเกรดที่มีให้หลังจากเริ่มใช้งานจริง จะทำให้การติดตั้ง ERP ของคุณหยุดชะงักลงอย่างแน่นอน สิ่งนี้ทำให้ทีมงานของคุณต้องดิ้นรนทำธุรกิจตามปกติ ในขณะที่พยายามเรียนรู้ระบบใหม่ที่ยังไม่สมบูรณ์ไปพร้อมกัน
จากประสบการณ์ของผม ผู้ให้บริการ ERP ของคุณคือพันธมิตรตลอดชีวิต การลงทุนใน ERP อาจเป็นภาระค่าใช้จ่ายที่สูง ดังนั้นควรมั่นใจว่าคุณได้พันธมิตร ERP ที่ไม่เพียงเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณ แต่ยังทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นด้วย
6. ไม่ได้คำนึงถึงการสร้างการยอมรับจากทีมงาน
ความปั่นป่วนครั้งใหญ่ที่สุดจากระบบ ERP ใหม่จะถูกรับรู้ได้ชัดเจนที่สุดในหน้างานจริง มันเปลี่ยนวิธีการทำงานประจำวันของพนักงานทุกคน และเปลี่ยนไปในระยะยาว ความสำคัญของการสื่อสารกับพนักงาน การให้ความรู้เกี่ยวกับประโยชน์มหาศาลที่ระบบ ERP จะนำมาสู่งานประจำวันของพวกเขา และการสร้างการยอมรับจากพวกเขา เป็นสิ่งที่เน้นย้ำเท่าไรก็ไม่มากเกินไป สิ่งนี้จะทำให้เมื่อถึงเวลาเปิดใช้งานจริง องค์กรทั้งหมดของคุณจะก้าวเข้าสู่เส้นทางการเติบโตอย่างมีการแข่งขัน แทนที่จะดิ่งลงสู่ความโกลาหลอย่างสิ้นเชิง
7. ว่าจ้างทีมงานที่มีทักษะไม่ตรงกับงาน
ธุรกิจของคุณอาจมีทีมไอทีที่มีทักษะสูง ผู้จัดการโครงการที่มีพรสวรรค์ หรือทีมการเงินที่มีประสิทธิภาพอยู่ในองค์กร แต่คนเหล่านี้อาจไม่เคยมีประสบการณ์ในการปรับแต่งและติดตั้งระบบ ERP มาก่อนเลยตลอดชีวิตการทำงาน ดังนั้นเมื่อพูดถึงการปรับแต่ง การติดตั้ง และการใช้งานระบบ ERP คุณต้องการผู้ที่เคยทำสิ่งนี้มาแล้วหลายครั้งและเป็นผู้เชี่ยวชาญจริง ๆ ควรมั่นใจว่าผู้ให้บริการ ERP ของคุณมอบทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว
11 ขั้นตอนสู่การติดตั้ง ERP ที่สมบูรณ์แบบ
จากประสบการณ์ของผม ความยากลำบากชั่วคราวจากการติดตั้ง ERP สามารถลดระยะเวลาลงได้ด้วยแนวทางที่มีโครงสร้างและมีระเบียบวินัย
ต่อไปนี้คือ 11 ขั้นตอนที่เราใช้ที่ QuickEasy Software เพื่อความสำเร็จของการติดตั้ง ERP:
- วางแผนให้ดี ขั้นตอนนี้คือการกำหนดกรณีทดสอบ จัดทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ ระบุข้อกำหนดทางเทคนิคด้านไอที และประกาศโครงการให้ทั่วทั้งองค์กรทราบ เริ่มต้นด้วยการมองเห็นเป้าหมายปลายทางเพื่อความสำเร็จ
- แนะนำระบบ เราให้ธุรกิจได้เห็นขอบเขตและฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดของระบบ ERP ทำงานผ่านกรณีทดสอบต่าง ๆ และให้ผู้ใช้งานหลัก (super user) ได้ทำความคุ้นเคยกับความสามารถของระบบ
- การกำหนดค่าระบบ ขั้นตอนนี้เราจะเจาะลึกข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจ และเริ่มกำหนดค่าและออกแบบระบบให้ตรงกับความต้องการของคุณ
- การแปลงข้อมูล ข้อมูลทางธุรกิจจะถูกแปลงและย้ายเข้าสู่ระบบ ERP ใหม่
- จัดทำเอกสารอย่างครบถ้วน เนื่องจากระบบ ERP สมัยใหม่อย่าง BOS Enterprise มีการปรับแต่งในระดับสูง จึงสำคัญมากที่จะต้องจัดทำเอกสารเฉพาะสำหรับคุณ เพื่อให้ผู้ใช้งานปลายทางเข้าใจวิธีการใช้งานระบบ
- ทบทวนระบบ ทีมงานติดตั้งจะทบทวนต้นแบบของระบบ ERP
- การจำลองใช้งานจริงในห้องประชุม (CRP) คุณควรผ่านการทำ CRP หลายรอบ ในขณะที่ทดสอบกรณีต่าง ๆ ไปด้วย โดย CRP รอบสุดท้ายจะจำลองสถานการณ์ ‘การเปิดใช้งานจริง’ (go-live)
- การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) เป็นการทดสอบระบบอย่างละเอียดโดยทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ฟังก์ชันการทำงานควรตรงกับขอบเขตที่กำหนดไว้ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1
- กำหนดกิจกรรมการเปลี่ยนผ่านระบบอย่างชัดเจน ขั้นตอนนี้วางแผนโดยทีมงานติดตั้ง ครอบคลุมตารางการฝึกอบรม ใบรับรองความพร้อม การแปลงข้อมูล การปิดงานขั้นสุดท้าย การลงนามอนุมัติ และการนำยอดคงเหลือเข้าสู่ระบบใหม่
- การสนับสนุนหลังเปิดใช้งานจริง คุณค่าที่แท้จริงของระบบ ERP จะเกิดขึ้นหลังการติดตั้งเสร็จสิ้น จึงสำคัญมากที่คุณจะต้องได้รับการสนับสนุน การฝึกอบรม การปรับแต่ง การอัปเกรด และเอกสารประกอบอย่างต่อเนื่องตามความจำเป็น
- การถอดบทเรียนหลังจบโครงการ เมื่อการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ จะมีการตรวจสอบรายการสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกด้านของโครงการได้รับการอนุมัติและเสร็จสมบูรณ์แล้ว
การติดตั้งระบบ ERP จะเปลี่ยนแปลงทั้งบริษัทของคุณอย่างแน่นอน ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับบริษัทของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าการติดตั้งทำได้ดีเพียงใด ทางที่ดีที่สุดคือการเลือกพันธมิตร ERP ที่ทุ่มเทเพื่อความสำเร็จของคุณ เป็นบริษัทท้องถิ่นที่สามารถสนับสนุนคุณได้ตรงตามเวลาท้องถิ่น เข้าใจความต้องการของธุรกิจในพื้นที่ และมีประวัติผลงานที่โดดเด่น