5 สิ่งที่ฝ่ายบริหารต้องพิจารณาสำหรับการนำ ERP ไปใช้

โดยโฟกัส ERP ดังนั้น คุณพร้อมที่จะเริ่ม ใช้งาน ERP หรืออัปเกรดโซลูชันที่มีอยู่แล้ว แต่คุณได้วางแผนไว้แล้วว่าคุณจะจัดการข้อกำหนดด้านโซลูชันอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ หากไม่มีแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการความต้องการ องค์กรส่วนใหญ่จะต้องต่อสู้กับการตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ส่งผลให้เกิดการหยุดชะงักขององค์กร ความล่าช้า และอาจเกิดความล้มเหลวของโปรเจ็คได้

การใช้ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรแสดงถึงการเปลี่ยนแปลง การที่คุณเตรียมตัวและจัดการการเปลี่ยนแปลงได้ดีเพียงใด เป็นตัวทำนายความสำเร็จที่สำคัญ

ตามรายงานปี 2017 จาก Project Management Institute (PMI) องค์กรต่างๆ เสียเงินโดยเฉลี่ย 97,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อการลงทุนทุกๆ 1,000,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ เนื่องจากประสิทธิภาพของโปรเจ็คไม่ดี ^1. มีสถิติที่น่าตกใจอื่น ๆ อีก; ผลการศึกษาในปี 2555 โดย McKinsey และบริษัทในความร่วมมือกับมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด พบว่าโครงการไอทีขนาดใหญ่โดยเฉลี่ยดำเนินการเกินงบประมาณถึง 45 เปอร์เซ็นต์ และทำงานล่วงเวลาถึง 7 เปอร์เซ็นต์ ขณะที่ให้คุณค่าน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้ถึง 56 เปอร์เซ็นต์ ^2. พวกเขายังพบว่าร้อยละ 17 ของโปรเจ็คดำเนินการได้แย่มาก พวกเขาทำให้องค์กรที่ให้การสนับสนุนเกิดความวิตกกังวล

การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ERP สามารถมีได้หลายรูปแบบ โดยทั่วไปคือ “Big T” (การเปลี่ยนแปลงองค์กรขนาดใหญ่) “t เล็กน้อย” (การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในฟังก์ชันทางธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชัน) และ “การยกระดับและการเปลี่ยนแปลง” (การอัพเกรดเทคโนโลยีที่จำเป็นพื้นฐาน) ในทุกกรณี ความสำเร็จต้องอาศัยความร่วมมือที่แข็งแกร่งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับผลกระทบ

ผู้จำหน่าย ERP ลงทุนอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพซอฟต์แวร์ของตนเพื่อมอบโซลูชันที่ปรับให้เหมาะสมซึ่งปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจ ตอบสนองความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรม และปรับให้เข้ากับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เพื่อให้คุณตระหนักถึงคุณค่าและประโยชน์จากการลงทุนที่สำคัญในซอฟต์แวร์ระดับองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาวัฒนธรรมของบริษัท กระบวนการทางธุรกิจ ทรัพยากร (บุคลากร การเงิน อุปกรณ์ และเทคโนโลยี) และวิธีการนำไปใช้งาน

ด้วยการมอบแนวทางที่มีโครงสร้างในการจัดการความต้องการและแนวทางการกำหนดค่า ERP กรอบงานการจัดการโครงการจะช่วยเพิ่มความเป็นไปได้ของการนำ ERP ไปใช้ที่ประสบความสำเร็จ ส่งเสริมความโปร่งใส ความรับผิดชอบ และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ด้วยการใช้ระดับการจัดการ การกำกับดูแล และความเข้มงวดในระดับที่เหมาะสมในพื้นที่เหล่านี้ องค์กรสามารถลดความเสี่ยง เพิ่มความโปร่งใสของโครงการ และเพิ่มความเป็นไปได้ของการนำ ERP ไปใช้ที่ประสบความสำเร็จ

ด้านล่างนี้คือ 5 แง่มุมของการจัดการความต้องการที่ต้องพิจารณาเมื่อเริ่มต้นโครงการใช้งาน ERP

มุ่งเน้นไปที่การจัดการความต้องการ

โปรเจ็ค ERP คือการลงทุนเชิงกลยุทธ์ในอนาคตขององค์กร ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ไม่ควรมองว่าเป็นโปรเจ็คด้านไอที แม้ว่าฝ่ายไอทีจะมีบทบาทสำคัญของโปรเจ็คก็ตาม ด้วยการเน้นการจัดการความต้องการตลอดวงจรการใช้งาน ERP องค์กรสามารถลดความเสี่ยงของการพลาดความคาดหวังและการดำเนินการที่ไม่ดีได้อย่างมาก การมุ่งเน้นแบบองค์รวมต่อข้อกำหนดทั้งหมดจะส่งผลให้มีการยอมรับของผู้ใช้ในระดับที่สูงขึ้น และ ROI ที่เพิ่มขึ้น ส่งผลให้เกิดผลประโยชน์ที่จับต้องได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างละเอียดเป็นพื้นฐานเพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชัน ERP ที่นำไปใช้ในขั้นสุดท้ายตรงตามหรือเกินกว่าความคาดหวังของผู้สนับสนุน ในระหว่างกระบวนการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อย่าลืมพิจารณาหมวดหมู่ต่อไปนี้เพื่อรวมไว้ในการวิเคราะห์ของคุณ การขาดใครไปคนใดคนหนึ่งอาจทำให้มีความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

การนำเสนอคุณค่า

จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการนำ ERP ไปใช้ก็คือ การประเมินความต้องการ ซึ่งองค์กรจะกำหนดปัญหาและโอกาสที่องค์กรพยายามจะแก้ไขไว้อย่างชัดเจน

ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนิน การวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์ และเริ่มศึกษากรณีธุรกิจ

ในระหว่างกระบวนการนี้ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโปรเจ็คจะสอดคล้องกับกลยุทธ์ของธุรกิจ

กรณีธุรกิจศึกษา ERP ที่ได้มีการกำหนดไว้อย่างเหมาะสมจะได้รับการอ้างอิงและปรับปรุงตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็คตั้งแต่ริเริ่ม และอาจอ้างอิงถึงหลายปีหลังจากนั้น กรณีศึกษาทางธุรกิจจะช่วยให้เกิดความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความคิดริเริ่ม และกำหนดคุณค่าที่ โปรแกรม ERP จะมอบให้กับธุรกิจ

ด้วยการวางแผนและการพิจารณาอย่างรอบคอบ กรณีศึกษาทางธุรกิจที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีจะช่วยเพิ่มความเป็นไปได้อย่างมากในการใช้ ERP ที่ประสบความสำเร็จ เมื่อมีการอนุมัติกรณีศึกษาทางธุรกิจ องค์กรควรเริ่มงานการสร้างกฎบัตรโปรเจ็คเกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารองค์ประกอบสำคัญเพื่อรับรองการมีอยู่อย่างเป็นทางการ

ความล้มเหลวในการสร้างความชัดเจนว่าทีมพยายามทำอะไรให้สำเร็จเป็นสาเหตุสำคัญของความล้มเหลวของโปรเจ็ค เพื่อเพิ่มโอกาสที่จะเกิดผลลัพธ์เชิงบวก ควรใช้เวลาในการสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจและกฎบัตรโปรเจ็คตั้งแต่เริ่มแรก

แนวทางและแผนการดำเนินงาน ERP ให้ประสบความสำเร็จ

การสนับสนุนกรอบการดำเนินงานด้วยหลายแผนซึ่งออกแบบมาเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้สอดคล้องกันตามกรณีศึกษาทางธุรกิจและกฎบัตรที่ได้รับอนุมัติ ผลลัพธ์หลักบางประการที่มักถูกมองข้าม ได้แก่:

• กลยุทธ์ในการตรวจสอบย้อนกลับ และเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับ
• แผนการจัดการความต้องการ และแผนการวิเคราะห์ธุรกิจ
• กลยุทธ์การทดสอบ แผนเกณฑ์การยอมรับ และแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อกำหนดคือเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับของ MoSCoW ด้วยการใช้เครื่องมือนี้อย่างเหมาะสม ทีมงานโปรเจ็คสามารถจับภาพ จัดลำดับความสำคัญ ติดตาม และติดตามข้อกำหนดตลอดระยะเวลาของที่โปรเจ็คได้ริเริ่ม กลยุทธ์การทดสอบและแผนเกณฑ์การยอมรับจะเป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่ารายการต่างๆ ที่บันทึกไว้ในเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับของ MoSCoW ได้รับการอนุมัติที่จำเป็นสำหรับการย้ายข้อมูลไปสู่สถานะการปฏิบัติงาน

การวิเคราะห์ความต้องการ

การวิเคราะห์ข้อกำหนดอย่างละเอียดอาจเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดเพียงกิจกรรมเดียวของโปรเจ็ค กิจกรรมและงานเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่อไปนี้:

• บัตรประจำตัว,
• การจัดลำดับความสำคัญ,
• การสร้างข้อกำหนด
• การอนุมัติและ
• การตรวจสอบข้อกำหนดของโซลูชัน

ข้อมูลเฉพาะได้รับการบันทึกไว้ในกลยุทธ์สำหรับการตรวจสอบย้อนกลับ แผนการจัดการความต้องการ และแผนการวิเคราะห์ธุรกิจ

การทำซ้ำครั้งแรกของเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับของ MoSCoW จะเป็นการวัดพื้นฐานสำหรับการเปรียบเทียบในอนาคตและการตัดสินใจที่มีประสิทธิผล ข้อมูลพื้นฐานนี้แสดงถึงจักรวาลของงานที่เป็นที่รู้จักเพื่อทำให้การนำ ERP ไปใช้ให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อพิจารณาขั้นพื้นฐานแล้ว การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะต้องเป็นไปตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ วัตถุประสงค์ของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการไม่ใช่เพื่อขจัดการเปลี่ยนแปลง แต่เป็นการกำหนดกระบวนการที่ช่วยให้สามารถระบุ ประเมิน และยกระดับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอได้อย่างเหมาะสม ประเมิน และยกระดับการกำกับดูแลตามความเหมาะสม

เป็นมากกว่า RICE

โปรเจ็ค ERP จำนวนมากมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดด้านการทำงาน ซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่า RICE (รายงาน อินเทอร์เฟซ การแปลง และส่วนขยาย) โปรเจ็ค ERP ที่ประสบความสำเร็จสูงสุดมองข้าม RICE และพิจารณาข้อกำหนดทางธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การไม่ทำหน้าที่ และข้อกำหนดในการเปลี่ยนแปลง แนวทางแบบองค์รวมในการวิเคราะห์ความต้องการและการจัดการช่วยให้แน่ใจว่าทุกด้านของโครงการได้รับการพิจารณา และองค์กรก็เตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนไปสู่สถานะการปฏิบัติงานหลังจากการเริ่มใช้งานจริง

สถาบันบริหารจัดการโครงการอันดับ ¹ อัตราความสำเร็จของชีพจรแห่งวิชาชีพเพิ่มขึ้น เปลี่ยนแปลงต้นทุนที่สูงของประสิทธิภาพต่ำในปี 2560

² McKinsey and Company, 2012, ส่งมอบโครงการไอทีขนาดใหญ่ตรงเวลา, งบประมาณ และตามมูลค่า

เกี่ยวกับผู้เขียน…

Brian Williamson (PfMP, PgMP, PMP, PMI-RMP, PMI-PBA, PMI-SP, PMI-ACP, ผู้เชี่ยวชาญ ITIL และผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรอง) เป็นผู้อำนวยการบริหารของ PMO ที่มี Avaap Brian เป็นผู้เขียน “คู่มือการทดสอบและเตรียมสอบ PMI-PBA®”; ผู้เขียนร่วมเรื่อง “Making Choices: Aligning Strategic Business Execution with Strategy Through Project Portfolio Management”; และมีส่วนร่วมในการตีพิมพ์ผลงาน โครงการ และการจัดการโครงการมากมาย