เอาตัวรอดจากความบ้าคลั่งก่อนคริสต์มาส
ในเวลาเพียงไม่กี่สัปดาห์ ชาวแอฟริกาใต้จะออกไปรับประทานอาหารค่ำกับไก่งวง สวมหมวกกระดาษ และอาจใช้งบประมาณจนหมด ใช่แล้ว คริสต์มาสใกล้เข้ามาแล้ว และด้วยโอกาสนี้ โอกาสในการซื้อขายจึงมีกำไร ด้วยความเร่งรีบ ก่อนคริสต์มาส สำหรับผู้ค้าปลีกและผู้ผลิต อาจมีสิ่งหนึ่งที่ทำให้เจ้าของธุรกิจนอนไม่หลับ นั่นก็คือความคิดเรื่องชั้นวางเปล่าก่อนคริสต์มาส ผู้ผลิตกำลังเร่งการผลิตเพื่อนำสต็อกเข้าสู่ชั้นวางก่อนวันคริสต์มาสโดยไม่ทำให้งานบกพร่อง เสียสัญญา หรือต้องรับโทษ
ความชัดเจนและการควบคุมเป็นสิ่งจำเป็น
ความชัดเจนและการควบคุมอาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจ ลองนึกภาพคุณมีอำนาจในการดูความคืบหน้าของทุกงานที่อยู่ในคิวโดยไม่ต้องถามใครเลย มีสต็อกอะไรบ้างที่สั่งซื้อ คลังสินค้าใดมีส่วนเกิน สินค้าที่จัดส่งไป ผลิตภัณฑ์ใดที่ทำกำไรได้มากที่สุดของคุณ พร้อมการเข้าถึงไทม์ไลน์และ ค่าใช้จ่าย คุณจะมีความชัดเจนในธุรกิจของพวกเขา
และความชัดเจนก็มาซึ่งการควบคุม ต่อไปนี้เป็นวิธีเพื่อความชัดเจน:
1. คัดแยกสเปรดชีต
หากคุณใช้สเปรดชีตเพื่อบันทึกคำสั่งซื้อ และใช้แพ็คเกจบัญชีแยกต่างหากเพื่อจัดการการเงิน ธุรกิจของคุณมีความเสี่ยง
ระบบแบบสแตนด์อโลนเหล่านี้เทียบได้กับการรับประทานอาหารค่ำกับครอบครัวโดยไม่มีใครพูดคุยกัน มันอึดอัดและไม่สบายใจ ระบบธุรกิจของคุณต้องฉลาดพอที่จะบูรณาการและสื่อสารระหว่างกัน สเปรดชีตไม่สามารถสื่อสารกันเองได้ ไม่ต้องพูดถึงซอฟต์แวร์ภายนอกเลย
ยิ่งไปกว่านั้น เพื่อเป็นการชดเชยสิ่งนี้ คุณอาจมีทีมผู้ดูแลระบบขนาดใหญ่คอยอัปเดตสเปรดชีตเหล่านี้ด้วยตนเองทุกครั้งที่คำสั่งซื้อผ่านวงจรธุรกิจ เช่น ตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการผลิตไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการรายงาน ซึ่งจะทำให้คุณเสียเวลาและเงิน
คุณสูญเสียความแม่นยำและประสิทธิภาพโดยการทำงานด้วยวิธีนี้
ตามหลักการแล้ว คุณต้องมีระบบที่รวมกระบวนการทั้งหมดในวงจรการปฏิบัติงาน ฉันพบข้อต่อไปนี้ว่ามีประโยชน์:
- ขนาดใหญ่และรับผิดชอบ: มีซัพพลายเออร์ซอฟต์แวร์องค์กรแบรนด์ใหญ่สองสามรายให้เลือกในแอฟริกาใต้ แอปพลิเคชันเหล่านี้แข็งแกร่งและเสถียร และมีประโยชน์สำหรับการบูรณาการกระบวนการที่จำเป็นมาก และการจัดการผู้ดูแลระบบ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ระดับประเทศ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับขนาดและงบประมาณของธุรกิจของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจมีค่าใช้จ่ายหลายแสนต่อเดือน และมักจะให้ความยืดหยุ่นและฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด คุณอาจต้องจ้างที่ปรึกษาเพื่อใช้งานซอฟต์แวร์โดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- บูรณาการและคล่องตัว: ระบบปฏิบัติการธุรกิจ QuickEasy (BOS) มีราคาไม่แพงและบูรณาการอย่างสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าทุกอย่างพูดคุยกัน ช่วยให้การดำเนินงานง่ายขึ้นโดยการจัดการส่วนของผู้ดูแลระบบในการขาย คำสั่งซื้อ การผลิต สต็อก และการบัญชี ในระบบที่ปรับแต่งและใช้งานง่ายเพียงระบบเดียว
2. ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์
เพื่อให้ควบคุมได้และมีความชัดเจน คุณภาพของป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณจึงต้องอยู่ในระดับสูง แม้ว่าคุณจะมีระบบที่ชาญฉลาดที่สุด แต่หากข้อมูลไม่ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ธุรกิจของคุณก็มีความเสี่ยง มีสองทางเลือก:
- ลงทุนในทีม: จ้างผู้มีความสามารถ จากนั้นเปิดรับวัฒนธรรมการฝึกอบรมและการประเมินอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทีมผู้ดูแลระบบของคุณทันข่าวสารล่าสุด การผลิต และการเปลี่ยนแปลงนโยบาย แม้ว่าอาจใช้เวลานานและลำบาก แต่ก็คุ้มค่าในระยะยาว
- ลงทุนในซอฟต์แวร์: หากคุณมีระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (BOS) ที่บูรณาการทุกกระบวนการ จำเป็นต้องมีเพียงคนเดียวเท่านั้นในการรวบรวมข้อมูล โดยรักษาค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบและการฝึกอบรมให้ต่ำที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาทำงานและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้อย่างมาก
3. ปลดขีดจำกัดความสามารถของคุณ
ความชัดเจนในกำลังการผลิตของคุณจะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าคุณสามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่สูงเกินจริงได้หรือไม่ ใช้ BOS ของคุณเพื่อพิจารณาว่าทีมของคุณสามารถผลิตอะไรได้บ้างภายในวันทำงานปกติ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการผลิต คุณอาจจำเป็นต้อง:
- พิจารณาจ้างงานบางส่วนให้กับผู้ผลิตรายอื่นที่ผลิตงานที่มีคุณภาพและสม่ำเสมอ
- เพิ่มกะเพิ่มเติมเพื่อให้คุณทำงานได้เป็นเวลา 18 หรือ 24 ชั่วโมงเพื่อตอบสนองความต้องการ
- พยายามเจรจากำหนดเวลาใหม่หากคุณไม่สามารถตอบสนองได้
4. ส่งเสียงปลุก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรับทราบถึงกำหนดเวลาที่ใกล้จะมาถึงอยู่เสมอ
หากคุณเป็นคนเดียวที่รู้ว่ากำหนดเวลาคือเมื่อใด หากคุณไม่ว่าง การดำเนินงานก็จะหยุดชะงัก อย่าปล่อยให้มันเป็นตามโชคชะตา – ตั้งค่าการแจ้งเตือน
- ใช้ปฏิทินอีเมลหรือแม้แต่โทรศัพท์ของคุณเพื่อติดตามลำดับเวลาด้วยราคาประหยัด
- หากซอฟต์แวร์การจัดการสต็อกหรือการจัดการการขายของคุณมีการแจ้งเตือนกำหนดเวลา ให้ใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว
- แบ่งปันความรับผิดชอบกับทีมเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
ใช้ฤดูกาลนี้เป็นแบบทดสอบว่าระบบและกระบวนการทางธุรกิจในปัจจุบันของคุณมีเสถียรภาพและแม่นยำเพียงใด เมื่อแรงกดดันเพิ่มสูงขึ้นและความร้อนแรงเพิ่มขึ้น คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าธุรกิจใดกำลังทรุดตัวลงและธุรกิจใดยังคงแข็งแกร่ง นี่จะแสดงให้คุณเห็นเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับการปรับปรุงซอฟต์แวร์ในอนาคต เพื่อให้ปีหน้าดียิ่งขึ้นไปอีก
