การประเมินความเสี่ยงและการจัดการ: ERP ช่วยคุณทำเครื่องหมายทุกช่องได้อย่างไร

โดย อันตอน อูสธุยเซน

บริษัทผู้ผลิตพึ่งพาซอฟต์แวร์และระบบเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และทำกำไรได้ อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ก็มาพร้อมกับ ความเสี่ยงโดยธรรมชาติ เช่นกัน ความเสี่ยงเหล่านี้สามารถนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การหยุดทำงาน และการละเมิดความปลอดภัย ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้ผลิตที่จะดำเนินการประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียด และใช้กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงเพื่อปกป้องการดำเนินงานและทรัพย์สินของตน ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าทำไมการประเมินและการจัดการความเสี่ยงของซอฟต์แวร์และระบบจึงมีความสำคัญสำหรับผู้ผลิต ประโยชน์ของการบริหารความเสี่ยง วิธีดำเนินการประเมินความเสี่ยง และวิธีลดความเสี่ยงโดยใช้โซลูชัน ERP เช่น Quickeasy BOS

“การอยู่รอดและเจริญรุ่งเรืองต้องอาศัยการยอมรับและการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างกระตือรือร้น แนวทางปฏิบัติในการประเมินความเสี่ยงของผู้ผลิตควรผสมผสานความคล่องตัวและความยืดหยุ่นเข้าด้วยกัน เพื่อให้บริษัทสามารถรับรู้และตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ไม่ปรากฏชัดเมื่อหนึ่งหรือสองปีก่อนหน้านี้”

ดีลอยท์

เหตุใดการประเมินความเสี่ยงของระบบจึงมีความสำคัญ

บริษัทผู้ผลิตดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้นเป็นประจำ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องประเมินและจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและระบบเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง

เทคโนโลยีกระจัดกระจาย

เมื่อแอปและซอฟต์แวร์ใหม่พร้อมใช้งาน แอปและซอฟต์แวร์เหล่านั้นจะค่อยๆ เพิ่มและได้รับการแก้ไขเข้าสู่วงจรการทำงาน แม้ว่าแต่ละแอปจะนำเสนอคุณประโยชน์ที่เป็นเอกลักษณ์ แต่มีไม่มากนักที่ออกแบบมาเพื่อสื่อสารข้อมูลบริษัทระหว่างแอปเองกับแอปอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น

ตัวอย่างเช่น การใช้ระบบบัญชีแยกต่างหากกับแพลตฟอร์มการผลิตของคุณอาจทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยง ข้อผิดพลาด ความล่าช้า งานซ้ำซ้อน และความสับสน ตามหลักการแล้ว ระบบบัญชี การผลิต และระบบแบ็คออฟฟิศควร รวมเข้ากับระบบ ERP

ความล้มเหลวของซอฟต์แวร์และระบบอาจส่งผลให้สูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน รายได้ และความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัท นอกจากนี้ ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์เป็นเรื่องที่น่ากังวลอยู่เสมอ การโจมตีทางไซเบอร์เพียงครั้งเดียวสามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อธุรกิจ ตั้งแต่การสูญเสียทางการเงินไปจนถึงทรัพย์สินทางปัญญาที่ถูกขโมย

เทคโนโลยีที่ล้าสมัย

ในหลายกรณี ผู้ผลิตมีระบบที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับพวกเขาเมื่อสองสามทศวรรษก่อน เมื่อ ระบบ ERP ยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น เชื่องช้า เจ้าอารมณ์ ลำบาก ยากต่อการบำรุงรักษาและอัปเดต ระบบเหล่านี้ชอบทำงานแยกจากกัน และมักจะขาดความคล่องตัวที่จำเป็นในธุรกิจสมัยใหม่ในการเชื่อมต่อกับระบบที่จำเป็นอื่นๆ

หรือที่น่ากังวลยิ่งกว่านั้นคือ ผู้ผลิตอาจใช้สเปรดชีตและระบบอื่นๆ ที่ไม่ต้องใช้การสื่อสารในการดำเนินธุรกิจ

สิ่งนี้ทำให้บริษัทมีความเสี่ยงที่สำคัญจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ กระบวนการที่สิ้นเปลืองเวลา และการขาดความชัดเจน

ขาดการควบคุมกระบวนการ

บางครั้งองค์กรก็มีเทคโนโลยี การบูรณาการ และระบบล่าสุดทั้งหมดอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม กระบวนการและขั้นตอนการทำงานไม่ได้ถูกจัดทำขึ้นโดยคำนึงถึงการบริหารความเสี่ยง

หากไม่มีการตั้งค่า การสำรองข้อมูล เอกสาร ขั้นตอนการทำงาน และการควบคุมกระบวนการที่ถูกต้อง องค์กรอาจเผชิญกับความเสี่ยงที่สำคัญได้

ประโยชน์ของการบริหารความเสี่ยง

กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิผลสามารถช่วยให้ผู้ผลิตระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินมาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นได้

โดยการดำเนินการประเมินความเสี่ยง บริษัทต่างๆ สามารถพัฒนาความเข้าใจในความเสี่ยงของตนและพัฒนากลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบได้ ซึ่งอาจรวมถึงการอัปเดตระบบและแพตช์รักษาความปลอดภัย การฝึกอบรมพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วยการนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ ผู้ผลิตสามารถลดความเสี่ยงและลดผลกระทบจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นได้ สิ่งนี้นำไปสู่ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่มากขึ้น ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น และความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

วิธีดำเนินการประเมินความเสี่ยง

การประเมินความเสี่ยงเกี่ยวข้องกับการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น การประเมินโอกาสและผลกระทบ และการพัฒนาแผนการบรรเทาผลกระทบ

1. สินค้าคงคลังของระบบ ขั้นตอนแรกคือการระบุสินทรัพย์และระบบที่มีความสำคัญต่อกระบวนการผลิต รวมถึงฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูล สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายการระบบทั้งหมดอย่างละเอียด รวมถึงระบบที่ใช้โดยผู้จำหน่ายบุคคลที่สาม
2. การวิเคราะห์ภัยคุกคาม เมื่อสินค้าคงคลังเสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนต่อไปคือการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น เช่น ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ช่องโหว่ของซอฟต์แวร์ และการโจมตีทางไซเบอร์ จากนั้นจะมีการประเมินความน่าจะเป็นและผลกระทบของภัยคุกคามแต่ละรายการ และกำหนดคะแนนความเสี่ยง
3. การวิเคราะห์ผลกระทบ เมื่อคุณระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินความน่าจะเป็นและผลกระทบ หากคุณใช้ระบบ ERP เช่น QuickEasy BOS ระบบจะมีเครื่องมือวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถประเมินความเสี่ยงตามสถานการณ์ต่างๆ ด้วยการจำลองสถานการณ์ที่แตกต่างกัน คุณจะได้รับความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงแต่ละอย่าง และจัดลำดับความสำคัญของความพยายามในการลดความเสี่ยงตามนั้น
4. แผนการจัดการความเสี่ยง เมื่อการประเมินความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์ ผู้ผลิตสามารถพัฒนาแผนบรรเทาผลกระทบที่ระบุขั้นตอนที่จำเป็นในการลดหรือขจัดความเสี่ยงที่ระบุได้ ซึ่งรวมถึงการใช้มาตรการเพื่อป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ เช่น ไฟร์วอลล์และซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส การสำรองข้อมูลเป็นประจำ การตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน การฝึกอบรมพนักงาน และอื่นๆ ด้วยการทบทวนและอัปเดตแผนการบรรเทาผลกระทบอย่างสม่ำเสมอ ผู้ผลิตสามารถก้าวนำหน้าภัยคุกคามที่เกิดขึ้นใหม่และลดความเสี่ยงได้อย่างต่อเนื่อง

ERP ช่วยประเมิน จัดการ และลดความเสี่ยงได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เช่น Quickeasy BOS สามารถเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้ผลิตที่ต้องการลดความเสี่ยง

ระบบอัตโนมัติและมาตรฐาน

ประการแรกและสำคัญที่สุด ระบบ ERP ช่วยให้สามารถกำหนดมาตรฐานของกระบวนการทำงานได้ ด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและจัดทำแผนงานที่ชัดเจนให้พนักงานปฏิบัติตาม ระบบ ERP จะลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และรับประกันว่าจะมีการปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้

ปิดช่องว่าง

ระบบ ERP บูรณาการทุกด้านของการดำเนินการผลิต รวมถึงการจัดการสินค้าคงคลัง กำหนดการผลิต และการจัดการทางการเงิน ด้วยการรวมฟังก์ชันทั้งหมดเหล่านี้ไว้ในระบบเดียว ซอฟต์แวร์ ERP สามารถช่วยผู้ผลิตในการปรับปรุงกระบวนการ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้

รายการตรวจสอบและการตรวจสอบ

QuickEasy BOS มีฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการทำธุรกรรมผ่านรายการตรวจสอบหรือระบบการอนุมัติ

ระบบนี้ช่วยให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่ธุรกรรมจะเสร็จสิ้น โดยให้แนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจนและช่วยลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงหรือพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณอื่นๆ

โดยพื้นฐานแล้ว ผู้ใช้จะต้อง ‘กาเครื่องหมายถูกทุกช่อง’ ก่อนจึงจะสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปได้ นี่อาจเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าสกุลเงินในใบสั่งซื้อตรงกับสกุลเงินของซัพพลายเออร์ หรือราคาผลิตภัณฑ์จะสูงกว่าใบสั่งซื้อครั้งก่อนไม่เกิน 5%

คุณยังสามารถเพิ่มการตรวจสอบด้วยตนเองสำหรับผู้ใช้เพื่อยืนยันว่าสินค้าที่ซื้อตรงกับข้อกำหนดทางวิศวกรรม

ในการดำเนินการดังกล่าว ระบบ ERP เองก็มีการตรวจสอบและถ่วงดุลซึ่งช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมาก

วิเคราะห์ข้อมูล

ระบบ ERP ของเราช่วยให้คุณติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลในทุกด้านของการดำเนินงานของคุณได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการเงิน สินค้าคงคลัง การผลิต และการขาย ด้วยการมองเห็นกระบวนการทางธุรกิจของคุณแบบเรียลไทม์ คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และดำเนินการเชิงรุกเพื่อบรรเทาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาสำคัญ

ติดตามความคลาดเคลื่อน

นอกจากนี้ QuickEasy BOS ยังมีความสามารถในการค้นหาความคลาดเคลื่อนในข้อมูลหลัก เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ สินค้า และอื่นๆ ด้วยการระบุความไม่สอดคล้องกันในข้อมูลนี้ คุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ

ความชัดเจนในการทำธุรกรรม

นอกจากนี้ ระบบ ERP ของเรายังช่วยให้คุณสามารถติดตามธุรกรรมอย่างใกล้ชิด ทำให้คุณมองเห็นความผิดปกติหรือกิจกรรมที่น่าสงสัยได้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่จัดการข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนหรือจัดการกับธุรกรรมจำนวนมาก การมีภาพข้อมูลทางการเงินที่ชัดเจน ทำให้คุณสามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้อย่างง่ายดาย

การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ERP ยังสามารถช่วยผู้ผลิตลดความเสี่ยงโดยมอบคุณสมบัติด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น Quickeasy BOS นำเสนอคุณสมบัติการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่ง การรับรองความถูกต้องผู้ใช้ และการเข้ารหัสเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ให้คำปรึกษาด้านการบริหารความเสี่ยง

QuickEasy ไม่เพียงแต่นำเสนอโซลูชัน ERP ที่ปรับแต่งเองซึ่งลดความเสี่ยงในตัวมันเองเท่านั้น ที่ปรึกษายังมีประสบการณ์ในการนำกระบวนการบริหารความเสี่ยงไปใช้อีกด้วย

• ตรวจสอบการตั้งค่ากับลูกค้าเพื่อระบุจุดอ่อนหรือการควบคุมดูแลที่อาจเกิดขึ้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสำรองข้อมูลกำลังทำงานอยู่
• ตั้งค่ากระบวนการทำงานสำหรับกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสาร
• ฝึกอบรมพนักงานและสมาชิกในทีมใหม่เกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานใหม่
• รวมระบบที่มีอยู่หรือระบบใหม่เข้ากับ ERP เพื่อสร้างวงปิด

ปีละครั้งเพียงพอสำหรับการประเมินความเสี่ยงหรือไม่?

คำตอบสั้น ๆ : ไม่ การประเมินและการจัดการความเสี่ยงควรเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานรายวันมากกว่าโครงการเป็นระยะ ด้วยการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ ผู้ผลิตสามารถรับข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

การลดความเสี่ยงมักต้องมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของคุณ และนั่นคือสิ่งที่ระบบ ERP และที่ปรึกษาของเราโดดเด่นอย่างแท้จริง ด้วยซอฟต์แวร์ QuickEasy BOS คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนการทำงานและทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและปรับปรุงประสิทธิภาพ ด้วยการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดด้วยตนเอง คุณสามารถลดโอกาสเกิดการหยุดชะงักและข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้

แนวคิดสุดท้าย

วัฒนธรรมการบริหารความเสี่ยงของบริษัททำให้การระบุและแก้ไขจุดอ่อนเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานในแต่ละวัน ท้าทายกระบวนการ ระบบ และขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่เพื่อประเมินว่ามีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการประเมินความเสี่ยงและปรับปรุงการบริหารความเสี่ยงหรือไม่

การจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ และระบบ ERP ของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยคุณระบุ ประเมิน และลดความเสี่ยงผ่านกระบวนการทำงานของคุณ

ด้วยการกำหนดมาตรฐานกระบวนการทำงาน การระบุความคลาดเคลื่อนในข้อมูลหลัก การติดตามธุรกรรมอย่างใกล้ชิด และการใช้รายการตรวจสอบและระบบการอนุมัติ คุณสามารถลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและลดความเสี่ยงต่อความเสี่ยงได้

ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทรงพลัง ขั้นตอนการทำงานที่ปรับแต่งได้ และคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูง QuickEasy BOS ช่วยให้คุณปกป้องธุรกิจของคุณจากการหยุดชะงักและความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น การใช้ระบบ ERP เช่น QuickEasy BOS เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการความเสี่ยงในธุรกิจของคุณ