แหล่งข้อมูล: การสมัครใช้งานจริง เสมือน หรือซอฟต์แวร์

3 วิธีที่แน่นอนในการรู้ว่าธุรกิจของคุณควรจ่ายเงินเดือนหรือไม่ หรือว่าการสมัครซอฟต์แวร์เพียงพอหรือไม่

ผู้ประกอบการเริ่มต้นด้วยการเป็น “ทุกสิ่งทุกอย่างสำหรับทุกคน” ซึ่งก็คือการทำเกือบทุกหน้าที่ในธุรกิจ และมักรู้สึกว่าถูกดึงเกินขีดความสามารถ การเข้าใจว่าคุณอาจต้องกำหนดเพดานการเติบโตของธุรกิจของคุณหากธุรกิจต้องขึ้นอยู่กับคุณเพียงอย่างเดียว จะช่วยเปิดขอบเขตของคุณต่อหนทางต่างๆ ในการเติบโตของธุรกิจผ่านเทคโนโลยีและพลังของทีม

ตัวเลือกของคุณมีอะไรบ้าง: พนักงาน, เสมือน, ซอฟต์แวร์

สมาชิกพนักงาน : หัวใจสำคัญของธุรกิจที่ต้องทำงานหนัก สมาชิกในทีมของคุณคือผลิตภัณฑ์หลักที่คุณขาย ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมการบริการหรือการผลิตก็ตาม อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณยังเป็นบริษัทสตาร์ทอัพและมีเพียงคุณและ ความมั่นใจ ของคุณเท่านั้น การจ้างสมาชิกเพิ่มเติมเข้ามาในทีมอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล หากคุณพบว่าสำนักงานและธุรกิจของคุณต้องการตำแหน่งเต็มเวลา แต่คุณไม่มีงบประมาณเงินเดือนมากนัก ให้พิจารณาจ้างนักศึกษาฝึกงานหรือพนักงานระดับจูเนียร์ เป็นสถานการณ์ที่เป็นผลดีต่อทั้งสองฝ่าย เนื่องจากคุณเสนอประสบการณ์การทำงานและการฝึกอบรมในระหว่างทำงานด้วยเงินเดือนที่เอื้อมถึงได้มากกว่าสมาชิกทีมอาวุโส และระยะเวลาการทำงานที่ตกลงกันไว้แบบจำกัดหมายความว่าไม่มีปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลในระยะยาว Candace de Villiers ที่ปรึกษาด้านการตลาดของ QuickEasy BOS บริษัทซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่ตั้งอยู่ในเมืองเคปทาวน์ กล่าวว่า “คุณยังคงต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อรองรับฟังก์ชันนี้ในการติดตามเวลาและการจัดการโครงการ เช่น Trello, Asana หรือ BOS แต่ตอนนี้ผู้ฝึกงานของคุณสามารถเริ่มเพิ่มมูลค่าที่แท้จริงให้กับค่าใช้จ่ายเงินเดือนรายเดือนนี้ได้ด้วยการทำภารกิจที่สร้างรายได้หรือสนับสนุน”

พนักงานเสมือนจริง : เมื่อพูดถึงผู้ช่วยเสมือนจริงที่สามารถใช้ได้ทุกอย่างตั้งแต่การสอบถามข้อมูลการเดินทางหรือการโทรติดต่อลูกค้าไปจนถึงการส่งการ์ดขอบคุณถึงลูกค้าเป้าหมาย ผู้ประกอบการที่ยุ่งเกินกว่าจะจัดการนัดหมายและบันทึกประจำวันของตนเองจะพบว่าทรัพยากรที่ปรับขนาดได้นี้มีค่ามาก “พวกเขาได้กลายมาเป็นสมาชิกในทีมที่บังเอิญทำงานจากระยะไกล” Jaleh Bisharat รองประธานฝ่ายการตลาดของ oDesk.com กล่าว แอฟริกาใต้เสนอโซลูชันสำหรับทุกความต้องการเมื่อต้องจ้างพนักงานเสมือน (การจ้างนอกสถานที่) ไม่ว่าจะเป็นผู้ช่วยส่วนตัว การเงิน การตลาด หรือศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ทีมเสมือนจริงมีความสัมพันธ์กันอย่างแน่นแฟ้นและต้องใช้การลงทุนส่วนตัวและคำแนะนำจากคุณพอสมควรเพื่อให้พวกเขาเข้าใจแบรนด์ ผลิตภัณฑ์ และความต้องการของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาต้องติดต่อกับลูกค้า โบนัสคือ คุณไม่ได้จ่ายเงินเดือนเต็มเวลาเมื่อปริมาณงานไม่สมเหตุสมผล

สมัครสมาชิกรับซอฟต์แวร์: คุณอาจทำธุรกิจคนเดียวโดยอาศัยความมุ่งมั่น ความรู้รอบตัวเล็กน้อย และซอฟต์แวร์อันแข็งแกร่งที่จะช่วยให้คุณจำได้ว่าการประชุมขายครั้งต่อไปคือเมื่อใด ควรสั่งสินค้าเพิ่มเมื่อใด ควรติดตามลูกค้าเป้าหมายเมื่อใด และวันนี้เป็นวันครบรอบแต่งงานของคุณ! คุณสามารถหาแหล่งซอฟต์แวร์ได้ – บางครั้งฟรี แต่โดยปกติแล้วจะต้องจ่าย ค่าสมัครใช้งาน รายเดือนที่เหมาะสม – ซึ่งสามารถจัดการตารางเวลา การติดตามเวลา การผลิต และการบัญชีได้ โปรดจำไว้ว่าคุณต้องเลือกสรรซอฟต์แวร์ให้รอบคอบเช่นเดียวกับการจ้างพนักงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย มิฉะนั้น คุณอาจพบว่าคุณต้องซื้อ ติดตั้ง และเรียนรู้ระบบใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้นเมื่อคุณเติบโตเกินระบบเดิม ซึ่งอาจก่อกวนได้มาก มองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถบูรณาการกับแพลตฟอร์มอื่นๆ ได้ หรือซอฟต์แวร์ที่บูรณาการในตัวอย่างสมบูรณ์และมีคุณสมบัติทุกอย่างในระบบเดียว สุดท้ายนี้ ให้ลองเข้าไปในที่ประชุมและชุมชนบางแห่งเพื่อดูว่ามีคำเรียกอะไรเกี่ยวกับการสนับสนุนและ บริการ หลังการขาย เพื่อที่คุณจะได้เข้าใจดีขึ้นว่าคุณอาจเจออะไรบ้างเมื่อสมัครสมาชิก

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณมีทางเลือกอะไรบ้าง คุณจะเลือกเส้นทางที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

นี่คือ 3 วิธีที่แน่ชัดในการรู้ว่าคุณจำเป็นต้องเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบทีม

1. ตรวจสอบตัวเอง

ถามตัวเองว่า “ฉันทำทุกอย่างเสร็จหรือยัง?” สำหรับผู้ประกอบการ ความเครียด ความวิตกกังวล และแม้แต่ภาวะซึมเศร้าในบางครั้งเป็นสิ่งที่คุ้นเคยเหมือนเงาของพวกเขา มันเป็นงานที่เครียดซึ่งมักจะทำให้รู้สึกเหมือนกำลังนั่งรถไฟเหาะทางอารมณ์ สำหรับผู้เริ่มต้น มีภัยคุกคามจากความล้มเหลวอย่างต่อเนื่อง จากการวิจัยของ Shikhar Ghosh อาจารย์จาก Harvard Business School พบว่าสตาร์ทอัพที่ได้รับเงินทุนสามในสี่แห่งล้มเหลว

แทนที่จะแสดงความเปราะบาง เจ้าของธุรกิจมักจะนำเสนอสิ่งที่จิตแพทย์สังคมเรียกว่า “การจัดการความประทับใจ” หรือที่เรียกว่า “แกล้งทำไปจนกว่าจะทำได้จริง” แต่แนวโน้มดังกล่าวกำลังเปลี่ยนแปลงไป ระบบนิเวศของสตาร์ทอัพในแอฟริกาใต้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมืองเคปทาวน์ ให้เกียรติเจ้าของธุรกิจที่ “บอกเล่าเรื่องราวตามความเป็นจริง” เพื่อให้ทุกคนได้เรียนรู้ ได้รับประโยชน์ และขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น

ลองค้นหา: มีวิธีที่ดีกว่านี้หรือไม่? หากคุณรู้สึกเหมือนกำลังจมอยู่กับงานธุรการ และความเครียดจากการจัดการกิจกรรมประจำวันเริ่มส่งผลเสียต่อสุขภาพ แสดงว่าคุณต้องพิจารณาปรับปรุงระบบธุรกิจของคุณ ทั้งซอฟต์แวร์และกระบวนการของทีม สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ ความคิดที่จะต้องปล่อยวางและปล่อยให้คนอื่นรับหน้าที่หรือหน้าที่บางอย่างเข้ามาดำเนินการแทนนั้นอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างยิ่ง “ฉันสามารถทำได้เร็วขึ้นและดีขึ้น แต่จะต้องใช้เวลานานมากในการสอนคนอื่นให้ทำ ดังนั้นฉันเลยทำต่อไป” เป็นข้อแก้ตัวที่พบบ่อย แต่การทำเช่นนี้สามารถจำกัดการเติบโตทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นได้ และทำให้เกิดภาวะหมดไฟได้จริง

พิจารณาใช้ โค้ชด้านธุรกิจ เพื่อช่วยให้คุณมองธุรกิจของคุณด้วยมุมมองใหม่และช่วยคุณผ่านช่วงการเปลี่ยนผ่านของการเติบโต ศึกษา ซอฟต์แวร์ที่รองรับการดำเนินการทั้งหมด ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างลูกค้าเป้าหมาย การผลิต การจัดเก็บสินค้า การออกใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณหลุดพ้นจากงานหนัก ควรพิจารณา จ้างผู้ช่วยส่วนตัวเสมือนจริง เพื่อดูแลงานธุรการของคุณ เพื่อที่คุณจะได้มีอิสระในการเริ่มฝันและวางแผนธุรกิจของคุณอีกครั้ง

2. “กรุณาตรวจสอบ!” – ตรวจสอบบัญชีของคุณ

ความกลัว : กระแสเงินสด บัญชี ธนาคาร และการออกใบแจ้งหนี้ มักเป็นส่วนที่สร้างความเครียดมากที่สุดในการดำเนินธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการ จาก การสำรวจข้อมูลผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพ ล่าสุด พบว่าผู้ประกอบการ 75% รายงานว่ากระแสเงินสดเป็นปัญหาท้าทายสูงสุด รองลงมาคือความเครียดทางการเงินส่วนบุคคล ซึ่งเข้าใจได้ เพราะการเงินส่วนบุคคลส่วนใหญ่มักเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับสตาร์ทอัพ 45% อยากให้มีความเชี่ยวชาญด้านการเงินและการบัญชีมากขึ้น “ความกลัวในการไม่สามารถควบคุมรายละเอียดทางการเงิน หรือไม่มีข้อมูลเชิงลึกหรือความเชี่ยวชาญในการจัดการกับการเงินของธุรกิจ เป็นสิ่งที่ทำให้เจ้าของธุรกิจนอนไม่หลับทุกคืน” เดอวิลลิเยร์สกล่าว

ถามตัวเองว่า “บัญชีของฉันมีความชัดเจนหรือไม่ ฉันรู้หรือไม่ว่าเกิดอะไรขึ้นจริงๆ” หากบุคคลอื่นดูแลบัญชีให้คุณ หรือคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลได้จำกัด คุณก็กำลังจำกัดเสรีภาพในการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีของตนเอง “เจ้าของธุรกิจมักจะยอมมอบการควบคุมให้กับนักบัญชีที่มีค่าใช้จ่ายสูงอย่างรวดเร็ว โดยคิดว่า ‘พวกเขารู้มากกว่าและทำได้ดีกว่าฉัน’ ซึ่งไม่เป็นความจริงเสมอไปหากคุณมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม มันสามารถช่วยคุณจัดระเบียบการเงินของคุณได้และจะทำในรูปแบบที่ง่ายต่อการปฏิบัติตาม”

แมตต์ ไรเนอร์ Reiner เป็นซีอีโอและผู้ร่วมก่อตั้ง Wela ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาทางการเงิน โดยเขากล่าวว่า การจัดการการเงิน เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด “การจัดการสถานะการเงินส่วนบุคคลของคุณให้เป็นระเบียบนั้นมีความสำคัญไม่แพ้กับบริษัทของคุณ รู้ว่าเงินของคุณอยู่ที่ไหนและนำไปใช้ทำอะไร ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจได้ ขณะเดียวกันก็ไม่ต้องเครียดกับการจัดการการเงินส่วนบุคคลของคุณอีกด้วย”

ซอฟต์แวร์เช่น QuickEasy BOS และ FNB Instant Accounting ช่วยให้คุณ จัดระเบียบ และเข้าใจและใช้งานได้ง่ายโดยไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีหรือจ้างนักบัญชี

3. ตรวจสอบการคืนสินค้าของคุณ

ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) คืออะไร : สตาร์ทอัพส่วนใหญ่ในแอฟริกาใต้ได้รับเงินทุนจากเจ้าของ เข้าใจได้ว่าค่าใช้จ่ายทุกอย่างจะได้รับการตรวจสอบซ้ำและพิจารณาอย่างรอบคอบ และคาดว่าจะช่วยบริษัทได้มากพอๆ กับที่เจ้าของทำ และให้ผลตอบแทนที่แท้จริง Heinrich van der Vyver เจ้าของธุรกิจและผู้ประกอบการ กล่าวว่า “สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจว่า ROI จะเป็นอย่างไร เมื่อต้องชั่งน้ำหนักตัวเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์ ผู้ช่วยเสมือน หรือการจ้างพนักงานเต็มเวลา” “บุคลากรที่มีทักษะสูงและมีค่าใช้จ่ายสูงอาจสร้างมูลค่ามหาศาลให้กับธุรกิจได้ แต่หากนำบุคคลเหล่านี้เข้ามาก่อนกำหนด อาจทำให้ค่าใช้จ่ายของคุณลดลงได้ การรู้ว่าธุรกิจจะสามารถจ้างบุคคลนี้เข้ามาได้เมื่อใดจึงเป็นสิ่งสำคัญ” การลงทุนใดๆ ก็ตามจะต้องสร้าง ผลตอบแทนที่วัดได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร KPI ที่วัดประสิทธิภาพที่คาดหวังของทีมของคุณ หรือ การประหยัดต้นทุนที่คาดการณ์ได้ผ่านประสิทธิภาพที่ปรับปรุงดีขึ้น ตลอดวงจรการดำเนินงานของคุณ

ตอนนี้ธุรกิจของฉันต้องการอะไร? การเข้าใจขั้นตอนการพัฒนาของธุรกิจของคุณถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจว่าคุณต้องการโซลูชันใด พูดคุยกับโค้ชธุรกิจเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมหากคุณไม่แน่ใจ “สำหรับธุรกิจของเรา” ฟาน เดอร์ ไวเวอร์ กล่าวต่อ “เราไม่เคยเห็นความจำเป็นที่จะต้องจ้างนักบัญชีเต็มเวลามาทำบัญชีให้เลย เพราะเราโชคดีที่มีซอฟต์แวร์ที่ทำทุกอย่างให้เราได้ ซอฟต์แวร์นี้จะติดตามการชำระเงิน แจ้งเตือนฉันเกี่ยวกับบัญชีที่ค้างชำระ ส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากทางอีเมล นำเข้าใบเสร็จจากธนาคารโดยอัตโนมัติทุกวัน และแทบจะชงกาแฟให้ฉันดื่มในตอนเช้าได้เลย!” โดยปกติแล้ว ฉันจะต้องจ้างนักบัญชีและเสมียนลูกหนี้มาทำเรื่องทั้งหมดนี้ให้กับฉัน แต่แทนที่จะทำอย่างนั้น เรากลับจ่าย ค่าสมัครใช้ซอฟต์แวร์ ทางธุรกิจเพียงเล็กน้อยเป็นรายเดือนสำหรับซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่เราใช้ และฉันจะนำเงินเดือนที่ประหยัดได้จำนวนมากนั้นไปพัฒนาธุรกิจซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง”
การหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำทุกสิ่งทุกอย่างด้วยตนเอง การพึ่งพาเทคโนโลยี และการจัดสรรทรัพยากรของทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นเป้าหมายของธุรกิจ ใช้เวลาในการค้นหาซอฟต์แวร์และระบบธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ แล้วคุณจะไม่มองย้อนกลับไปอีก