ทรัพยากรบุคคล: พนักงานจริง เสมือน หรือซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก

3 วิธีที่แน่นอนในการรู้ว่าธุรกิจของคุณควรจ่ายเงินเดือน หรือแค่สมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ก็เพียงพอแล้ว

ผู้ประกอบการมักเริ่มต้นด้วยการเป็น 'ทุกอย่างสำหรับทุกคน' สวมหมวกแทบทุกใบในธุรกิจ และมักรู้สึกว่าตัวเองถูกดึงจนเกินกำลัง การเข้าใจว่าคุณอาจกำลังจำกัดการเติบโตของธุรกิจ หากธุรกิจพึ่งพาตัวคุณเพียงคนเดียว จะเปิดมุมมองใหม่ ๆ ให้คุณเห็นวิธีขยายธุรกิจผ่านเทคโนโลยีและพลังของทีมงาน

ทางเลือกของคุณมีอะไรบ้าง: พนักงานประจำ พนักงานเสมือน ซอฟต์แวร์

พนักงานประจำ: หัวใจที่ทำงานหนักของธุรกิจ ทีมงานของคุณคือผลิตภัณฑ์หลักที่คุณกำลังขาย ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมบริการหรือการผลิต อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเป็นสตาร์ทอัพและมีเพียงตัวคุณกับความกล้าหาญ การจ้างพนักงานเพิ่มอาจดูน่ากลัว หากคุณพบว่าความต้องการของสำนักงานและธุรกิจต้องการตำแหน่งเต็มเวลา แต่คุณไม่มีงบเงินเดือนก้อนใหญ่ ลองพิจารณาจ้างนักศึกษาฝึกงานหรือพนักงานระดับจูเนียร์ นี่เป็นสถานการณ์ที่ได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย เพราะคุณมอบประสบการณ์ทำงานและการฝึกอบรมในงานจริงด้วยเงินเดือนที่ประหยัดกว่าพนักงานอาวุโส และช่วงเวลาทำงานที่ตกลงกันแบบจำกัดหมายความว่าไม่มีปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลในระยะยาว “คุณยังคงต้องการเทคโนโลยีมาสนับสนุนฟังก์ชันนี้ในแง่ของการติดตามเวลาและการจัดการโครงการ เช่น Trello, Asana หรือ BOS” Candace de Villiers ที่ปรึกษาด้านการตลาดของ QuickEasy BOS บริษัทซอฟต์แวร์ธุรกิจในเคปทาวน์กล่าว “แต่นักศึกษาฝึกงานของคุณก็สามารถเริ่มสร้างมูลค่าที่แท้จริงให้คุ้มกับค่าใช้จ่ายเงินเดือนรายเดือนนี้ได้ ด้วยการทำงานที่สร้างหรือสนับสนุนรายได้”

พนักงานเสมือน: เมื่อพูดถึงผู้ช่วยเสมือน ที่สามารถใช้ทำได้ทุกอย่าง ตั้งแต่สอบถามข้อมูลการเดินทางหรือโทรบริการลูกค้า ไปจนถึงส่งการ์ดขอบคุณให้ลูกค้าที่มีศักยภาพ ผู้ประกอบการที่ยุ่งเกินกว่าจะจัดการนัดหมายและตารางงานของตนเอง กำลังพบคุณค่าในทรัพยากรที่ปรับขนาดได้นี้ “พวกเขากลายเป็นสมาชิกทีมที่บังเอิญทำงานทางไกลเท่านั้นเอง” Jaleh Bisharat รองประธานฝ่ายการตลาดของ oDesk.com กล่าว แอฟริกาใต้มีโซลูชันสำหรับทุกความต้องการเมื่อพูดถึงพนักงานเสมือน (การเอาต์ซอร์ส) ไม่ว่าจะเป็นผู้ช่วยส่วนตัว การเงิน การตลาด หรือคอลเซ็นเตอร์ ทีมเสมือนต้องอาศัยความสัมพันธ์อย่างมาก และต้องการการลงทุนส่วนตัวและคำแนะนำจากคุณพอสมควร เพื่อให้พวกเขาเข้าใจแบรนด์ สินค้า และความต้องการของคุณ โดยเฉพาะหากพวกเขาต้องติดต่อกับลูกค้าโดยตรง ข้อดีคือคุณไม่ต้องจ่ายเงินเดือนเต็มเวลาเมื่อปริมาณงานไม่คุ้มค่า

ซอฟต์แวร์แบบสมัครสมาชิก: คุณอาจเป็นธุรกิจที่ทำคนเดียว บริหารธุรกิจทั้งหมดด้วยความมุ่งมั่นล้วน ๆ ไหวพริบ และซอฟต์แวร์ที่แข็งแกร่งที่ช่วยให้คุณจำได้ว่าการประชุมขายครั้งต่อไปคือเมื่อไหร่ ควรสั่งสต็อกเพิ่มเมื่อไหร่ ควรติดตามลีดเมื่อไหร่ และวันนี้คือวันครบรอบแต่งงานของคุณ! คุณสามารถหาซอฟต์แวร์ได้ บางครั้งก็ฟรี แต่ส่วนใหญ่มักเป็นค่าสมัครสมาชิกรายเดือนในราคาที่เหมาะสม ที่จัดการเรื่องตารางเวลา การติดตามเวลา การผลิต และบัญชีได้ อย่าลืมว่าควรพิถีพิถันในการเลือกซอฟต์แวร์เช่นเดียวกับการจ้างพนักงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจได้อย่างง่ายดาย มิฉะนั้นคุณอาจพบว่าต้องซื้อ ติดตั้ง และเรียนรู้ระบบใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้นเมื่อธุรกิจเติบโตเกินระบบเดิม ซึ่งอาจสร้างความปั่นป่วนได้มาก มองหาซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอื่นได้ หรือที่เชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ในตัวเองและมอบทุกอย่างในระบบเดียว สุดท้าย ลองเข้าไปดูฟอรัมและชุมชนต่าง ๆ เพื่อดูว่าผู้คนพูดถึงการสนับสนุนและบริการหลังการขายอย่างไร เพื่อให้คุณเข้าใจมากขึ้นว่ากำลังจะเจอกับอะไรเมื่อสมัครสมาชิก

เมื่อคุณรู้แล้วว่ามีทางเลือกอะไรบ้าง คุณจะเลือกเส้นทางที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

นี่คือสามวิธีที่แน่นอนในการรู้ว่าคุณควรใช้พนักงานเสมือนหรือสร้างทีมงาน

1. ตรวจสอบตัวเอง

ถามตัวเองว่า “ฉันทำทุกอย่างได้ทันหรือเปล่า?” สำหรับผู้ประกอบการแล้ว ความเครียด ความวิตกกังวล และบางครั้งแม้แต่ภาวะซึมเศร้า ก็คุ้นเคยพอ ๆ กับเงาของตัวเอง มันเป็นงานที่เต็มไปด้วยความเครียดจนหลายคนรู้สึกเหมือนอยู่บนรถไฟเหาะทางอารมณ์ เริ่มต้นด้วยภัยคุกคามจากความล้มเหลวที่มีอยู่ตลอดเวลา สามในสี่ของสตาร์ทอัพที่ได้รับเงินทุนล้มเหลว ตามงานวิจัยของ Shikhar Ghosh อาจารย์ที่ Harvard Business School

แทนที่จะแสดงความเปราะบาง เจ้าของธุรกิจมักแสดงสิ่งที่นักจิตแพทย์สังคมเรียกว่า 'การจัดการความประทับใจ' หรือที่รู้จักกันในชื่อ “แกล้งทำจนกว่าจะทำได้จริง” แต่แนวโน้มนี้กำลังเปลี่ยนไป ระบบนิเวศสตาร์ทอัพในแอฟริกาใต้ โดยเฉพาะเคปทาวน์ ให้เกียรติเจ้าของธุรกิจที่ 'พูดตามความเป็นจริง' เพื่อให้ทุกคนได้เรียนรู้และได้ประโยชน์ และเมื่อจำเป็นก็ขอความช่วยเหลือได้

ค้นหาคำตอบ: มีวิธีที่ดีกว่านี้ไหม? หากคุณรู้สึกเหมือนกำลังจมอยู่กับงานธุรการ และความเครียดจากการดำเนินกิจกรรมประจำวันเริ่มเป็นพิษ คุณจำเป็นต้องพิจารณาปรับปรุงระบบธุรกิจของคุณ ทั้งซอฟต์แวร์และกระบวนการทำงานของทีม สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ การคิดที่จะปล่อยวางและให้คนอื่นเข้ามารับผิดชอบงานหรือหน้าที่ อาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวอย่างยิ่ง “ฉันทำได้เร็วกว่าและดีกว่า และจะใช้เวลานานมากในการสอนคนอื่นให้ทำ ดังนั้นฉันจะทำต่อไปเอง” เป็นข้ออ้างที่พบได้ทั่วไป แต่มันสามารถจำกัดศักยภาพการเติบโตของธุรกิจ และทำให้ภาวะหมดไฟเป็นความเสี่ยงที่แท้จริง

ลองพิจารณาใช้โค้ชธุรกิจเพื่อช่วยให้คุณมองธุรกิจของคุณด้วยสายตาใหม่ และช่วยพาคุณผ่านช่วงเปลี่ยนผ่านของการเติบโต ตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่รองรับการดำเนินงานทั้งหมดของธุรกิจ ตั้งแต่ลีด การผลิต สต็อก ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้ เพื่อปลดปล่อยคุณจากงานที่หนักหน่วง พิจารณาจ้างผู้ช่วยส่วนตัวเสมือนมาจัดการงานธุรการของคุณ เพื่อให้คุณมีสมาธิกลับมาฝันและวางแผนธุรกิจของคุณอีกครั้ง

2. “เช็กบิลด้วย!” – ตรวจสอบบัญชีของคุณ

ความกลัว: กระแสเงินสด บัญชี ธนาคาร และการออกใบแจ้งหนี้ มักเป็นส่วนที่สร้างความเครียดมากที่สุดในการทำธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการ ตามผลสำรวจ Startup Founder Data Survey ล่าสุด 75% ของผู้ประกอบการรายงานว่ากระแสเงินสดเป็นความท้าทายอันดับหนึ่ง ตามด้วยความเครียดด้านการเงินส่วนตัว ซึ่งเข้าใจได้ เพราะการเงินส่วนตัวมักเชื่อมโยงกับสตาร์ทอัพอย่างใกล้ชิด 45% หวังว่าจะมีความเชี่ยวชาญด้านการเงินและบัญชีมากกว่านี้ “ความกลัวที่จะเสียการควบคุมรายละเอียดทางการเงิน หรือไม่มีความเข้าใจหรือความเชี่ยวชาญว่าจะจัดการการเงินของธุรกิจอย่างไร คือสิ่งที่ทำให้เจ้าของธุรกิจนอนไม่หลับคืนแล้วคืนเล่า” de Villiers กล่าว

ถามตัวเองว่า “บัญชีของฉันมีความชัดเจนหรือไม่? ฉันรู้จริง ๆ ไหมว่าเกิดอะไรขึ้น?” หากมีคนอื่นดูแลบัญชีให้คุณ หรือคุณเข้าถึงข้อมูลได้จำกัด คุณกำลังจำกัดอิสระในการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีของตัวเอง “เจ้าของธุรกิจมักยอมมอบการควบคุมให้นักบัญชีราคาแพงเร็วเกินไป โดยคิดว่า 'พวกเขารู้มากกว่า ทำได้ดีกว่าฉัน' ซึ่งไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไปหากคุณมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม มันสามารถช่วยจัดระเบียบการเงินของคุณในรูปแบบที่เข้าใจง่าย”

Matt Reiner ซีอีโอและผู้ร่วมก่อตั้ง Wela บริษัทที่ปรึกษาด้านการเงิน กล่าวว่าการจัดระเบียบการเงินคือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด “สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบสถานะการเงินส่วนตัวของคุณให้เท่ากับของบริษัท รู้ว่าเงินทั้งหมดของคุณอยู่ที่ไหนและกำลังทำอะไรอยู่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นการเติบโตของธุรกิจได้ โดยไม่ต้องเครียดกับการติดตามการเงินส่วนตัว”

ซอฟต์แวร์อย่าง QuickEasy BOS และ FNB Instant Accounting ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ และเข้าใจง่ายพอที่จะใช้งานได้ โดยไม่ต้องเป็นนักบัญชีหรือจ้างนักบัญชี

3. ตรวจสอบผลตอบแทนของคุณ

ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่เป็นไปได้: สตาร์ทอัพส่วนใหญ่ในแอฟริกาใต้ได้รับเงินทุนจากเจ้าของเอง จึงเข้าใจได้ว่าทุกค่าใช้จ่ายจะถูกตรวจสอบซ้ำและพิจารณาอย่างละเอียด และคาดหวังให้ทำงานหนักเพื่อบริษัทเท่ากับที่เจ้าของทำ และแสดงผลตอบแทนที่แท้จริง “กุญแจสำคัญคือการเข้าใจว่า ROI จะเป็นอย่างไร เงินต่อเงิน เมื่อชั่งน้ำหนักตัวเลือกระหว่างการใช้ซอฟต์แวร์ ผู้ช่วยเสมือน หรือการจ้างพนักงานเต็มเวลา” Heinrich van der Vyver เจ้าของธุรกิจและผู้ประกอบการกล่าว “บุคคลที่มีทักษะสูงและราคาแพงอาจสร้างมูลค่ามหาศาลให้ธุรกิจ แต่หากรับเข้ามาเร็วเกินไปก็อาจทำให้ค่าใช้จ่ายของคุณย่ำแย่ลง การรู้ว่าเมื่อไหร่ธุรกิจจะสามารถจ้างคนนี้ได้คือกุญแจสำคัญ” การลงทุนใด ๆ ก็ตามต้องสร้างผลตอบแทนที่วัดผลได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร KPI ที่วัดผลการทำงานที่คาดหวังของทีม หรือการประหยัดต้นทุนที่คาดการณ์ได้จากการปรับปรุงประสิทธิภาพทั่วทั้งวงจรการดำเนินงานของคุณ

ตอนนี้ธุรกิจของฉันต้องการอะไร? การเข้าใจระยะการพัฒนาของธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการเข้าใจว่าคุณต้องการโซลูชันแบบใด พูดคุยกับโค้ชธุรกิจเพื่อขอข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมหากคุณไม่แน่ใจ “สำหรับธุรกิจของเรา” van der Vyver กล่าวต่อ “เราไม่เคยเห็นความจำเป็นที่จะต้องจ้างนักบัญชีเต็มเวลามาทำบัญชีให้เรา เพราะเราโชคดีที่มีซอฟต์แวร์ที่ทำทุกอย่างให้เรา มันติดตามการชำระเงิน แจ้งเตือนบัญชีที่เกินกำหนด ส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากทางอีเมล นำเข้าใบเสร็จจากธนาคารโดยอัตโนมัติทุกวัน และแทบจะชงกาแฟให้ฉันในตอนเช้าด้วยซ้ำ! ปกติแล้วฉันคงต้องจ้างนักบัญชีและเสมียนลูกหนี้มาทำสิ่งเหล่านี้ให้ แต่แทนที่จะทำแบบนั้น เราจ่ายค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ธุรกิจรายเดือนจำนวนเล็กน้อย และนำเงินเดือนก้อนใหญ่ที่ประหยัดได้ไปใช้กับการพัฒนาธุรกิจที่จำเป็นอย่างยิ่ง” การหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำทุกอย่างด้วยตัวเอง การพึ่งพาเทคโนโลยี และการจัดสรรทรัพยากรทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพ คือนิพพานทางธุรกิจ ลองใช้เวลาศึกษาซอฟต์แวร์และระบบธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ แล้วคุณจะไม่หันกลับไปมองอีกเลย

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด