บริษัทโรงพิมพ์: 4 วิธีใหม่กับการทำให้ไม่สูญพันธุ์

อุตสาหกรรมการพิมพ์ แบบดั้งเดิมในแอฟริกาใต้กำลังตกอยู่ภายใต้ความตึงเครียด ดิจิทัลกำลังแย่งส่วนแบ่งการตลาดของสื่อสิ่งพิมพ์แบบดั้งเดิมเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ และแอฟริกาใต้กำลังเห็นบริษัทการพิมพ์แห่งหนึ่งปิดตัวลงแล้วใน อุตสาหกรรมการพิมพ์ เช่นเดียวกับหนังสือพิมพ์และนิตยสารชั้นนำหลายแห่งที่ปิดตัวลงในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา ผู้คนหันมาใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อหาข่าวสารและข้อมูล

รายงาน Global Media ล่าสุดโดย McKinsey & Company แสดงให้เห็นว่า “การใช้จ่ายด้านสื่อยังคงเปลี่ยนจากผลิตภัณฑ์และบริการแบบเดิมไปสู่ดิจิทัลอย่างรวดเร็ว ภายในปี 2562 เราเชื่อว่าการใช้จ่ายด้านดิจิทัลจะคิดเป็นสัดส่วนมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของการใช้จ่ายด้านสื่อโดยรวม…. ในขณะที่ยังคงมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง มันเพียงจะไม่แค่ขยายส่วนแบ่งทางดิจิทัลของกระเป๋าสื่อเท่านั้น แต่ยังมีผลกระทบเชิงโครงสร้างต่อภาคส่วนย่อยของสื่อเกือบทั้งหมด ซึ่งเป็นการกำหนดรูปแบบธุรกิจใหม่–

ดิจิทัลไม่ใช่ความท้าทายเดียวที่อุตสาหกรรมการพิมพ์ในแอฟริกาใต้ต้องเผชิญ การค้นหาทรัพยากรที่มีทักษะซึ่งมีราคาไม่แพงและพร้อมใช้งานถือเป็นความท้าทาย เช่นเดียวกับการสูญเสียต้นทุนโดยทั่วไปและการจัดการข้อมูลทางธุรกิจที่ไม่ดี ถ้าเราไม่อุดรูของเรือที่รั่วนี้ บริษัทการพิมพ์ของคุณก็อาจอยู่ในรายชื่อที่ใกล้สูญพันธุ์ได้

โชคดีที่ อุตสาหกรรมการพิมพ์ ยังคงอยู่ต่อไป สื่อดิจิทัลไม่สามารถแทนที่ฉลากบนอาหารของคุณในร้านขายของชำ หรือเสื้อผ้าที่พิมพ์ล่าสุดในร้านค้าปลีก หรือนิตยสารที่ร้านทำผม หรือบรรจุภัณฑ์ที่มีสิ่งมหัศจรรย์บรรจุอยู่

ความท้าทายไม่ใช่การเปลี่ยนบริษัทการพิมพ์ของคุณด้วยสิ่งอื่น แต่เป็นการดำเนินธุรกิจการพิมพ์ของคุณอย่างเหมาะสมที่สุดเพื่อให้สามารถอยู่รอดจากการเปลี่ยนแปลง และเพื่อให้อยู่ได้นานกว่าคู่แข่งของคุณ

โอกาสสี่ประการสำหรับการคิดเชิงนวัตกรรมสำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์ในแอฟริกาใต้

1. การสรรหาบุคลากร:

คนมีฝีมือเป็นทรัพย์สินที่คุณต้องการลงทุน เป็นผลิตภัณฑ์ที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องเสนอให้กับลูกค้าของคุณ ไม่มีอะไรเทียบได้กับประสบการณ์หลายปีหรือทัศนคติที่ดีและจรรยาบรรณในการทำงานที่มั่นคง

หากเราจะหลีกเลี่ยงการ ‘เปลี่ยนทวีป’ ไปสู่สื่อดิจิทัล เราจำเป็นต้องอัปเดตความคิดและวิธีการทำสิ่งต่างๆ ใช่ เป็นเรื่องปกติที่จะมีคนที่มีทักษะราคาแพงมาทำใบเสนอราคาทั้งหมด เพราะพวกเขาทำมาหลายปีแล้วและมีความรู้ความเข้าใจในอุตสาหกรรมอย่างล้ำค่า แต่จะต้องมีวิธีที่ชาญฉลาดและประหยัดกว่า:

• เงินเดือนนักประมาณการราคาแพง:

บริษัทการพิมพ์ส่วนใหญ่จ่ายเงินจำนวนมากให้กับ ผู้ประมาณ ราคา เพียงเพื่อเสนอราคา หากต้องการโน้มตัว:

• ลองฝึกอบรมคนหนุ่มสาวสองหรือสามคนให้เป็น ‘นักศึกษาฝึกงาน’ ภายใต้การทำงานของทรัพยากราคาแพงของคุณ เพื่อที่คุณจะได้มีแผนที่สามารถต่ออายุได้และราคาไม่แพงมากขึ้นสำหรับปีต่อๆ ไป
• ถึงเวลาอัพเดตซอฟต์แวร์ของคุณแล้ว หากคุณยังคงใช้สเปรดชีตเพื่อจัดการการเสนอราคา คุณจะต้องย้ายธุรกิจของคุณออกจากยุค 80 เพื่อให้ได้เปรียบทางการแข่งขัน เราใช้ระบบปฏิบัติการธุรกิจ QuickEasy (BOS) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ธุรกิจแบบครบวงจรที่ปรับแต่งโดยเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์ ซึ่งช่วยให้ผู้เยาว์ (ราคาไม่แพงกว่า) สามารถจัดการราคาได้ เนื่องจากระบบมีฟังก์ชันการทำงานที่ป้องกันไม่ให้ผู้ประมาณราคาทำผิดพลาด
• ตัวแทนขายที่ไม่น่าเชื่อถือ :

เงินเดือนพื้นฐานของพนักงานขายค่อนข้างแพง บริษัทการพิมพ์มักจะจ้างพวกเขาโดยให้ทดลองใช้งานเป็นเวลาสามเดือน หลังจากนั้นฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถตัดสินใจว่าจะอยู่ต่อหรือเดินหน้าต่อไปได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อตัวแทนฝ่ายขายลาออก พวกเขามักจะนำคนที่รู้จักและหัวหน้าทีมทั้งหมดไปด้วย นี่คือความท้าทาย

• สมุดบันทึก: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนขายกรอกสมุดบันทึกพร้อมข้อมูลติดต่อ การเยี่ยมชม การติดตามผล ฯลฯ ต้องเป็นอีเมลรายวันหรือเขียนในบัญชีแยกประเภท อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้อาจค่อนข้างไม่ประณีตเนื่องจากเป็นวิธีการด้วยตนเอง และใช้ระบบที่ไม่มีการผสานรวม เช่น สเปรดชีตหรือหนังสือ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับความซื่อสัตย์สุจริตของผู้คนด้วย และอาจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะติดตาม
• ระบบ: การอัพเดตระบบปฏิบัติการของธุรกิจด้วยซอฟต์แวร์ที่มีตัวติดตามกิจกรรมตัวแทนขาย เอกสารติดต่อ และบันทึกเวลา จะช่วยแสดงประสิทธิภาพของทีมขายพร้อมทั้งเก็บ Lead Sheet ไว้ภายใต้กรรมสิทธิ์ของบริษัทไม่ว่าตัวแทนขายจะเป็นอย่างไร อยู่หรือจากไป นอกจากนี้ การติดตามผลจะถูกบันทึกไว้ในระบบ การติดตามผลจะไม่พลาดอีกต่อไป

2. การจัดซื้อ:

ผลประกอบการของบริษัทการพิมพ์ส่วนใหญ่ถูกใช้ไปกับการซื้อวัสดุ โดยเฉพาะกระดาษ บริษัทการพิมพ์จำเป็นต้องเปรียบเทียบราคาของซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องเพื่อที่จะซื้อราคาที่ดีที่สุดและดำเนินการในระดับที่เหมาะสม ไม่เช่นนั้น คุณจะเสี่ยงต่อการเสนอราคาต่ำเกินไปหรือจ่ายเงินมากเกินไป

• เปรียบเทียบอย่างต่อเนื่อง : มอบหมายทรัพยากรเพื่อเปรียบเทียบราคาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีรายการราคาล่าสุด อย่างไรก็ตาม นี่อาจเป็นการใช้ทรัพยากรได้ไม่ดีหากทีมมีพนักงานไม่เพียงพอและอยู่ภายใต้ความกดดัน
• ทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น : เราชอบซอฟต์แวร์ QuickEasy โดยเฉพาะสิ่งนี้: พวกเขาอัปเดตรายการราคาทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง และเครื่องพิมพ์สามารถอัพโหลดรายการราคาเหล่านั้นเข้าสู่ระบบของพวกเขาได้ ดังนั้น ไม่ว่างานใดก็ตาม พวกเขาจะได้ราคากระดาษล่าสุดจากซัพพลายเออร์รายใหญ่ทุกรายที่พร้อมให้ใช้งานได้ทันที ตัดสินใจจากข้อมูลที่มี หากเครื่องพิมพ์สามารถประหยัดค่าซื้อได้เพียง 2% ค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิก QuickEasy ก็สมเหตุสมผลแล้ว และเจ้าของพบว่าพวกเขาสามารถดำเนินธุรกิจได้ดีขึ้น

3. การต่อเวลาเทียบกับการหยุดทำงาน:

หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นโดยไม่ได้ใช้งานในโรงพิมพ์ นั่นจะทำให้เจ้าของต้องเสียค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์ที่รองานล่าช้าและไม่สร้างมูลค่า (เวลาหยุดทำงาน) หรืองานล่าช้าและผู้คนยืนรออยู่เฉยๆ ส่งผลให้งานล่วงเวลาเริ่มเข้ามาเมื่องานกลายเป็นความเกียจคร้านที่เป็นศัตรูกันของบริษัทการพิมพ์

• ปรับปรุงการสื่อสาร : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณมีความคล่องตัวเพื่อลดเวลาหยุดทำงานและค่าล่วงเวลา
• ปรับปรุงสัญญา : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อตกลงของคุณกับลูกค้าของคุณครอบคลุมถึงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นจากการกำกับดูแลในส่วนของพวกเขา
• ปรับปรุงระบบ : เครื่องมือวางแผนแบบมุมมองเดียวจะช่วยให้คุณจัดสรรงานที่อยู่ในคิวและทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้งานได้อย่างง่ายดาย

4. การรายงานและการคิดต้นทุน:

บริษัทการพิมพ์หลายแห่งในแอฟริกาใต้ดำเนินธุรกิจส่วนนี้โดยไม่ได้อยู่บนเหตุผล เมื่อคุณประมาณการต้นทุนวัสดุและต้นทุนเวลาที่จำเป็นในการทำงานให้แล้วเสร็จ คุณได้วัดต้นทุนจริงเทียบกับสิ่งที่คุณประมาณการไว้แล้วหรือไม่

• ประมาณการอย่างแม่นยำ – หากคุณไม่แน่ใจว่าต้นทุนวัตถุดิบ รายชั่วโมง และเงินทุนของคุณเป็นเท่าใด คุณอาจมีการเสนอราคาต่ำกว่าหรือสูงเกินไป หากคุณเข้ามาน้อยเกินไป คุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียเงิน หากคุณเสนอราคาสูง คุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียลูกค้า