• การกำหนดกรณีทดสอบ – สิ่งที่บทบาท/ฟังก์ชันงานแต่ละอย่างต้องการเป็นผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายจาก ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) เพื่อให้ทำงานสำเร็จ
• การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ – ทบทวนกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่และระบุความท้าทายและความสำเร็จ ดูแอปการทำแผนที่กระบวนการของ Google
• ระบุข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคด้านไอที – ฮาร์ดแวร์หรือสถาปัตยกรรมไอทีใด ๆ ที่ธุรกิจต้องการ
• ประกาศต่อธุรกิจ – การแบ่งปันโครงการกับองค์กร

ภาพรวมที่ครอบคลุมของการทำงานทั้งหมดของระบบ รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพในทุกพื้นที่ของธุรกิจของคุณ

• บทช่วยสอนเกี่ยวกับสิ่งที่ BOS สามารถทำได้และกระบวนการทางธุรกิจ เช่น
  • วิธีการถอดปลั๊กคอขวดในกระบวนการและพนักงาน
  • การนำการคิดเชิงกลยุทธ์มาใช้เพื่อสร้างผลกำไรให้มากขึ้น
• การทำงานผ่านกรณีทดสอบและช่วยให้ผู้ใช้มีความคุ้นเคยกับระบบมากขึ้น

1. ตัวแทน BOS รวบรวมข้อกำหนดของกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ
2. ตัวแทนระบุขั้นตอนที่เป็นไปได้ที่สามารถลบออกได้เพื่อปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน
3. ระบบได้รับการกำหนดค่าและปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

วัตถุประสงค์:

• ผู้ใช้ยอมรับซอฟต์แวร์มากขึ้น
• ความสามารถในการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและใช้ความพยายามน้อยลง
• กระบวนการทางธุรกิจปัจจุบันได้รับการตรวจสอบแล้ว
• ตัวแทน BOS กำหนดค่า/ออกแบบระบบ ERP เพื่อดำเนินธุรกรรมตามกระบวนการเหล่านี้

หมายเหตุ: การกำหนดค่าซอฟต์แวร์ ERP ที่สมบูรณ์จะเสร็จสมบูรณ์หลังจากขั้นตอนการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) เท่านั้น

เพื่อให้ขั้นตอนการแปลงข้อมูลประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• บริษัท: ข้อมูลการติดต่อ เอกสารการดูแลระบบ และรายละเอียดพนักงานทั้งหมดจะต้องพร้อมให้ใช้งานได้
• ลูกค้า/ซัพพลายเออร์: QuickEasy BOS มีฟังก์ชันการนำเข้ารายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์จากแพ็คเกจการประมาณการหรือการบัญชีที่มีอยู่ของคุณ หากคุณไม่ได้ใช้แพ็คเกจการบัญชี จำเป็นต้องมีรายการนี้
• ศูนย์ต้นทุน: บริษัทจะต้องแบ่งออกเป็นศูนย์ต้นทุนการผลิตตามตรรกะ ซึ่งรวมถึง
  ต้นทุนโดยตรงและชั่วโมงการทำงานที่มีประสิทธิผลของศูนย์ต้นทุนแต่ละแห่ง
• วัสดุ: จะต้องจัดให้มีรายการราคาวัสดุ (แคตตาล็อกของซัพพลายเออร์) และ/หรือโครงสร้างส่วนลดใดๆ ที่ใช้ บริษัทการพิมพ์สามารถนำเข้ารายการราคากระดาษปัจจุบันจากผู้ค้ากระดาษทั้งหมดในแอฟริกาใต้ได้
• บริการ: ต้องแสดงรายการบริการภายในและภายนอกที่ใช้ทั้งหมด
• เครื่องจักรการผลิต: จะต้องจัดทำรายการเครื่องจักรการผลิตมาตรฐานและเครื่องมือที่ใช้
• เทมเพลต: QuickEasy จะปรับแต่งเทมเพลตเอกสารทั้งหมดด้วยส่วนหัวและส่วนท้ายแบบมีสีเต็มรูปแบบจากงานศิลปะที่คุณจัดทำไว้
• ประวัติ: หากมีการอัปเกรดจากระบบอื่น QuickEasy สามารถนำเข้าใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเก่าของคุณได้ ทำให้คุณสามารถค้นหาได้ในรูปแบบรายงาน

เอกสารรายละเอียดจะถูกสร้างขึ้นเกี่ยวกับธุรกรรมของผู้ใช้ปลายทางและข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคของระบบ

สิ่งนี้เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย โดยให้แพลตฟอร์มสำหรับการฝึกอบรมและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องแก่ผู้ใช้

ระบบใหม่และฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดจะนำเสนอต่อทีมงานการใช้งานผ่าน
การจัดสัมมนาสาธิตต้นแบบ

หมายเหตุ: การปรับปรุงระบบจะดำเนินการเฉพาะเมื่อพบปัญหาเท่านั้น

ลูกค้าจะถูกนำพาเข้า Conference Room Pilots (CRP) หลาย ๆ ครั้ง ในขณะที่ทำงานผ่านเคสทดสอบที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความคุ้นเคยกับระบบ

การนำซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ไปใช้งานจะประกอบด้วย CRP สามตัว

1. CRP แรก – การอภิปรายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจแต่ละกระบวนการและการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสม
   ภายในซอฟต์แวร์
   • กระบวนการนี้จะได้รับการสาธิตในซอฟต์แวร์ใหม่
   • ผู้ใช้งานจะได้รับอนุญาตให้ดำเนินการงานเป็นรายบุคคล
   • ช่องว่างใดๆ ในการทำงาน ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ หรือปัญหาการใช้งานที่สำคัญจะถูกทำเครื่องหมายไว้
   • การกำหนดค่าซอฟต์แวร์ครั้งแรก – ขึ้นอยู่กับการค้นพบของ CRP 1
2. CRP 2 และ 3 – ทำซ้ำเหมือนข้างต้น
   • การกำหนดค่าซอฟต์แวร์ 2 และ 3 – ทำซ้ำตามข้างต้น
3. CRP สุดท้าย – การจำลองการ “ใช้งานจริง”

กระบวนการทดสอบซอฟต์แวร์แบบครบวงจรอย่างละเอียด ดำเนินการกับกระบวนการทางธุรกิจทุกอย่างจากทุกฟังก์ชั่นภายในบริษัท

ปัญหาที่ระบุระหว่าง UAT จะเป็นดังนี้:

• รวมอยู่ในขอบเขตโครงการเดิม ซึ่งจะส่งผลกระทบต่องบประมาณและต้นทุนการพัฒนา
• ให้ความสำคัญเป็นการพัฒนาเพิ่มเติมหลังจากเริ่มใช้งานจริง ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติที่ต้องการ

ทีมงานฝ่ายปฏิบัติการจะวางแผนกระบวนการตัดเปลี่ยนและกำหนดตารางการฝึกอบรมให้กับผู้ใช้ปลายทางในระบบใหม่ ซึ่งรวมถึง:

• มี การทดสอบความพร้อม/การรับรอง เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถดำเนินการทดสอบแต่ละกรณีได้สำเร็จโดยใช้ระบบใหม่
• ดำเนิน การฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางขั้นสุดท้าย ให้กับผู้ใช้ทุกรายที่ต้องการใช้ ERP
• กำหนดวันที่ให้การทำธุรกรรมครั้งสุดท้ายเกิดขึ้นบนระบบเก่า
• ขั้นตอน การแปลงข้อมูล
• การตรวจสอบการไป/ไม่ไปและการลงชื่อออก
• ปิดท้าย ระบบเก่า
• การลงนาม การโยกย้ายข้อมูลหลัก
• การสร้างสมดุลและการปรับสมดุลระบบ
• การเปลี่ยนเส้นทางไปยัง QuickEasy BOS

เมื่อการติดตั้งและการใช้งานเสร็จสมบูรณ์ ลูกค้าทุกคนจะต้องได้รับสิ่งต่อไปนี้:

• การสนับสนุนและอัพเกรดระบบ
• เอกสารออนไลน์
• ฝ่ายช่วยเหลือด้านข้อสงสัย

เมื่อซอฟต์แวร์เปิดตัวเต็มรูปแบบแล้ว ตัวแทน BOS จะต้องทำรายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายซึ่งครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

• ทุกกรณีทดสอบได้รับการยอมรับและลงนามโดยลูกค้า
• กระบวนการทางการเงินและรายงานทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์
• ประกาศการเสร็จสิ้นโครงการ
• การจัดทำและจัดเก็บเอกสาร
• คำติชมของลูกค้าผ่านแบบสอบถามออนไลน์
• การสนับสนุน BOS ยังคงดำเนินต่อไปหลังจาก 'เริ่มใช้งาน'