สี่ขั้นตอนของการติดตั้งระบบ ERP ที่ประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่ตัวแทนธุรกิจของคุณจะพาบริษัทของคุณผ่านขั้นตอนการนำ BOS ไปใช้ในธุรกิจของคุณ การนำ ระบบ ERP ของคุณไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ จะดำเนินการในสี่ขั้นตอน แผนโดยรวมนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าตัวแทนจะสื่อสารกับผู้ใช้และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เนิ่นๆ สม่ำเสมอ และมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าการนำระบบ ERP แบบบูรณาการไปใช้จะประสบความสำเร็จ

ลองคิดดูว่าจะเป็นอย่างไรหากคุณเป็นพนักงาน และคุณเพิ่งได้รับแจ้งในตอนท้ายของโปรเจ็คว่าซอฟต์แวร์และขั้นตอนที่คุณใช้ในการทำงานทุกวันกำลังจะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง… มันน่าหงุดหงิดและน่ารำคาญ อย่างมากอาจหมายถึงการปฏิเสธระบบใหม่และการสูญเสียประสิทธิภาพและความสามารถในการทำกำไร

ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงนี้ต่อทั้งผู้คนและธุรกิจสามารถลดลงได้โดยตัวแทนธุรกิจที่ดำเนินการสี่ขั้นตอนนี้

ระยะที่ 1: การพบปะกับผู้ใช้

ในขั้นตอนนี้ ตัวแทนธุรกิจจะสร้างปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากับตัวเอง ระบบ ERP และผู้ใช้ปลายทาง พวกเขาจะได้เห็นระบบ ว่ามันทำอะไรได้บ้าง และมันจะมีประโยชน์ต่อวันทำงานของพวกเขาอย่างไรตั้งแต่เนิ่นๆ ของโครงการ

พวกเขาจะแสดงให้เห็นว่า BOS จะ ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจในแต่ละวัน อย่างไร

นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้พวกเขาค้นพบ ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME’s) ซึ่งจะเป็นผู้ใช้ขั้นสูงของคุณและจะช่วยเหลือคุณในการทดสอบและการฝึกอบรมในภายหลัง ผู้ใช้ระดับสูงมักจะแสดง:

1. มีทัศนคติที่ดี

2. ความเข้าใจที่มั่นคงเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินธุรกิจ

3. มีความเป็นผู้นำตามธรรมชาติและสนับสนุนผู้อื่น

4. ถามคำถามที่ดี

ตัวแทนธุรกิจจะอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบและทำงานผ่านสถานการณ์พื้นฐานใน สภาพแวดล้อมการทดสอบหรือสาธิต

ขั้นตอนนี้สามารถช่วยส่งเสริมทัศนคติเชิงบวกต่อระบบ สภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่มีประสิทธิผล และช่วยส่งเสริมการนำ BOS ไปใช้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว

ระยะที่ 2: การประชุมรายเดือนและการนำร่องห้องประชุม (CRP)

เมื่อผู้ใช้ปลายทางรู้ว่าตัวแทนธุรกิจคือใคร และ ERP สามารถทำอะไรได้บ้าง ตัวแทนธุรกิจจะ รักษาโมเมนตัมนั้น ต่อไปโดยจัดการประชุมรายเดือน อาจเป็นการประชุมในสถานที่หรือการประชุมออนไลน์ที่ใช้ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บ

ในการประชุมเหล่านี้ คุณและทีมจะได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการและข่าวสารอื่น ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ

สิ่งที่คาดหวังจากการนำระบบ ERP ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ:

1. ผู้ใช้จะถูกแยกตามบทบาท คุณไม่จำเป็นต้องให้นักบัญชี SME เพื่อดูว่า SME ฝ่ายขายและประมาณการทำอะไร และกำหนดเวลาให้สอดคล้องกัน

2. จะมีการแชร์ เคล็ดลับ ในการใช้ระบบให้ดีขึ้น

3. หากโปรเจ็คดำเนินไปช้า ตัวแทนธุรกิจของคุณจะแจ้งให้คุณทราบสาเหตุ มีงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องอยู่เบื้องหลัง และพวกเขามุ่งมั่นที่จะส่งมอบโครงการนี้

4. จะมี ช่วงถามตอบ เมื่อสิ้นสุดการโทร

5. การประชุมเหล่านี้ควร ดำเนินต่อไป จนกว่าจะมีการถ่ายทอดสด

6. ตัวแทนธุรกิจจะอัปเดต เอกสารออนไลน์ Google Sites ของคุณหลังการประชุมทุกครั้งด้วยการตั้งค่ากระบวนการ / การฝึกอบรม / การปรับแต่งใหม่ตามที่เกี่ยวข้อง

การทดลองหรือการทดสอบขนาดเล็กที่ดำเนินการเพื่อประเมินความเป็นไปได้

การใช้งาน ERP ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่สามารถมี CRP ได้สามรายการ (อย่างน้อยที่สุด) ตลอดทั้งโปรเจ็ค สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ CRP คือช่วยให้คุณสามารถ ทดสอบและสาธิตกระบวนการทางธุรกิจและการทำงานของระบบ ในขณะที่มองเห็นช่องว่างระหว่างทั้งสอง ในกรณีที่ CRP เต็มรูปแบบอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ ในระยะนี้ เราจะทำเฉพาะ mini-CRP เท่านั้น อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือผู้ใช้ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมใน CRP เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับการทดสอบระบบ

คาดหวังอะไร:

1. นี่อาจเป็นการประชุมทางโทรศัพท์พร้อมการแชร์หน้าจอหรือ CRP ในสถานที่

2. เชิญ คนเดียวกันกับ ที่คุณทำในการประชุมทุกเดือน

3. เฉพาะ บางส่วน ของระบบหรือกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้นที่จะแสดงให้ผู้ใช้เห็น เช่น วิธีการสร้างการประมาณการ หรือใบแจ้งหนี้ หรือการออกสินค้า หรือใบสั่งซื้อ – สิ่งที่จำเป็นต้องแสดง

4. SME และผู้ใช้ปลายทางจะถูกขอให้ทำงานผ่านงานของตนเองที่นั่น จากนั้นจึงใช้ระบบทดสอบ

5. การค้นหา จุดบกพร่อง ในระยะนี้เป็นสิ่งที่ดี!

6.จะมีเวลาซัก ถามคำตอบ

ระยะที่ 3: งานด้านความสามารถผู้ใช้รายเดือน

ในระยะนี้ เป้าหมายของตัวแทนธุรกิจของคุณคือ การให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในระบบ ERP ซึ่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของการใช้งานขั้นสุดท้าย

นี่ไม่ใช่การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว แต่ผู้ใช้จะทำงานผ่านสถานการณ์และงานที่โดยปกติแล้วพวกเขาอาจต้องเผชิญในแต่ละวัน และพยายามประมวลผลบนระบบใหม่

สิ่งนี้ทำให้พวกเขาได้รับรู้ถึงฟังก์ชันการทำงานของ BOS อีกครั้ง ทำให้คุณเข้าใจกระบวนการและขั้นตอนการทำงานได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น และวัดความเข้าใจและความเชี่ยวชาญของผู้ใช้

สิ่งที่ต้องทำ:

งาน

สถานการณ์จำลองจะถูกกำหนดว่าผู้ใช้จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น การเข้าถึงเอกสารข้อมูลและเอกสารออนไลน์ของ Google Sites ที่ตัวแทนได้สร้างขึ้นจนถึงขณะนี้จะพร้อมใช้งานหากจำเป็น ตัวอย่างของงาน: ‘คุณเพิ่งกลับมาจากช่วงพักกลางวัน และจำเป็นต้องส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าอย่างเร่งด่วน เข้าสู่ระบบ BOS และนำทางไปยังโมเดลที่ถูกต้องเพื่อทำงานให้เสร็จสิ้น’

การประเมินออนไลน์

Google ฟอร์ม (ส่วนหนึ่งของ Google ไดรฟ์ ) เป็นแอปพลิเคชันที่ใช้งานง่ายที่ช่วยให้ถามคำถามและคำตอบได้ สำหรับตัวอย่างข้างต้น คำตอบที่ต้องการอาจเป็น ‘ป้อนจำนวนเงินทั้งหมดในใบแจ้งหนี้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม’ ‘คุณต้องกดปุ่มใดเพื่อสร้างอีเมล’ หรือ ‘คุณจะอัปเดตที่อยู่อีเมลของลูกค้าจากใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร โมเดล: และจัดเตรียมตัวเลือก A, B, C’ ความคุ้นเคยของผู้ใช้และการทดสอบกระบวนการเป็นวัตถุประสงค์

ส่งอีเมลถึงผู้ใช้

ลิงก์ของ Google ฟอร์มจะถูกส่งไปยังกลุ่มผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น พร้อมด้วยวันครบกำหนดที่ต้องทำให้เสร็จ ส่งเสริมให้ผู้ใช้จัดกลุ่มเพื่อทำงานร่วมกัน

ตรวจสอบและรายงาน

เมื่อผู้ใช้มอบหมายงานออนไลน์เสร็จแล้ว รายงานจะถูกส่งกลับไปให้ทุกคนพร้อมผลลัพธ์ เพื่อดูว่ามีผู้ใช้ที่ประสบปัญหาหรือกระบวนการที่อาจต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม พร้อมด้วยคำตอบที่ถูกต้องหรือไม่

ระยะที่ 4: การฝึกอบรมผู้ใช้ขั้นสุดท้ายและการเปิดตัว

สองสัปดาห์ก่อน วันเริ่มใช้งานจริงครั้งใหญ่ ตัวแทนธุรกิจของคุณจะดำเนินการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการครั้งสุดท้ายแก่ผู้ใช้ระดับสูงของคุณ ในการฝึกอบรมนี้ ผู้ใช้ระดับสูงเหล่านี้จะได้รับการประเมินและพิจารณาว่าพวกเขาพร้อมที่จะใช้งานจริงหรือไม่ และมีความพร้อมที่จะให้การฝึกอบรมผู้ใช้รายอื่นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ตามบทบาทและความรับผิดชอบในการทำงานหลังจากนั้นหรือไม่

กระบวนการเดียวกับระยะที่ 3 จะถูกนำมาใช้ในการประเมินผู้ใช้ระดับสูงของคุณ ช่องว่าง ในเอกสารการฝึกอบรมของคุณในเอกสารออนไลน์จะได้รับการอัปเดต

หลังจากใช้งานจริง ผู้ใช้ขั้นสูงเหล่านี้จะฝึกอบรมผู้ใช้รายอื่นในแผนกของตน ดังนั้นจึงจำเป็นที่ผู้ใช้ระดับสูงของคุณจะต้องรู้สึกสบายใจ เชี่ยวชาญ และมีทัศนคติเชิงบวกเกี่ยวกับ ERP

นี่คือ ความสำเร็จในการนำระบบ ERP ของคุณไปใช้!

เกี่ยวกับไฮน์ริช ฟาน เดอร์ วีเวอร์

ไฮน์ริชเป็นผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ QuickEasy BOS ซึ่งเป็นบริษัทระบบ ERP ในแอฟริกาใต้ที่นำเสนอซอฟต์แวร์ ERP ระดับองค์กรแก่ SMEs ทั่วแอฟริกาใต้และทั่วโลก QuickEasy BOS นำเสนอซอฟต์แวร์ธุรกิจราคาประหยัดและยืดหยุ่นแก่ธุรกิจ BOS ทำให้งานผู้ดูแลระบบเป็นแบบอัตโนมัติ มีหลายสถานที่ หลายสกุลเงิน และมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะปรับปรุงการดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนในทุกอุตสาหกรรม BOS ช่วยเจ้าของธุรกิจที่มีความจำเป็นเรื่องความชัดเจนและการควบคุม