5 วิธีที่เชื่อถือได้ในการรักษาการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กให้เรียบง่าย

ในฐานะเจ้าของธุรกิจมาเป็นเวลา 18 ปี ฉันทราบดีว่าการจัดการบัญชีของตนเองเป็นเรื่องท้าทายเพียงใด หากคุณไม่ใช่ผู้ทำบัญชีจริง สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่แล้ว ความคิดเรื่อง การทำบัญชีของธุรกิจนั้น เป็นเรื่องที่น่ากลัวและน่าหดหู่ในเวลาเดียวกัน คุณจะจัดสรรเวลาและทรัพยากรเพื่อขยายธุรกิจ ขับเคลื่อนการผลิต จัดการปัญหาด้านพนักงาน และจัดการตัวเลขได้อย่างไร?

นี่คือห้าสิ่งที่ฉันเชื่อถือได้ทำในการจัดการบัญชีของธุรกิจ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการธุรกิจได้อย่างง่ายดาย และหวังว่าด้วยความเครียดน้อยลงมาก

1. มันเป็นเดท (15 นาที)!

สร้างปฏิทินหรือการนัดหมายไดอารี่เป็นเวลา 15 นาทีต่อสัปดาห์เพื่อจัดระเบียบบัญชีของคุณ นั่นก็คือทั้งหมด เพียงสัปดาห์ละ 15 นาที คุณสามารถชงชาสด ๆ ได้ และเมื่อชาของคุณเสร็จ บัญชีของคุณก็จะอัปเดตเสร็จ การนัดหมายครั้งนี้มีความสำคัญและไม่สามารถเลื่อนการนัดหมายได้ การทำงานกับลูกค้ามักจะเป็นเรื่องเร่งด่วนมากกว่าการอัปเดตบัญชีของคุณ แต่เมื่อคุณจัดเวลาทำสิ่งนี้เป็นประจำทุกสัปดาห์ คุณจะรู้สึกว่าระดับความเครียดของคุณลดลงอย่างรวดเร็ว ทั้งในตอนนี้และตอนสิ้นปี คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจของคุณมากขึ้น และเตรียมทุกอย่างให้พร้อมเมื่อถึงฤดูยื่นภาษีซึ่งเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วเกินไป อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถใช้ระบบที่อัปเดตบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับทุกธุรกรรม เช่น QuickEasy BOS ซึ่งในกรณีนี้ คุณก็สามารถนั่งพักผ่อนและเพลิดเพลินไปกับชายามบ่ายได้เลย

2. ก้าวออกจากสเปรดชีต

คำแนะนำที่ดีที่สุดที่ฉันเคยได้รับ (และได้ส่งต่อให้ผู้อื่นต่อไป) ก็คือให้หยุดใช้สเปรดชีตในการทำบัญชี เหตุผลประการแรกก็คือ มันทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ ประการที่สอง มันจะเพิ่มเข้าไปในบิลเงินเดือนผู้ดูแลระบบของคุณ ประการที่สาม คือ เป็นการควบคุมด้วยมืออย่างไม่น่าเชื่อ และมีฟังก์ชั่นระบบน้อยมาก

มีระบบบัญชีแบบสแตนด์อโลนมากมายที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเลือกใช้ได้ ตั้งแต่แอปฟรีไปจนถึงแพ็คเกจบัญชีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ใช้งานค่อนข้างซับซ้อน และมักมุ่งเป้าไปที่นักบัญชีมากกว่าเจ้าของธุรกิจ

นักบัญชีส่วนใหญ่กำลังมองหาฟังก์ชันนี้ในซอฟต์แวร์ ดังนั้นคุณจะไม่ผิดพลาดหากมองหาซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ทำสิ่งต่อไปนี้ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เพิ่มเติมคือใช้งานง่าย:

• สามารถนำเข้าจากบัญชีธนาคารของคุณโดยตรงได้หรือไม่?
• สมุดบัญชีมีไม่จำกัดจำนวนบัญชีใช่ไหม? มุมมองแบบโต้ตอบจะเป็นข้อดี
• คุณสามารถทำการตรวจสอบและกำหนดวันปิดได้หรือไม่?
• สามารถส่งใบแจ้งยอดจำนวนมาก ใบแจ้งหนี้ และคำเตือนส่วนบุคคลทางอีเมลได้หรือไม่
• มีการควบคุมภาษีมูลค่าเพิ่ม งบดุลทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบดุลหรือไม่
• สามารถส่งออกไปยัง Excel หรือโปรแกรมบัญชีอื่น ๆ ได้หรือไม่?

อย่าปล่อยให้รายการนี้ทำให้คุณหวาดกลัว ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีดังกล่าวก็เพียงพอที่จะนำทางธุรกิจได้ ท้ายที่สุด ยิ่งซอฟต์แวร์ธุรกิจของคุณบูรณาการกับธุรกิจทั้งหมดของคุณมากเท่าไร บัญชีของคุณก็จะทำงานอัตโนมัติได้มากขึ้นเท่านั้น และสามารถดึงข้อมูลสดจากทุกขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจได้ ตั้งแต่การเสนอราคา การผลิต ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้ เพื่อเข้าสู่ระบบบัญชีที่มีความหมายได้ บางทีทางเลือกที่ดีกว่าและยั่งยืนมากกว่าอาจเป็นการใช้ ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชันบัญชี รวมถึงฟังก์ชันทางธุรกิจอื่น ๆ ทั้งหมด แทนที่จะใช้เพียงระบบบัญชีเพียงอย่างเดียว

3. อย่าปะปนงานกับความสุข

แน่นอนว่าคุณเริ่มต้นธุรกิจเพื่อให้คุณสามารถเพลิดเพลินไปกับวิถีชีวิตบางรูปแบบ แต่การซื้อรองเท้าใหม่ด้วยบัตรเครดิตของบริษัทหรือการจ่ายค่าทัศนศึกษาของลูกๆ ด้วยบัตรเช็คของบริษัทอาจสร้างปัญหาให้กับบัญชีของคุณ แม้ว่าคุณจะสัญญากับตัวเองว่าคุณจะตอบแทนธุรกิจในภายหลังถ้าคุณจะทำมันอย่างถูกต้อง แต่คุณก็ต้องแยกสิ่งต่างๆ ออกจากกัน ประหยัดเวลาทำงานของคุณและติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างง่ายดายโดยการแยกบัญชีออกเป็นสองบัญชี: หนึ่งบัญชีสำหรับธุรกิจและอีกหนึ่งบัญชีสำหรับส่วนตัว

4. โทรหาเพื่อน

มีบางครั้งที่คุณต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญมาทำเรื่องใหญ่ๆ เช่น ภาษีธุรกิจของคุณ ด้วยเหตุนี้ เราขอแนะนำให้ใช้บริการทางการเงินจากภายนอกตลอด เป็นค่าใช้จ่ายที่น้อยมากเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินเดือนพนักงานประจำทุกเดือน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ต้องพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเองและทำผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับสิ่งสำคัญๆ ได้ เช่น การดำเนินธุรกิจของคุณ พวกเขามีประสบการณ์ การฝึกอบรม และความเชี่ยวชาญในด้านนี้มากกว่ามาก และข้อมูลที่ชัดเจนที่คุณให้พวกเขาจากระบบ ERP จะทำให้ชั่วโมงการเรียกเก็บเงินของพวกเขาสั้นลงและมีราคาไม่แพงมากขึ้น ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาจะพบการหักเงินเพิ่มเติมและทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าปรับ ดังนั้น เมื่อเกิดปัญหาทางเทคนิคหรือต้องเสียภาษี ให้ประหยัดเงินและหลีกเลี่ยงความเครียดด้วยการเรียกผู้เชี่ยวชาญที่เชื่อถือได้

5. ได้เค้กแล้วยังไม่ต้องจ่ายอีกด้วย

สิ่งนี้อาจดูชัดเจนมาก แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายรายประสบปัญหาในการทราบว่ามีใบแจ้งหนี้จำนวนเท่าใดที่ส่งออกไป ทุกสิ่งที่พวกเขาทำได้รับการออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องหรือไม่ หรือลูกค้าได้ชำระเงินหรือไม่ อาจใช้เวลาหลายเดือนก่อนที่คุณจะรู้ว่าคุณมีใบแจ้งหนี้ค้างชำระหากคุณไม่ได้เก็บบันทึกอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามการชำระเงินทั้งหมดอย่างถูกต้องและบันทึกเมื่อมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แต่ละใบ บัญชีและระบบ ERP ของคุณควรแสดงให้คุณเห็นในทันทีว่ามีใบแจ้งหนี้ใดค้างชำระ ลูกค้าโดยทั่วไปใช้เวลาชำระเงินนานเท่าใด และลูกค้ารายใดที่คุณเคยประสบปัญหาในการเก็บเงินมาก่อน ด้วยวิธีนี้ คุณจะดำเนินธุรกิจได้ชาญฉลาดมากขึ้น คล่องตัวมากขึ้น และมีกำไรมากขึ้น

ติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษาจากตัวแทนธุรกิจที่มีประสบการณ์ของเราสำหรับ ความต้องการทางธุรกิจของคุณได้แล้ววันนี้!