เคล็ดลับดีๆ เกี่ยวกับวิธีการจัดการทีมงานระยะไกลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจในแอฟริกาใต้มานานกว่า 18 ปี ฉันจึงรู้ดีว่าการ จัดการทีมงานระยะไกล ในสถานที่ต่างๆ ทั่วโลกเป็นอย่างไร

ฉันมักจะออกไปต่างประเทศเพื่อธุรกิจ และทีมงานของฉันก็กระจายอยู่ทั่วทั้งแอฟริกาใต้และกำลังเติบโตอย่างต่อเนื่อง ฉันสนับสนุนการทำงานทางไกลมาหลายปี ด้วยความเข้าใจง่ายๆ ว่าทีมของฉันสามารถทำงานได้ตลอดเวลา และจากสถานที่ไหนก็ได้ ตราบใดที่พวกเขาทำงานให้เสร็จและมีเวลาเพียงพอ ความท้าทายที่สำคัญสำหรับฉันคือการหาสมดุลระหว่างการติดตามผลงานของพวกเขา การมุ่งเน้นที่การดำเนินกิจการและการเติบโตของธุรกิจ ขณะเดียวกันก็ยังคงรักษาความเป็นตัวตน ความมุ่งมั่น และความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่แบ่งส่วนกัน

ในปัจจุบันที่ธุรกิจที่ใช้ระบบคลาวด์เกิดขึ้นมากมายทั่วแอฟริกาใต้ และการทำงานที่บ้านและออฟฟิศเสมือนกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น คุณจะพบว่าการจัดการทีมงานของคุณจากระยะไกลมีทั้งข้อดีและความท้าทายใหม่ๆ ในตัว

ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการที่ได้ผลสำหรับเราเมื่อต้องจัดการทีมระยะไกลอย่างเหมาะสมที่สุด

1. เริ่มต้นอย่างถูกต้อง

สถานที่แรกที่จะเริ่มต้นคือการสรรหาบุคลากร ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานจากที่บ้าน รับสายโทรศัพท์ หรือที่สำนักงานกลาง พวกเขาก็เป็นส่วนหนึ่งของแบรนด์ ส่วนหนึ่งของธุรกิจที่คุณทุ่มเททั้งหัวใจ จิตวิญญาณ และยอดเงินในบัญชีธนาคารให้ และเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ของลูกค้า ใช้เวลาและเงินที่นี่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจ้างคนที่เหมาะสมและคุณจะมีชั่วโมงการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจากทีมของคุณและมีปัญหากับพนักงานน้อยลง

ก. จ้างผู้กระตุ้น

ผู้กระตุ้นหรือผู้ปฏิบัติจะทำให้งานสำเร็จ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในบลูมฟอนเทนหรือบูลาเวย์ก็ตาม! คุณเพียงแค่ต้องบอกใบ้ถึงสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ และพวกเขาก็จะหาวิธีทำให้มันเกิดขึ้น คุณยังคงต้องให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะ แต่เรื่องตลกในออฟฟิศของเราคือ ตัวกระตุ้นนั้นเหมือนกับรถที่ต้องหมุนล้อ คุณแค่หมุนล้อ ชี้ตัวกระตุ้นไปในทิศทางที่ถูกต้อง และปล่อยให้มันไป! พวกเขาจะดำเนินการต่ออย่างเต็มกำลังจนกว่าจะเสร็จสิ้น พวกเขาต้องการการจัดการเพียงเล็กน้อย และบ่อยครั้งก็ผลิตผลงานที่สร้างสรรค์ เชื่อถือได้ และสม่ำเสมอและมีมาตรฐานสูง

ข. จ้างคนที่คุณไว้ใจได้ และไว้วางใจพวกเขา

ทีมงานระยะไกลจะหยุดทำงานหากคุณรู้สึกว่าไม่สามารถไว้วางใจบุคคลที่อยู่ปลายสายได้ หากคุณพบตัวเองสงสัยอยู่ตลอดเวลาว่าใครบางคนกำลังทำอะไรอยู่ นั่นแสดงว่าคุณกำลังเสียสมาธิไปกับความกังวล แทนที่จะมัวแต่ฝันหาวิธีทำให้ธุรกิจเติบโต ความไว้วางใจเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น จงจ้างใครสักคนที่จะแสดงให้เห็นว่าสามารถไว้วางใจได้ เชื่อถือได้ รับผิดชอบ และมีความรับผิดชอบสูง จากนั้นก็ปล่อยวางแล้วไว้วางใจพวกเขา

ค. จ้างคนที่มีการสื่อสารที่ดี

เมื่อคุณอยู่ในพื้นที่สำนักงานกลาง ข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกแชร์ด้วยวาจา แต่ในสถานที่ห่างไกล การสื่อสารส่วนใหญ่จะเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้น ควรจ้างใครสักคนที่สามารถสื่อสารในรูปแบบลายลักษณ์อักษรได้ดี สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือสมาชิกทีมที่ไม่พอใจเนื่องจากใครบางคนที่ทำให้พวกเขาขุ่นเคืองอย่างต่อเนื่องและอาจไม่รู้ตัวด้วยการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษรที่ห้วนๆ และประมาทเลินเล่อ

2. ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบ

นี่เป็นเรื่องใหญ่สำหรับเรา: คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้คนกำลังทำงานอยู่เมื่อเจ้านายใหญ่ไม่ได้คอยอยู่ข้างหลังพวกเขา? วิธีง่ายๆ ที่เราใช้ในการติดตามทีมของเราคือผ่านแดชบอร์ด ของ BOS เครื่องติดตามเวลาและตัวติดตามงาน เปิดให้ทั้งทีมเข้ามาดูได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ความคืบหน้าของงานต่างๆ และรู้ประสิทธิผลการทำงานของแต่ละคน ทำให้การติดตามความคืบหน้าของโครงการต่างๆ เป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น และยังทำให้ทุกคนใน QuickEasy รับผิดชอบต่อผู้อื่นในการทำส่วนของตนอีกด้วย

3. ให้รางวัลความเป็นเลิศ

ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความเป็นเลิศด้วยการยอมรับ ปรบมือ และให้รางวัลเมื่อสิ่งต่างๆ ทำได้ดี จะต้องดำเนินการอย่างตั้งใจมากกว่าสถานการณ์ในสำนักงานทั่วไป ดังนั้น ควรหาวิธีที่สร้างสรรค์ในการดำเนินการดังกล่าว สิ่งต่างๆ เช่น ภาพเคลื่อนไหว GIF ในแชท Skype ของทีมของคุณ หรือวิดีโอ หรือแม้แต่บัตรกำนัลหรือของสมนาคุณที่มีตราสินค้าของบริษัท เป็นสิ่งที่เราใช้ การให้รางวัลและการยอมรับมีประโยชน์อย่างมากในทีมที่ค่อนข้างแยกตัวออกไป ผู้กระตุ้นจะเจริญเติบโตจากการตอบรับเชิงบวก และบางครั้งแม้แต่คำชมเชยด้วยวาจาก็สามารถช่วยให้บุคคลนั้นรู้สึกได้รับการชื่นชม ดังนั้น จงใส่ใจคำชมเชยและการยืนยันของคุณ

4. ทำให้เป็นอัตโนมัติ, ทำให้เป็นอัตโนมัติ, ทำให้เป็นอัตโนมัติ

หัวใจหลักของ QuickEasy คือความสัมพันธ์ แต่หัวใจรองคือระบบอัตโนมัติ นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ชัดเจนว่าซอฟต์แวร์ธุรกิจของเราทำสิ่งนี้เพื่อเรา นี่คือเหตุผลที่เราทำให้สิ่งต่างๆ เป็นอัตโนมัติ: ประการแรก มันช่วยให้เราสามารถรักษาขนาดทีมให้เล็กได้ เนื่องจากเราไม่ต้องการผู้คนเพิ่มเติมในทีมงานเพื่อทำงานธุรการที่ซ้ำซากและน่าเบื่อ ประการที่สอง ช่วยให้เพื่อนร่วมทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูงและสร้างรายได้ได้แทบตลอดเวลา แทนที่จะเสียเวลาหลายชั่วโมงกับงานดูแลระบบหรือป้อนข้อมูลซ้ำสองรอบ

5. ตั้งเป้าหมาย ยึดมั่นกับเป้าหมายนั้น จากนั้นวัดผล

เราทุกคนต้องการจุดมุ่งหมาย เราทุกคนต้องการเหตุผลที่เป็นสุภาษิตในการลุกจากเตียงในตอนเช้า เป้าหมายส่วนตัว เช่น การออมเงินเพื่อไปต่างประเทศ ซื้อบ้าน หรือส่งลูกเรียนมหาวิทยาลัย ล้วนเป็นแรงผลักดันและช่วยให้เรามีวินัยในตนเอง เป้าหมายการทำงานนั้นเหมือนกันทุกประการ ยกเว้นว่าผลประโยชน์ของทีมอาจจะต้องได้รับการชี้แจงให้ชัดเจนยิ่งขึ้นในตอนแรกเพื่อให้ทีมหรือบุคคลนั้นยอมรับและมีส่วนร่วม

ก) กำหนดเป้าหมาย SMART (เจาะจง วัดผลได้ ตกลงกันได้ สมจริง มีระยะเวลาจำกัด)

ทำตามคำย่อเล็กๆ น้อยๆ ที่ชาญฉลาดนี้แล้วคุณก็จะได้สมบัติแล้ว กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน มีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน และสามารถบรรลุได้อย่างสมเหตุสมผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบและโครงสร้างที่สามารถวัดผลได้ว่าบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด แรงจูงใจของทีมจะดีขึ้นเมื่อบรรลุเป้าหมายในแต่ละเป้าหมาย

ข) จัดทำขั้นตอนปฏิบัติ

ขั้นตอนต่างๆ จะให้โครงสร้างทีมในการดำเนินงาน มันเหมือนกับการสร้างขอบเขตให้กับสถานที่ปลอดภัยสำหรับเล่นและวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ วางแผนขั้นตอนเหล่านี้ในเอกสารหรือแพลตฟอร์มที่เป็นภาพ เช่น Visio และแบ่งปันกับทีมเพื่อให้ทุกคนทราบวิธีการดำเนินการงานที่เร็วที่สุดและดีที่สุด ข้อมูลนี้ยังสามารถกรองเข้าสู่ KPI และการประเมินปกติ รวมถึงกระบวนการสร้างแรงจูงใจได้อีกด้วย

ค) มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

สำหรับ การสื่อสารภายในและการประชุม เราชอบ Slack, Google Meet, Skype และ Team Viewer เราพยายามเก็บกล่องจดหมายของเราไว้เพื่อการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าเท่านั้น สำหรับการติดตามเวลาและการจัดการโปรเจ็ค เราชอบ Trello, Asana หรือ BOS BOS (ระบบปฏิบัติการธุรกิจ) ยังมีฟังก์ชันในตัวสำหรับการประมาณการ สต๊อกและสินค้าคงคลัง บัญชี การจัดการทรัพยากร และรายงาน ดังนั้นเราจึงสามารถใช้งานมันได้อย่างคุ้มค่า ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะแสดงให้คุณเห็นว่าทีมของคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้หรือไม่ และดีเพียงใด

6. เช็คอินทุกวัน… ใช่ ทุกวัน

ตั้งค่าการแจ้งเตือนปฏิทินสำหรับการเช็คอินรายวันกับทีมของคุณ และอย่ายกเลิกเด็ดขาด ใช้การเช็คอินเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการข้อมูลจากคุณหรือไม่ พวกเขาจะติดขัดตรงไหนหากพวกเขามุ่งเน้นไปที่งานที่ไม่สำคัญ และพวกเขามีความคืบหน้ากับงานต่างๆ แค่ไหน อาจเป็นการโทรศัพท์ อีเมล หรือระบบอะไรก็ตามที่คุณใช้สำหรับการสื่อสารภายใน การเช็คอินรายวันนี้จะช่วยขจัดความรู้สึกโดดเดี่ยวและทำให้ทีมของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่า พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งและงานของพวกเขามีความสำคัญ