ทำความสะอาดธุรกิจของคุณและปรับปรุงศักยภาพในการทำกำไรในปี 2020
ในฐานะเจ้าของธุรกิจของบริษัทซอฟต์แวร์ในแอฟริกาใต้มากว่า 20 ปี ฉันรู้ว่าการชนกำแพงนั้นเป็นอย่างไร กราฟ ‘S-curve’ ที่ติดตามการเติบโตของธุรกิจของคุณ เริ่มตั้งแต่การเติบโตอย่างรวดเร็วในช่วงแรก จากนั้นค่อย ๆ ค่อย ๆ ขยายตัว และจากนั้นก็ตกต่ำครั้งใหญ่ซึ่งคุณไม่แน่ใจว่าคุณจะผ่านพ้นไปได้หรือเปล่า และจากนั้นก็เกิดกระแสตกต่ำครั้งใหญ่ การเติบโตและ ผลกำไร ของธุรกิจใหม่เมื่อคุณไปถึงจุดสุดยอดของการได้มาซึ่งลูกค้า โดยส่วนใหญ่จะทำให้คุณรู้ว่าจริงๆ แล้วคุณเป็นใครในธุรกิจ แบรนด์ของคุณคืออะไร และลูกค้าในอุดมคติของคุณคือใคร ใช่ ฉันรู้จัก S-curve เป็นอย่างดี
แต่เมื่อกระแสดังกล่าวสงบลง และกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ การเติบโตของคุณดูเหมือนจะตกตะกอน มูลค่าการซื้อขายของคุณมั่นคงและดี ลูกค้าของคุณมีความสุข คุณกำลังเปลี่ยนลูกค้าที่เลิกไปด้วยลูกค้ารายใหม่ และคุณเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย แต่เส้นบนกราฟไม่ได้สูงชันตามที่คุณต้องการอีกต่อไป
ในช่วงเวลาเช่นนี้ ธุรกิจของคุณ (และอาจรวมถึงวิธีคิดเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ) สามารถทำได้ด้วยการทำความสะอาดสปริงที่แข็งแรง ฉันไม่ได้หมายถึงสปริงที่สะอาดแบบ ‘ฉันเปลี่ยนผ้าปูที่นอน’ เรากำลังพูดถึงการเก็บพรม ย้ายโซฟา และลอกผ้าม่านแบบสปริงให้สะอาด สวมถุงมือสีเหลืองเพราะมันจะสกปรก
4 วิธีในการทำความสะอาดธุรกิจของคุณและเพิ่มผลกำไรที่อาจเกิดขึ้น
1. คิด คิด คิด
ฉันมีลูกเล็กๆ สองคนที่ชอบดูวินนี่เดอะพูห์ คำพูดหนึ่งของนักปราชญ์ขนฟูสีเหลืองเมื่อเผชิญกับความท้าทายคือ ‘คิด คิด คิด’ เหมือนหมีเหลืองเสื้อแดงก็ต้องชะลอความเร็วลง หากคุณโชคดีพอที่จะมีวันหยุดในเดือนธันวาคมหรือมกราคม ใช้เวลาในการถอยห่างจากธุรกิจของคุณและคิด ฝัน. ในฐานะเจ้าของธุรกิจ เรามักตกหลุมพรางที่เชื่อว่าการมีงานยุ่งหมายถึงเราประสบความสำเร็จ ในทางตรงกันข้าม เราจำเป็นต้องจัดตารางเวลาความฝันเพื่อที่เราจะได้คิดหาทางไปสู่การเติบโตขั้นต่อไป
2. ตรวจเช็คระบบ
ในบริบทนี้ ‘ระบบ’ ไม่ได้หมายถึงเทคโนโลยีหรือไฟกระพริบหรือเสื้อกาวน์สีขาว พูดง่ายๆ ก็คือ ระบบคือส่วนที่สองส่วนทำงานร่วมกันเพื่อมีหน้าที่หรือเป้าหมายร่วมกัน
ธุรกิจของคุณมีระบบต่างๆ มากมายที่ทำหน้าที่อย่างเป็นอิสระหรือทำงานร่วมกันเพื่อสร้างหรือสนับสนุนความพยายามในการทำกำไรของคุณ
การตรวจสอบระบบเกี่ยวข้องกับคุณ โดยต้องนั่งร่วมกับผู้จัดการและเจ้าของฟังก์ชัน และวางแผนว่าคุณมีระบบใดในธุรกิจของคุณ โปรดจำไว้ว่า นี่ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และเครื่องจักรเท่านั้น นี่คือทุกระบบที่มีชุดองค์ประกอบที่ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างฟังก์ชันหรือเป้าหมาย
อาจเป็นเครื่องพิมพ์ในโรงงานที่ควบคุมโดยผู้ปฏิบัติงาน เครื่องจักร ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์ พักกลางวัน กระบวนการและวัสดุที่เครื่องจักรใช้ประกอบขึ้นเป็นหนึ่งระบบ อาจเป็นเลขาที่รับโทรศัพท์และตอบอีเมลลูกค้า โทรศัพท์ เลขาที่เหนื่อยล้า/มีความสุข คอมพิวเตอร์ และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า/เร็ว ล้วนประกอบกันเป็นระบบเดียว และเมื่อคุณดำเนินธุรกิจทั้งหมดของคุณจนกว่าคุณจะสามารถระบุระบบทั้งหมดที่ประกอบเป็นธุรกิจของคุณได้
เหตุผลที่เราทำเช่นนี้ก็คือ ความคิดในการปรับปรุงธุรกิจโดยรวมนั้นคลุมเครือและน่ากลัวเกินไป ดังนั้นเราจึงมักจะหยุดก่อนที่จะเริ่มต้นด้วยซ้ำ เป็นการดีกว่าที่จะแบ่งธุรกิจออกเป็นระบบที่มีขนาดพอดีคำมากขึ้น แล้วทำความเข้าใจว่าเราจะปรับปรุงแต่ละระบบได้อย่างไร แทนที่จะมองภาพรวมของธุรกิจ หากเราปรับปรุงแต่ละระบบ แม้จะเพียงเล็กน้อย ธุรกิจทั้งหมดของเราก็จะเปลี่ยนไปไปสู่การดำเนินการอีกระดับหนึ่ง
3. ขั้นตอนการทำงาน
ขั้นตอนต่อไปคือการแมปเวิร์กโฟลว์ของคุณ โดยพื้นฐานแล้ว ขั้นตอนการทำงานเป็นเส้นทางที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณใช้ตั้งแต่ต้นจนจบจนถึงการผลิต ตั้งแต่การตอบข้อซักถามทางอีเมลครั้งแรก จนถึงการสร้างใบเสนอราคาไปจนถึงการผลักดันผ่านการผลิต รวมถึงการจัดการสต็อกและ QC ไปจนถึงการโหลดในรถตู้ และส่งมอบให้กับลูกค้า จนท้ายที่สุดจบลงที่ใบแจ้งหนี้และบัญชี
- ระบุขั้นตอนการทำงาน งานหรือหน้าที่คืออะไร? เช่น การสร้างเว็บไซต์
- ระบุกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ เช่น การออกแบบกราฟิก การเขียนข้อความ SEO สถาปัตยกรรมเว็บไซต์ และอื่นๆ
- ระบุเจ้าของกระบวนการ ใครคือผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนของเวิร์กโฟลว์? ใครคือผู้เชี่ยวชาญในบทบาทนั้น? หากไม่มีใครสามารถระบุตัวได้ ให้อภิปรายกันว่าใครเหมาะสมที่สุดในการจัดการหน้าที่นั้น
- ระบุขั้นตอนที่จำเป็นในแต่ละกระบวนการ นั่งคุยกับเจ้าของกระบวนการและแกะสิ่งที่เกิดขึ้นในเวิร์กโฟลว์นั้น เช่น จัดทำบรีฟ ระดมความคิดกับทีม จัดทำร่างฉบับแรก ส่งเพื่อ QC ใช้การเปลี่ยนแปลง ส่งให้ลูกค้าแสดงความคิดเห็น ใช้การเปลี่ยนแปลง ฯลฯ
- ระบุวิธีการดำเนินการแต่ละขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด บางครั้งเรียกว่าเอกสารขั้นตอน เจ้าของกระบวนการจะช่วยในเรื่องนี้ เช่น ‘วิธีรับบรีฟของลูกค้าสำหรับเว็บไซต์ใหม่’ จะมีคำแนะนำเกี่ยวกับคำถามที่ควรถาม และวิธีการบันทึกบรีฟลงในเทมเพลตที่แนบมาด้วย
- ระบุว่าขั้นตอนใดที่สามารถเป็นแบบอัตโนมัติ ได้ งานการดูแลระบบที่ทำซ้ำๆ มักจะทำให้เป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ ซอฟต์แวร์การดำเนินธุรกิจ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่มีราคาแพงสามารถเปลี่ยนเส้นทางไปยังบทบาทที่สนับสนุนผลกำไรได้มากขึ้น
กระบวนการนี้จะปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณและทำให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณสามารถคาดเดาได้ มีเสถียรภาพ และวัดผลได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณสามารถมอบผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอให้กับลูกค้าได้อย่างมั่นใจ ซึ่งจะทำให้ลูกค้าของคุณกลับมาซื้อซ้ำอีก และคุณยังคงทำกำไรได้
4. ฝา
เมื่อคุณแยกธุรกิจของคุณออกเป็นระบบและวางแผนขั้นตอนการทำงานของคุณแล้ว ให้ระบุข้อจำกัดที่อาจจำกัดขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่นและง่ายดายผ่านระบบนั้น
ฝาปิดระบบของคุณอาจเป็นเครื่องจักรเก่าที่ทำงานช้าลง พนักงานที่มีทัศนคติที่ไม่ดี ขาดนโยบายและขั้นตอน หรือกะไม่เพียงพอที่จะรองรับความต้องการในการผลิต
ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาสักครู่
- คุณอาจคิดที่จะพาทีมผู้บริหารของคุณไปเวิร์คช็อปสไตล์การพักผ่อนในฟาร์มไวน์หรือฟาร์มเกมที่ไหนสักแห่ง เพื่อระดมความคิดในประเด็นเหล่านี้อย่างมีสมาธิและรอบคอบ
- อีกทางหนึ่ง ERP หรือซอฟต์แวร์ปฏิบัติการธุรกิจของคุณจะแสดงให้คุณเห็นทันทีแบบเรียลไทม์ว่าข้อจำกัดของคุณอยู่ในธุรกิจของคุณอย่างไร ‘มันวัดทัศนคติไม่ได้’ คุณอาจพูดได้ มันอาจจะไม่สามารถวัดจำนวนรอยยิ้มต่อนาทีได้ แต่มันแสดงให้คุณเห็นถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคน ซึ่งน่าจะบ่งบอกถึงทัศนคติของพวกเขาได้บ้าง อย่างน้อยที่สุด มันก็จะยกธงให้คุณจัดการกับสิ่งที่คุณอาจไม่เคยสังเกตมาก่อน
เมื่อคุณระบุได้ว่าฝาคืออะไรในแต่ละระบบแล้ว คุณสามารถระดมความคิดในการถอดฝาออกและปรับปรุงระบบได้
โค้ชธุรกิจที่ดีสามารถช่วยคุณแยกขั้นตอนเหล่านี้เพิ่มเติมได้ ควบคู่ไปกับ ERP หรือซอฟต์แวร์ดำเนินธุรกิจ เราไม่เคยบอกว่ามันจะง่าย! แต่การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะปรับปรุงประสิทธิภาพในทุกช่องทาง ลดการสูญเสีย และปรับปรุงผลกำไรของคุณในที่สุด นี่คือธุรกิจที่สะอาดสะอ้านและการเติบโตที่ดีขึ้นในปี 2560
