การย้ายข้อมูล ERP: คุณควรย้ายอะไรจากระบบเดิมไปสู่ ERP ใหม่

ในเส้นทางของเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ ย่อมมาถึงจุดที่ความจำเป็นในการย้ายออกจากระบบที่ล้าสมัยหรือใช้กระดาษกลายเป็นเรื่องสำคัญต่อธุรกิจ และนี่คืองานใหญ่ เมื่อคุณค้นพบแล้วว่าระบบ ERP มีราคาเท่าไร เมื่อคุณตัดสินใจแล้วว่าจะใช้ระบบ ERP ตัวไหน และต้องการ ERP บนคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ตอนนี้คุณกำลังเผชิญกับการย้ายข้อมูล ERP

การย้ายข้อมูล ERP ที่ดีเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรจริง ๆ ลูกค้าปัจจุบัน ซัพพลายเออร์ ข้อมูลสต็อก วัตถุดิบ ยอดคงเหลือ ราคา และข้อมูลการดำเนินงานอาจจำเป็นต้องย้าย บันทึกที่ซ้ำซ้อนหรือล้าสมัยควรถูกทำความสะอาดก่อนตามปกติ ประวัติเก่าบางส่วนอาจเหมาะที่จะเก็บไว้เป็นข้อมูลจดหมายเหตุมากกว่า

เป้าหมายไม่ใช่การสร้าง ERP เก่าของคุณขึ้นใหม่ภายใน ERP ใหม่ แต่คือการเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์ที่ทีมของคุณสามารถเชื่อถือได้ เมื่อเราย้ายธุรกิจมาสู่ QuickEasy BOS การแปลงข้อมูลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการติดตั้งระบบที่กว้างขึ้น ซึ่งรวมถึงการปรับแต่ง การทดสอบ การอนุมัติจากผู้ใช้ การเปลี่ยนผ่านระบบ การกระทบยอด การฝึกอบรม และการสนับสนุนช่วงเริ่มใช้งานจริง

ประเด็นสำคัญ

• ตัดสินใจว่าข้อมูลใดจำเป็นต้องย้ายจริง ๆ ก่อนที่การย้ายระบบ ERP จะเริ่มต้น
• อย่านำข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัย หรือคุณภาพต่ำเข้าสู่ ERP ใหม่ของคุณโดยอัตโนมัติ
• การย้ายระบบ ERP ในธุรกิจการผลิตและธุรกิจปฏิบัติการอาจเกี่ยวข้องกับมากกว่าแค่ชื่อลูกค้าและยอดคงเหลือทางการเงิน
• ข้อมูลสำคัญต้องได้รับการตรวจสอบและกระทบยอดก่อนที่คุณจะพึ่งพาข้อมูลนั้น
• ควรติดตั้งระบบ ERP ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประวัติการย้ายระบบที่ประสบความสำเร็จ และมีวิธีการติดตั้งระบบ ERP ที่ผ่านการพิสูจน์แล้ว – เช่นทีมงานของ QuickEasy

ข้ามไปที่: มาดูกันว่า QuickEasy BOS ทำอะไรให้ธุรกิจของคุณได้บ้าง

การย้ายข้อมูล ERP คืออะไร

การย้ายข้อมูล ERP คือการที่ข้อมูลทางธุรกิจที่ตกลงกันไว้ถูกย้ายออกจากระบบเดิมของคุณ เตรียมข้อมูล แปลงให้เป็นโครงสร้างที่ ERP ใหม่ของคุณต้องการ และตรวจสอบว่าย้ายมาอย่างถูกต้อง

จุดเริ่มต้นของคุณอาจเป็น:

• ระบบ ERP ใหม่หรือที่อัปเกรดแล้วสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
• ซอฟต์แวร์บัญชี
• ซอฟต์แวร์ประเมินราคา
• ซอฟต์แวร์สำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์
• ซอฟต์แวร์บริหารสินค้าคงคลัง
• ซอฟต์แวร์วางแผนการผลิต
• CRM สำหรับ SME
• สเปรดชีต
• หลายระบบที่แยกกันแต่ใช้งานร่วมกัน

ธุรกิจจำนวนมากค้นพบระหว่างการย้ายระบบว่าข้อมูลของพวกเขากระจายอยู่กว้างกว่าที่คิดไว้ ฝ่ายการเงินอาจมีแหล่งข้อมูลหนึ่ง ฝ่ายขายมีอีกแหล่งหนึ่ง ฝ่ายผลิตพึ่งพาสเปรดชีต ฝ่ายจัดซื้อมีรายการราคาซัพพลายเออร์เก็บแยกไว้ต่างหาก ก่อนที่เราจะย้ายข้อมูลของคุณได้ เราต้องเข้าใจก่อนว่าคุณมีข้อมูลอะไรบ้างและอยู่ที่ไหน

ที่เกี่ยวข้อง: ระบบ ERP มีราคาเท่าไร

คุณควรย้ายอะไรไปยัง ERP ใหม่ของคุณ

ไม่มีรายการย้ายข้อมูลที่ใช้ได้กับทุกกรณี สิ่งที่สำคัญคือธุรกิจของคุณต้องการอะไรเพื่อดำเนินงานได้อย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มใช้งานจริง เรามักพบว่าการแบ่งข้อมูลที่มีอยู่ของคุณออกเป็นสี่กลุ่มเป็นประโยชน์:

ย้าย

นี่คือข้อมูลที่พนักงานของคุณพึ่งพาในการทำงาน

ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ อาจรวมถึง:

• ลูกค้า
• ซัพพลายเออร์
• วัตถุดิบ
• รายการสต็อก
• ศูนย์ต้นทุน
• บริการ
• ราคาซัพพลายเออร์
• เครื่องจักรการผลิต
• ข้อมูลหลักสำคัญอื่น ๆ

เมื่อเราแปลงข้อมูลเข้าสู่ BOS เราสามารถทำงานกับข้อมูลจากระบบประเมินราคา บัญชี หรือ ERP เดิมของคุณ และนำข้อมูลที่ตกลงกันไว้เข้าสู่สภาพแวดล้อมใหม่ สำหรับธุรกิจปฏิบัติการ สิ่งนี้มักครอบคลุมมากกว่าแค่รายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์

ทำความสะอาด

หนึ่งในกฎที่ง่ายที่สุดของการย้ายระบบ ERP คือ: อย่าย้ายข้อมูลขยะ หลักการเก่าแก่ที่ว่า "ใส่ขยะเข้าไป ก็ได้ขยะออกมา" ใช้ได้แม้กระทั่งกับระบบ ERP ใหม่ที่อัปเกรดแล้วของคุณ หากระบบเก่าของคุณมีข้อมูลลูกค้าเดียวกันสามเวอร์ชัน รหัสวัตถุดิบที่ล้าสมัย ซัพพลายเออร์ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว รายละเอียดการติดต่อที่ไม่ถูกต้อง หรือคำอธิบายที่ไม่สอดคล้องกัน การคัดลอกทั้งหมดนั้นเข้าสู่ BOS ก็จะทำให้คุณได้ปัญหาเดิมในระบบใหม่

การย้ายระบบเป็นโอกาสที่ดีในการทำความสะอาดข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้จริง ๆ

นั่นไม่ได้หมายความว่าต้องใช้เวลาหลายเดือนเพื่อทำให้ทุกบันทึกประวัติสมบูรณ์แบบ แต่หมายถึงการระบุข้อมูลที่ทีมของคุณจะใช้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับวัตถุประสงค์

กระทบยอด

ข้อมูลบางอย่างต้องการมากกว่าการตรวจสอบด้วยสายตาอย่างรวดเร็ว ยอดคงเหลือทางการเงิน มูลค่าสต็อก และตัวเลขสำคัญอื่น ๆ ต้องตรงกับข้อมูลต้นทางที่ได้รับการอนุมัติแล้ว หากระบบเก่าของคุณแสดงตัวเลขหนึ่ง แต่ ERP ใหม่แสดงอีกตัวเลขหนึ่ง คุณต้องทราบสาเหตุก่อนเริ่มใช้งานจริง นั่นคือเหตุผลที่การกระทบยอดและการอนุมัติเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเปลี่ยนผ่านระบบของเรา

ข้อมูลจดหมายเหตุ

ข้อมูลบางอย่างยังคงมีความสำคัญโดยไม่จำเป็นต้องอยู่ใน ERP ที่ใช้งานจริงทุกวัน บันทึกประวัติเก่าอาจเป็นประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ การรายงาน การสอบถามของลูกค้า หรือการอ้างอิง แต่การนำเข้าข้อมูลทั้งหมดที่สะสมมาสิบหรือสิบห้าปีไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป

ลองถามคำถามง่าย ๆ ว่า: จะมีใครต้องใช้ข้อมูลนี้เป็นประจำภายใน BOS หรือไม่

หากคำตอบคือใช่ เราสามารถพิจารณานำข้อมูลนั้นเข้ามาได้ หากข้อมูลนั้นเพียงต้องมีไว้อ้างอิงเป็นครั้งคราว การเก็บเป็นข้อมูลจดหมายเหตุอาจสมเหตุสมผลกว่า

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีปรับปรุงธุรกิจของคุณให้ทันสมัยอย่างปลอดภัย (โดยไม่สูญเสียข้อมูล การควบคุม หรือการนอนหลับ)

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าข้อมูลที่ย้ายมาถูกต้อง

อย่าตัดสินความสำเร็จของการย้ายระบบเพียงเพราะการนำเข้าข้อมูลเสร็จสิ้นโดยไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาด ธุรกิจต้องตรวจสอบข้อมูลด้วยเช่นกัน

• ทีมการเงินของคุณเข้าใจว่าอะไรควรจะตรงกัน
• ฝ่ายจัดซื้อรู้จักซัพพลายเออร์
• ฝ่ายขายจดจำลูกค้าของตนได้
• ฝ่ายผลิตเข้าใจวัตถุดิบ เครื่องจักร ศูนย์ต้นทุน และข้อมูลที่จำเป็นในการนำงานผ่านโรงงาน

คนเหล่านี้จำเป็นต้องมีส่วนร่วม เรายังทดสอบสภาพแวดล้อม BOS ที่กว้างขึ้นร่วมกับทีมของคุณก่อนการเปลี่ยนผ่านระบบครั้งสุดท้าย

จะเกิดอะไรขึ้นในขณะที่ระบบเก่าของคุณยังคงเปลี่ยนแปลงอยู่

ในที่สุดคุณจะต้องมีจุดตัดที่ชัดเจน ลองจินตนาการว่าทีมของคุณยังคงออกคำสั่งซื้อ ประมวลผลการชำระเงิน เปลี่ยนแปลงสต็อก และสร้างธุรกรรมในระบบเก่า ในขณะที่การย้ายระบบขั้นสุดท้ายกำลังเกิดขึ้น

ตอนนี้คุณมีเป้าหมายที่เคลื่อนไหวสองเป้าหมาย ซึ่งทำให้การกระทบยอดยากขึ้นมาก

ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการเปลี่ยนผ่านระบบของ QuickEasy เราจะตกลงจุดที่ธุรกรรมสุดท้ายจะเกิดขึ้นในระบบเก่า จากนั้นข้อมูลสุดท้ายจะถูกแปลงและตรวจสอบ ยอดคงเหลือจะถูกนำเข้าและกระทบยอด และธุรกิจจะย้ายไปสู่ BOS เมื่อการตรวจสอบที่ตกลงกันไว้เสร็จสมบูรณ์

คุณสามารถย้ายจาก ERP อื่นมาสู่ QuickEasy BOS ที่โฮสต์บนคลาวด์ได้หรือไม่

ได้ หากคุณกำลังย้ายจาก ERP อื่นมาสู่ QuickEasy BOS และเลือกโฮสต์บนคลาวด์ แท้จริงแล้วมีการเปลี่ยนแปลงสองอย่างเกิดขึ้น:

• คุณกำลังย้ายไปใช้ ERP ใหม่ ดังนั้นวิธีการติดตั้งระบบและกระบวนการย้ายข้อมูลแบบเดียวกันจะถูกนำมาใช้
• สภาพแวดล้อม BOS ใหม่ของคุณจะถูกโฮสต์บนคลาวด์แทนที่จะเป็นเซิร์ฟเวอร์หลักภายในองค์กรของคุณ

หากคุณใช้ QuickEasy BOS ภายในองค์กรอยู่แล้ว และต้องการย้ายสภาพแวดล้อม BOS เดิมนั้นไปสู่สภาพแวดล้อมที่โฮสต์บนคลาวด์ของเรา นั่นเป็นโครงการที่แตกต่างออกไป เพราะคุณไม่ได้เปลี่ยน ERP ตัวเอง

เรารองรับทั้งสภาพแวดล้อม BOS ที่โฮสต์บนคลาวด์และภายในองค์กร ดังนั้นแนวทางที่เหมาะสมจึงขึ้นอยู่กับจุดเริ่มต้นของคุณ

วางแผนการย้ายมาสู่ QuickEasy BOS

คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขทุกสเปรดชีตหรือทำความสะอาดฐานข้อมูลทั้งหมดก่อนพูดคุยกับเรา เริ่มต้นด้วยการแสดงให้เราเห็นว่าตอนนี้คุณอยู่ตรงไหน

บอกเราว่าคุณใช้ระบบอะไรบ้าง ข้อมูลสำคัญของคุณอยู่ที่ไหน ทีมของคุณต้องการเก็บอะไรไว้ และคุณต้องการให้ BOS ทำอะไรตั้งแต่เริ่มใช้งานจริง

การเปลี่ยน ERP เป็นโครงการที่สำคัญ ทำงานร่วมกับทีม ERP ที่รู้แน่ชัดว่าต้องทำอะไรกับข้อมูลของคุณ เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านนั้นราบรื่นที่สุด

สอบถามวันนี้

คำถามที่พบบ่อย

ข้อมูลใดที่ควรย้ายไปยัง ERP ใหม่

โดยปกติคุณจะต้องการข้อมูลหลักปัจจุบันและข้อมูลการดำเนินงานหรือการเงินที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจหลังเริ่มใช้งานจริง ซึ่งอาจรวมถึงลูกค้า ซัพพลายเออร์ วัตถุดิบ สต็อก ราคา ยอดคงเหลือ ศูนย์ต้นทุน บริการ และบันทึกสำคัญอื่น ๆ

คุณควรทำความสะอาดข้อมูลก่อนการย้ายระบบ ERP หรือไม่

ควรทำ ข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัย ไม่สมบูรณ์ และไม่สอดคล้องกัน ควรได้รับการตรวจสอบก่อนการย้ายระบบ เพื่อไม่ให้ปัญหาข้อมูลที่ไม่จำเป็นติดตามคุณไปสู่ ERP ใหม่

คุณต้องย้ายข้อมูลประวัติ ERP ทั้งหมดหรือไม่

ไม่จำเป็น ให้ย้ายประวัติที่ทีมของคุณต้องการใช้จริง ๆ เข้าสู่ ERP และพิจารณาเก็บข้อมูลที่ใช้ไม่บ่อยไว้ในข้อมูลจดหมายเหตุที่เข้าถึงได้

เราสามารถเก็บใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเก่าไว้ได้หรือไม่เมื่อย้ายมาสู่ QuickEasy BOS

ได้ ในกรณีที่เหมาะสม เราสามารถนำเข้าใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเก่าจากระบบอื่น เพื่อให้ประวัติที่ตกลงกันไว้ยังคงพร้อมใช้งานเป็นข้อมูลที่ค้นหาได้ใน BOS

คุณลดความเสี่ยงในการย้ายข้อมูล ERP ได้อย่างไร

ตกลงขอบเขตงาน ระบุข้อมูลต้นทางที่ถูกต้อง ทำความสะอาดบันทึกสำคัญ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่แปลงแล้ว กระทบยอดตัวเลขสำคัญ ให้ผู้ใช้ของคุณเองมีส่วนร่วม และอนุมัติข้อมูลก่อนเริ่มใช้งานจริง

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด