บล็อก QuickEasy
เหตุใด ERP สมัยใหม่จึงเหมาะกับบริษัทวิศวกรรม
ในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์กลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไป บริษัทวิศวกรรมเกือบทั้งหมด ไม่ว่าจะอยู่ในภาคธุรกิจ การทหาร เหมืองแร่ หรือการขนส่ง ต่างพึ่งพาระบบซอฟต์แวร์อย่าง ERP สมัยใหม่เป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่ยังคงดำเนินงานด้วยกลยุทธ์ซอฟต์แวร์แบบใดแบบหนึ่งจากสองแบบ ซึ่งไม่พร้อมรับมือกับอัตราการเติบโต ความเร็ว และความต้องการที่เพิ่มขึ้นของการค้าในยุคปัจจุบัน
กลยุทธ์ซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณคืออะไร
A. กลยุทธ์ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเอง คือกรณีที่ระบบถูกพัฒนาขึ้นภายในองค์กรเมื่อหลายปีหรือหลายทศวรรษก่อน มักใช้งบประมาณสูงและใช้เวลาพัฒนาและติดตั้งนาน แนวทางนี้เต็มไปด้วยข้อบกพร่อง ทั้งความไม่ยืดหยุ่น ขยายขนาดได้ยาก และเชื่อมต่อกับระบบอื่นที่ดีที่สุดในแต่ละด้านได้ไม่ดีนัก การสนับสนุนและการพัฒนามักขึ้นอยู่กับผู้ที่สร้างระบบขึ้นมา ทำให้ความคืบหน้าเป็นไปอย่างเชื่องช้าหรือแทบไม่มีเลย ส่งผลให้ระบบทรุดโทรมและล้าสมัยในที่สุด
B. กลยุทธ์ซอฟต์แวร์แบบปะติดปะต่อ ซึ่งแทบไม่ใช่ “กลยุทธ์” เลยด้วยซ้ำ เป็นกรณีที่ธุรกิจติดตั้งระบบเฉพาะกิจแบบเร่งด่วนเมื่อจำเป็น เพื่อตอบสนองความต้องการของแต่ละฟังก์ชันทางธุรกิจ แนวทางนี้ก่อให้เกิดความคับข้องใจอย่างต่อเนื่องในทุกระดับของการดำเนินงาน
นี่คือปัญหาที่คุณน่าจะกำลังเผชิญอยู่
– ระบบที่ไม่สื่อสารหรือทำงานร่วมกันได้
– การไหลของข้อมูลที่ขาดความต่อเนื่อง
– ปัญหาการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
– ความผิดพลาดจากมนุษย์
– คอขวดในการทำงานและกำหนดเวลาที่พลาดไป
– ลูกค้าที่ไม่พึงพอใจ
– ผู้ตัดสินใจทางธุรกิจที่ขาดข้อมูล
– ทีมงานธุรการที่บวมและทำงานหนักเกินไป
ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจบทบาทของระบบปฏิบัติการธุรกิจ (BOS)
ระบบปฏิบัติการธุรกิจ (BOS) หรือที่ Gartner บัญญัติศัพท์ไว้ตั้งแต่กลางทศวรรษ 1990 ว่า ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) คือโซลูชันแบบรวมศูนย์ที่จัดเก็บข้อมูลและรายการธุรกรรมทั้งหมดของธุรกิจไว้ในที่เดียว
องค์กรที่ต้องการบริหารพนักงาน การขาย การดำเนินงาน และธุรกิจโดยรวมอย่างมีประสิทธิภาพ ล้วนได้รับประโยชน์จาก BOS
– การประมาณแรงงาน กำหนดการ และต้นทุน
– การรวบรวมข้อมูลแบบรวมศูนย์
– แดชบอร์ดติดตามโครงการและการผลิต
– การบริหารงานขายและ CRM อย่างมีประสิทธิภาพ
– การควบคุมสต็อกและสินค้าคงคลังที่ตรวจสอบได้
– การบริหารการเงินที่รวดเร็วและแม่นยำ
– ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจแบบเรียลไทม์
BOS จัดเก็บ ประมวลผล จัดระเบียบ และวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้สเปรดชีตหรือระบบปะติดปะต่อในการจัดการและคำนวณข้อมูลอีกต่อไป และช่วยให้ทุกแผนกทำงานด้วยข้อมูลชุดเดียวกัน นอกจากนี้ยังหมายความว่ารายงานต่าง ๆ จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ แม่นยำ และรวดเร็วทันที BOS รวมการบริหารลูกค้า ทรัพยากรบุคคล ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ การบริหารการเงิน สินค้าคงคลัง และการบริหารโครงการไว้ในระบบเดียว
จากนั้น มาทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่าง ERP แบบดั้งเดิมกับ ERP สมัยใหม่
ERP แบบดั้งเดิมมักหมายถึงโซลูชันจากแบรนด์ใหญ่ที่กำหนดให้กระบวนการทางธุรกิจต้องปรับตามฟังก์ชันการทำงานของระบบ มีความไม่ยืดหยุ่น ต้นทุนการจัดหาและการสนับสนุนสูงมาก อีกทั้งยังต้องลงทุนด้านฮาร์ดแวร์จำนวนมากเพื่อให้ระบบทำงานได้ ก่อนที่บริการคลาวด์จะเข้ามา ทางเลือกเดียวสำหรับ ERP หรือ BOS คือการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรและดูแลโดยทีมไอทีภายในหรือผู้ให้บริการไอทีภายนอก
BOS สมัยใหม่เกิดขึ้นพร้อมกับเทคโนโลยีคลาวด์ คลาวด์ช่วยให้ซอฟต์แวร์ธุรกิจถูกจัดเก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลที่ปลอดภัย และผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ด้วย ERP บนคลาวด์ จึงไม่มีต้นทุนฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม ค่าประกันเซิร์ฟเวอร์ หรือค่าสนับสนุนไอทีแบบที่ BOS ดั้งเดิมต้องแบกรับ นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลา ตอบโจทย์ความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับการทำงานแบบออนไลน์ตลอดเวลา เคลื่อนที่ได้ และทำงานได้จากทุกสำนักงาน
BOS สมัยใหม่ยังมีความยืดหยุ่น หลากหลาย และโดยทั่วไปมีราคาที่เข้าถึงได้ง่ายกว่า ERP แบบดั้งเดิม ด้วยเหตุนี้ ระบบปฏิบัติการธุรกิจจึงไม่ได้จำกัดอยู่แค่บริษัทขนาดใหญ่อีกต่อไป แต่มอบฟังก์ชันการทำงานระดับแบรนด์ใหญ่ให้กับองค์กรขนาดกลางด้วย ต่างจากระบบ ERP รุ่นเก่าที่ประมวลผลข้อมูลปริมาณมากได้ยาก BOS สมัยใหม่รองรับกลยุทธ์การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลและให้การเข้าถึงข้อมูลที่มีความหมายได้ทันที
ต่อไป มาค้นพบประโยชน์เฉพาะด้านวิศวกรรมที่ ERP สมัยใหม่มอบให้
1. การวางแผนที่ดีขึ้น การวางแผนที่ไม่เหมาะสมในบริษัทวิศวกรรมอาจทำให้โครงการเสร็จสิ้นไม่ได้มาตรฐาน ลูกค้าไม่พึงพอใจ และท้ายที่สุดรายได้ลดลง
บริษัทวิศวกรรมอาจขาดทุนหนักในรูปแบบของต้นทุนแรงงาน ค่าปรับ และการสูญเสียลูกค้า อันเนื่องมาจากการวางแผนและการส่งมอบงานที่ไม่ดี BOS ช่วยสนับสนุนการวางแผนและการจัดซื้อวัตถุดิบที่จำเป็น การใช้ทรัพยากร (พนักงานและเครื่องจักร) อย่างมีประสิทธิภาพ และการกำหนดตารางเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังสามารถใช้คำนวณและควบคุมค่าใช้จ่าย จัดสรรงบประมาณ ตลอดจนป้องกันการหยุดชะงักที่ไม่จำเป็นและปัญหาด้านสัญญากับลูกค้าตลอดระยะเวลาของโครงการ
2. การบริหารโครงการที่คล่องตัวขึ้น การกระจายงานและติดตามความคืบหน้าในหลายสถานีงานและหลายสถานที่อาจเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยความช่วยเหลือของระบบ BOS ผู้จัดการงานวิศวกรรมสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละโครงการได้อย่างง่ายดาย ตรวจพบและป้องกันคอขวด มอบหมายงานให้พนักงานที่เหมาะสม และติดตามผลิตภาพได้เพียงไม่กี่คลิก แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ให้การมองเห็นกระบวนการผลิตทั้งหมดได้ทันที ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการจะเสร็จตรงเวลา ควบคุมต้นทุนได้ และลูกค้าพึงพอใจ
3. การประมาณต้นทุนและรายได้ที่แม่นยำขึ้น บริษัทวิศวกรรมส่วนใหญ่ทำงานบนพื้นฐานการประมูลโครงการ เพื่อที่จะเสนอราคาโครงการได้ พวกเขาต้องคำนวณต้นทุนอย่างแม่นยำก่อน เพื่อให้ได้ราคาประมาณการที่สมจริงแต่ยังแข่งขันได้ ซอฟต์แวร์ BOS สามารถใช้ประมาณการวัตถุดิบ การออกแบบ แรงงาน และระยะเวลาที่ใช้ในการส่งมอบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ต้นทุนจริงใกล้เคียงกับต้นทุนที่ประมาณการไว้ ซอฟต์แวร์ BOS ยังให้ผู้ตัดสินใจทางธุรกิจมองเห็นกำไรและขาดทุนของแต่ละโครงการ ซึ่งช่วยให้บริหารเวลาและต้นทุนของโครงการในอนาคตได้ดีขึ้น
4. การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบรวมศูนย์ บริษัทวิศวกรรมขนาดใหญ่ต้องรับมือกับหลายโครงการและลูกค้าพร้อมกัน การใช้สเปรดชีตในการบันทึกและประมวลผลงานและข้อมูลเป็นกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อความผิดพลาด ซึ่งทำให้โครงการและบริษัทต้องเผชิญความเสี่ยง ซอฟต์แวร์ BOS ส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนและการไหลของข้อมูลที่ปลอดภัย ด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยเฉพาะผู้ใช้ที่จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และควบคุมการไหลของข้อมูลทั้งขึ้นและลง
5. กระบวนการตัดสินใจที่แม่นยำ ผลสำรวจล่าสุดของ Gartner พบว่า 87% ของธุรกิจยังมีระดับความพร้อมด้านข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจและการวิเคราะห์ข้อมูลที่ต่ำ BOS มอบระบบรวมศูนย์ที่มี BI และการวิเคราะห์ข้อมูลในตัว ซึ่งสามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว และให้มุมมองแบบองค์รวมต่อพนักงาน โครงการ หรือทั้งองค์กร ก่อนการตัดสินใจ
6. ผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ที่เพิ่มขึ้น ซอฟต์แวร์ BOS ช่วยให้องค์กรวิศวกรรมสามารถทำงานที่เคยเป็นแบบแมนวล ใช้เวลานาน และใช้แรงงานมากให้เป็นระบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถนำทรัพยากรที่มีค่าเหล่านี้ไปใช้กับงานที่สร้างรายได้มากขึ้น BOS สมัยใหม่ยังให้การมองเห็นค่าใช้จ่ายส่วนกลาง วัสดุ และอุปกรณ์ พร้อมทั้งลดต้นทุนไอที ขจัดการหยุดชะงักที่ไม่จำเป็น และช่วยให้โครงการเสร็จตรงตามกำหนดเวลา ทั้งหมดนี้ล้วนส่งผลให้ ROI สูงขึ้น
สุดท้าย เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมที่สุด
มีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์อยู่นับร้อยราย จึงเข้าใจได้ว่าการเลือกระบบ BOS ที่เหมาะสมอาจดูน่ากังวลในตอนแรก เพื่อช่วยให้ง่ายขึ้น นี่คือแนวทางสั้น ๆ ที่จะช่วยให้คุณตั้งคำถามที่ถูกต้องและพิจารณาประเด็นสำคัญเกี่ยวกับฟีเจอร์และตัวเลือกการสมัครสมาชิก
1. ฟีเจอร์ใดรวมอยู่ในระบบ และฟีเจอร์ใดเป็นส่วนเสริม หัวใจสำคัญของระบบ BOS ทุกระบบคือความสามารถในการรวมทั้งธุรกิจไว้ในระบบเดียว
อย่างน้อยที่สุด ERP ควรสามารถบริหารการเงิน จัดทำรายงานธุรกิจ ควบคุมสินค้าคงคลัง และบริหารงานขายได้ สำหรับบริษัทวิศวกรรม สิ่งสำคัญคือโซลูชัน BOS ของคุณต้องสามารถทำให้กระบวนการดำเนินงานที่ซับซ้อนคล่องตัวขึ้นได้
ควรระมัดระวังโซลูชันที่กำหนดให้คุณต้องซื้อแต่ละโมดูลเป็นส่วนเสริม เพราะค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และอาจทำให้เกิดแนวโน้มที่จะไม่รวมทุกด้านของธุรกิจเข้าด้วยกัน ซึ่งลดทอนประโยชน์ที่แท้จริงของฟังก์ชัน BOS นอกจากนี้ แม้ส่วนเสริมแยกเหล่านี้อาจปรับแต่งได้ แต่โดยทั่วไปมักจำกัดการปรับแต่งที่มีความหมาย
2. ระบบช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์หรือไม่ การลงทุนและติดตั้งโซลูชัน BOS อาจก่อให้เกิดความปั่นป่วนและมีค่าใช้จ่ายสูง จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันนั้นรองรับวัตถุประสงค์ระยะยาวของคุณ สิ่งที่ควรพิจารณา ได้แก่ ระบบสามารถขยายจำนวนผู้ใช้และการดำเนินงานเพื่อรองรับแผนขยายกิจการในอนาคตได้หรือไม่ และหากธุรกิจขยายออกไปมากกว่าหนึ่งสถานที่ ระบบรองรับการทำงานแบบหลายคลังสินค้า หลายสกุลเงิน และหลายสถานที่หรือไม่
3. โซลูชันมีความยืดหยุ่นเพียงใด นี่เป็นเรื่องสำคัญมาก หากโซลูชัน BOS ที่คุณพิจารณาไม่สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของธุรกิจได้ นั่นหมายความว่าธุรกิจของคุณจะต้องปรับตัวตามโครงสร้างและข้อจำกัดของซอฟต์แวร์แทน ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า BOS ของคุณมีความยืดหยุ่นสูง สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้เมื่อจำเป็น และรองรับรูปแบบการติดตั้งที่คุณต้องการ
4. ประเมินข้อกำหนดของระบบ หากคุณเลือกใช้ ERP สมัยใหม่ที่โฮสต์บนคลาวด์ คุณจะต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่รองรับอินเทอร์เน็ต หากคุณเลือกติดตั้งภายในองค์กร ควรปรึกษากับผู้ให้บริการเกี่ยวกับข้อกำหนดทางเทคนิคในการโฮสต์โซลูชันบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ค่าใช้จ่ายด้านไอทีเพิ่มเติมใด ๆ ควรนำมาพิจารณาในการตัดสินใจด้วย
5. ผู้ให้บริการมีการสนับสนุนและฝึกอบรมหรือไม่ ตัวซอฟต์แวร์เองเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการลงทุนใน ERP คุณค่าที่แท้จริงจะปรากฏชัดเมื่อโครงการติดตั้งเสร็จสิ้นและผู้ใช้เริ่มใช้งานระบบด้วยตนเอง เพื่อให้ประสบความสำเร็จ ควรเลือกพันธมิตร BOS ที่มุ่งเน้นความสัมพันธ์ระยะยาว ให้การสนับสนุนและฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง เข้าใจธุรกิจของคุณอย่างลึกซึ้ง และพร้อมปรับแต่งระบบให้เหมาะสมเมื่อคุณเติบโตขึ้น
ภูมิทัศน์ธุรกิจสมัยใหม่ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเรียกร้องให้ธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อรักษาความเกี่ยวข้องและความสามารถในการแข่งขัน การใช้ระบบ BOS สมัยใหม่ช่วยให้ธุรกิจเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงานและบรรลุประสิทธิภาพที่สูงขึ้นในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวม การลงทุนในซอฟต์แวร์ BOS จะช่วยให้บริษัทวิศวกรรมพร้อมรับมือกับอนาคต และรับประกันผลิตภาพและประสิทธิภาพที่สูงขึ้นในทุกด้าน